Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.10.2022/Pykälä 169

222/00.01.01.01/2022

Khall 03.10.2022 § 169   

Selostus Sopimuksiin liittyvästä toimivallasta määrätään kaupungin hallintosäännössä, § 24: "Kaupunginhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt hallintopalvelujen alueella. Lautakunta määrää sopimusten vastuuhenkilöt palvelualueellaan."

 Valmisteltu sopimushallinnan ohje sisältää kuvauksen sopimusprosessin eri vaiheiden kulusta ja siinä määritellään sopimushallintaan liittyvät olennaiset toimijat, niiden roolit ja tehtävät.

 Sopimusohjaus toteutuessaan tehokkaasti auttaa kaupunkia kehittämään sopimuksiin liittyviä prosesseja, eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua. Sopimusohjaus parantaa sopimusten laatua, kun mahdolliset virheet havaitaan ja korjataan riittävän aikaisessa vaiheessa. Sopimusohjaus hyödyttää kaupunkia toteuttamalla säästöjä hankinnan tarpeen oikea-aikaisen havaitsemisen ja arvioinnin sekä sopimusriskien ja prosesseihin hukattavan työajan vähenemisen kautta.

 Sopimusriskillä tarkoitetaan sopimukseen tai sopimussuhteeseen liittyviä kustannus- ja maineenmenetysriskejä tai toiminnallista riskiä kaupungin järjestämis- ja tuottamisvastuuseen liittyen. Sopimusriskejä ovat erityisesti sopimuskumppanin kyky suoriutua sopimusvelvoitteistaan sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa, tulkinnanvaraiset tai puutteelliset sopimusehdot ja sopimukseen epäselvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus ja sisältö. Sopimuksen vastikkeen sopiminen epäselvästi, vastuunjakoon liittyvät riskit, sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat vahingot ja niiden korvaaminen ovat myös yleisiä ja keskeisiä sopimusriskejä. Lisäksi sopimusriskeiksi luetaan epäonnistunut kilpailuttaminen ja organisaation sisällä tapahtuvasta tiedonkulun tai yhteistyön häiriöstä johtuvat epäselvyydet sopimuksen toteuttamisen eri vaiheissa.

 Sopimusriskejä on laadultaan monenlaisia ja realisoituessaan niistä voi aiheutua ylimääräisiä kustannuksia tai aikataulun viivästyksiä hinnan, vahingonkorvauksen, tuomioistuinkäsittelyn, hukattujen henkilöresurssien tai muun syyn takia. Kaupungin sisäisessä toiminnassa sopimusriskejä voivat aiheuttaa erityisesti sisäisen tiedon hyödyntämisen puutteet ja sopimustoimintaan liittyvien vastuiden noudattamatta jättäminen.

 Sopimushallinnan ohjeella luodaan selkeät prosessit ja vastuut sopimuksen koko elinkaaren eri vaiheisiin. Vastuiden määrittelyn kautta sopimuksiin liittyviä riskejä voidaan vähentää. Sopimukseen liittyviä prosesseja tuetaan asianhallintajärjestelmällä, jolla sopimusten hallinta, säilyttäminen, valvonta, maksut, taloudellisuus ja prosessien analysointi sekä kehittäminen tehdään mahdolliseksi. Lisäksi asianhallintajärjestelmällä tuetaan tehokasta tiedonkulkua ja -saantia.

 Kaupungin on pystyttävä kaikkina aikoina olemaan tietoinen voimassa olevista, päättyvistä ja tulevista sopimuksistaan, näiden taloudellisista arvoista sekä sisällöistä. Vain tätä kautta voidaan varmistaa kaupungin toiminnan häiriötön jatkuvuus ja kaupungin järjestämis- ja tuottamisvastuulle kuuluvien tehtävien tehokas toteuttaminen.

Vaikutusarviointi Organisaation toiminnan tehostuminen

 Sopimusriskien havaitseminen sopimuksen tekovaiheessa

 Toiminnan taloudellisuuden tehostuminen

 Tieto sopimuksista

Valmistelijat Hallinto- ja talousjohtaja, hyvinvointijohtaja, kaupunkirakennejohtaja, kaupunginjohtaja

Lisätietoja Hallinto- ja talousjohtaja Päivi Lintumäki, paivi.lintumaki@outokummunkaupunki.fi, puh. 050 382 7769

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan sopimushallinnan ohjeen.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 ______________________