Dynasty tietopalvelu Haku RSS Outokummun kaupunki

RSS-linkki

Kokousasiat:
http://dynastyjulkaisu.pohjoiskarjala.net:80/Outokumpu/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
http://dynastyjulkaisu.pohjoiskarjala.net:80/Outokumpu/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.09.2021/Pykälä 174


 

Palkanlaskennan järjestäminen kaupunkikonsernissa

257/00.04.02/2021

 

Khall 06.09.2021 § 174   

  

 

Selostus Outokummun kaupunki on hoitanut viime vuodet koko kaupunkikonsernin palkanlaskennan. Vuosina 2018 ja 2021 tapahtuneiden kahden palkkasihteerin eläköitymisten jälkeen kaupungille jäi yksi palkkasihteeri, jonka työpanoksesta enää noin 60% tarvitaan palkanlaskentaan. Tulorekisteri ja muu järjestelmien kehitys ovat automatisoineet palkanlaskentaa ja vähentäneet siten kunnissa tehtävää työtä. Palkanlaskennan toimintatapoja kaupungilla on myös kehitetty mahdollismman sujuviksi. Palkanlaskenta on kriittinen toiminto kaupungille, koska toiminnan häiriö voi johtaa tilanteeseen, jossa kaupunkikonsernin työntekijät eivät saa palkkojaan eivätkä luottamushenkilöt kokouspalkkioitaan. Yhden palkkasihteerin malli on haavoittuva koska ainoan palkkasihteerin mahdollisten pidempien poissaolojen ajaksi ei ole tällä hetkellä käytössä varajärjestelmää. Tilanteeseen on etsitty ratkaisua jo ennen vuotta 2021 tapahtunutta eläköitymistä.

 

Ensimmäisenä vaihtoehtona on selvitetty kaupungin sisäistä järjestelyä palkkasihteerin sijaisuusasian hoitamiseksi. Nykyaikainen palkanlaskenta kunnissa ja kuntaomisteisissa yhtiöissä vaatii erityisosaamista, jonka ylläpito edellyttää jatkuvaa kouluttautumista ja työskentelyä palkanlaskennan tehtävissä. Tämä on haasteellista kunkin työajan täyttävien omien tehtävien lisäksi. Palkanlaskennan sijaistamiseen voisi myös vapauttaa jonkun työaikaa siirtämällä osa hänen nykyisistä tehtävistä muille, mutta ongelmaksi tässä tulee se että kaikkien työaika on jo nyt varsin tehokkaassa käytössä. Toinen vaihtoehto olisi rekrytoida palkkasihteerin sijaiselta siirrettyihin tehtäviin uusi henkilö, mutta tällöin täyden työajan tehtävän rakentaminen olisi vaikeaa. Ja jos palkanlaskennan sijaistaja työskentelee ammattitaidon ylläpitämiseksi säännöllisesti palkanlaskennassa, varsinaisella palkkasihteerille ei riitä enää riittävästi työtehtäviä palkkasihteerin tehtäviin varatulla työajalla. Ja vaikka palkkasihteerille saataisiinkin jotenkin järjestettyä sijainen, varsinaisen palkkasihteerin poissaollessa palkanlaskenta olisi taas yhden henkilön varassa eli hyvin epävarmalla pohjalla.

 

Toisena vaihtehtona on selvitetty palkanlaskennan hoitamista lähikuntien yhteistyönä siten, että sijaistukset hoituisivat toisten kuntien palkkasihteerien kautta. Neuvotteluissa ei kuitenkaan ole löydetty sopivia kumppaneita. Tällainen malli on Pohjois-Karjalassa käytössä Pielisen Karjalan tilitoimistoliikelaitoksessa, jossa hoidetaan Lieksan ja Nurmeksen talousahallinto ja palkanlaskenta. Liikelaitoksessa työskentelee 7 henkilöä, joiden työpanoksesta noin puolet on taloushallinnossa ja puolet palkanlaskennassa.

 

Kolmantena vaihtoehtona on selvitetty Pohjois-Karjalan, Etelä-Karjalan ja Etelä-Savon maakuntien kuntien ja julkisyhteisöjen omistaman Meitan (Meidän IT ja talous Oy) mahdollisuuksia toimia Outokummun kaupungille palkkasihteerin sijaisena. Outokummun kaupunki on Meitan osakas joten Meita on Outokummulle lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (2016/1397) 15§:n mukainen  in-house yhtiö, jolta voidaan ostaa palveluita ilman kilpailutusta. Meita on hoitanut jo vuosia myös Outokummuna kaupungin it-palveluiden eli laitteiden ja  järjestelmien hankinnan ja ylläpidon sekä kaikentasoisen it-palveluiden kehittämistoiminnan, esimerkkinä sähköinen asiointi. Meita on tiedustellut palkanlaskennan sijaistuspalveluiden tarvetta myös muista Pohjois-Karjalan kunnista, joissa kaikissa on käytössä samainen henkilöstöhallinnon Populus -tietojärjestelmä. Muita halukkaita ei Outokummun lisäksi ilmoittautunut ja osa Pohjois-Karjalan kunnista on jo siirtänyt koko palkanlaskennan järjestämisen Meitalle. Näin ovat jo tehneet Joensuu, Kontiolahti, Kitee, Polvijärvi ja Heinävesi sekä kuntayhtymistä Siun Sote. Lisäksi Meitan asiakkaina palkanlaskennassa on sekä Joensuun kaupungin että Siun Soten tytäryhtiöitä. Neljäs vaihtoehto olisi palkanlaskentapalvelun ostaminen Meitan sijaan joltain yksityiseltä yritykseltä mutta se ei ole ainakaan tällä hetkellä realistinen vaihtoehto.

 

Sijaistamiseen ei siis ole löytynyt toimivaa ratkaisua ja lisäksi kaupungin ainut palkkasihteeri irtisanoutui palkanlaskennan tehtävistään. Uuden palkkasihteerin rekrytointi ei onnistuessaankaan poistaisi edellä kuvattua sijaistamiseen liittyvää ongelmaa. Lisäksi on erittäin epätodennäköistä, että rekrytoinnilla löydettäisiin osaava tekijä kaupungin ja tytäryhtiöiden palkanlaskentaan etenkään, kun palkanlaskentaan ei Outokummun kokoisessa konsernissa enää tarvita kokoaikaista työntekijää. Tässä tilanteessa ja tulevaisuudessa Outokummun kaupungille ja tytäryhtiöille äärimmäisen kriittisen palkanlaskennan tehtävän hoitaminen varmistetusti edellyttää palkanlaskennan siirtämistä Meita Oy:n hoidettavaksi, jolloin edellä kuvattu sijaistamisongelma poistuu. Palkanlaskennan kustannuksiin siirrolla ei ole merkittävää vaikutusta eli nykyisen mallin ja Meitan kautta hoidetun palkanlaskennan kustannukset ovat hyvin lähellä toisiaan.

 

Vaikutusarviointi Ei tarvetta

 

Valmistelija Hyvinvointijohtaja

 

Lisätietoja Hyvinvointijohtaja Jukka Orenius, 0447559240, jukka.orenius@outokummunkaupunki.fi

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että Outokummun kaupunki siirtää kaupunkikonsernin palkanlaskennan järjestämisen Meita Oy:lle 1.10.2021 alkaen tai erikseen sovittavana aikana.

 

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 

 

 ______________________