Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 20.02.2023/Pykälä 25

Hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen 2021 suositukset

Aluehallitus 30.11.2022 § 225

Lisätiedot Muutosjohtaja Elina Felin, p. 013 330 9850, elina.felin@siunsote.fi.

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus antaa selostusosan mukaisen vastauksen aluevaltuustolle arviointikertomuksessa 2021 esitettyihin suosituksiin. Edelleen aluehallitus esittää, että vastaukset annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Tarkastuslautakunta antoi vuoden 2021 arviointikertomuksessaan suosituksia ja esitti, että aluevaltuusto pyytää niistä aluehallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä aluevaltuustossa 2022 lokakuun loppuun mennessä ja toimittaa selvitykset myös tarkastuslautakunnalle.

 Aluevaltuusto (15.6.2022 § 43) käsitteli tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen ja pyysi arviointikertomuksessa esitetyistä suosituksista aluehallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä aluevaltuustossa 2022 lokakuun loppuun mennessä ja toimittaa selvitykset myös tarkastuslautakunnalle.             

 Tarkastuslautakunnan suositukset olivat:
"Tarkastuslautakunta

1. pitää tärkeänä, että vastuunalaiset tahot pitävät aktiivisesti yhteyttä valtion suuntaan, jotta varmistetaan riittävä rahoitus tuleville vuosille ja sote-uudistuksen rahoitusmallin vaikutukset Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle eivät olisi kohtuuttomat.
2. suosittelee, että hyvinvointialueelle tehdään rakenteellisia - ja toimintatapamuutoksia palvelutarpeiden tyydyttämiseksi, jotta resurssit riittävät nykyisen palvelutason ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.
3. korostaa hyvinvointialueen ja eri yhteistyöryhmien yhteistyön tärkeää roolia, jotta palvelukokonaisuus vastaa jatkossa parhaalla mahdollisella tavalla asiakkaan tarpeisiin.
4. näkee tärkeänä, että henkilöstö osallistetaan hyvinvointialueen suunnitteluun."

Vastaukset suosituksiin:

Inhimillisen erehdyksen vuoksi vastaukset esitetään vasta nyt marraskuussa aluehallitukselle, vaikka aluevaltuusto pyysi selvityksiä lokakuun loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan esille nostamien asioiden eteen on kuitenkin tehty aktiivisesti työtä koko vuoden ajan.

1. Hyvinvointialueen valmistelijat, viranhaltijat ja poliittiset päätöksentekijät ovat nostaneet aktiivisesti esille rahoitusmallin haasteita Pohjois-Karjalan näkökulmasta monin eri tavoin. Näistä tavoista esimerkkeinä annetut lausunnot, osallistuminen yhteistyötapaamisiin (esim. hyvinvointialuejohtajien kokoukset, STM vierailu Pohjois-Karjalassa, kansalliset neuvottelukunnat),  mediatiedotteet, osallistuminen kansallisiin valmisteluryhmiin (mm. HTT, talousryhmä) sekä henkilökohtaiset tapaamiset ja yhteydenpito. Edellä mainittu lista ei ole tyhjentävä. Esillä pidetyistä lainsäädännön muutostarpeista osa on toteutumassa, kun hyvinvointialueiden vuoden 2023 rahoitus esitetään korjattavaksi jälkikäteen kuntien vuoden 2022 tilinpäätöstietojen perusteella niin, että kertakorvaus kirjataan vuoden 2023 rahoitukseen ja yliopistosairaalalisä toteutetaan vähentämättä muiden hyvinvointialueiden rahoitusta.  

2. Hyvinvointialueen rakenteellisia ja toimintatapamuutoksia lähdetään valmistelemaan aluevaltuuston 11.10.2022 hyväksymän strategian ohjaamana. Parhaillaan on käynnistymässä palvelustrategian ja palveluverkon uudistaminen ja tarkastelu kokonaisuudessaan.

Hyvinvointialuejohtajan talousarvioesitys sisältää 26 miljoonan euron suuruisen talouden tavoiteohjelman. Talousarvioesityksen mukaisesti sen toteuttamiseksi tarvitaan koko organisaatiorakenteen ja palveluverkon tarkastelua. Tämä mittava toimintojen tarkastelu tarkoittaa, että jatkossa palvelurakennetta on kevennettävä ja toimintatapoja muutettava niin, että henkilöstö riittää lakisääteisen ja strategian mukaisen toiminnan turvaamiseen ja valtion rahoitus saadaan riittämään toimintojen järjestämiseen. Palvelutuotannon tasapainotus tulevaisuudessa vaatii palvelutuotannon ja työ- ja toimintaprosessien asiakaslähtöistä arviointia ja rohkeaa uudistamista. Vuonna 2023 keskitytään erityisesti kalliiden ostopalvelujen vähentämiseen, mahdollisten osaulkoistuksen selvittämiseen, vuokratyövoiman käytön vähentämiseen sekä palvelurakenteen keventämiseen. Lisäksi huomioita tullaan kiinnittämään erilaisten hankintojen vähentämiseen tai toteuttamatta jättämiseen, toimipisteiden ilta- ja viikonloppuvastaanottojen aukioloaikojen tarkasteluun ja ulkoisten toimitilojen vähentämiseen. Myös asiakasmaksutulojen kasvattamisen mahdollisuutta sekä sairauspoissaolojen vähentämiskeinoja selvitetään.

Edellä mainittujen lisäksi on valmisteilla muutos toimialueisiin, jossa perustettaisiin uusi strategia- ja konsernipalvelut toimialue ja muutoksen yhteydessä kehittämispalvelut siirrettäisiin strategia- ja konsernipalvelut toimialueen palvelualueeksi. Tavoitteena on tämän muutoksen voimaantulo 1.1.2023 alkaen.

3. Hyvinvointialueen valmistelua on tehty laajassa verkostomaisessa yhteistyössä. Väliaikaishallinnon aikana aloitetuista yhteistyöryhmistä kumppanuusryhmä, kuntayhteistyöryhmä ja henkilöstöryhmä jatkoivat työtään myös aluevaltuustokauden alettua ja jatkavat vuoden 2022 loppuun saakka.

Hyvinvointialueen, kuntien ja sidosryhmien yhteistyön mallia ja rakennetta on valmisteltu laajassa yhteistyössä. Tähän liittyen on valmisteltu Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen ja Pohjois-Karjalan maakuntaliiton yhteistyösopimusta yhteistoimintarakenteista, toimintamalleista, työnjaosta ja tiedonkulusta. Uudet rakenteet ja toimintatavat otetaan käyttöön alkuvuodesta 2023.

Hyvinvointialueen vaikuttamistoimielimet ja osallisuusvaliokunta käynnistivät myös työnsä jo keväällä 2022 ja ovat osallistuneet aktiivisesti hyvinvointialueen valmisteluun.

Järjestöavustusten periaatteiden valmistelua tehtiin tiiviissä yhteistyössä kuntien ja järjestöjen kanssa. Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta hyväksyi kokouksessaan 13.10. järjestöjen toiminta-avustuksia, kumppanuuksia ja yhteistyösopimuksia koskevan ohjeen.

4. Henkilöstön osallisuuteen hyvinvointialueen valmistelussa on kiinnitetty erityistä huomiota.

Virallisena yhteistoimintaelimenä toimii henkilöstöryhmä, joka on kokoontunut kuukausittain ja jossa on käsitelty yhteistoimintalain (13.4.2007/449) edellyttämät yhteistoiminnassa käsiteltävät hyvinvointialueen valmisteluun liittyvät asiat sekä laajasti muita valmisteluun liittyvä asioita.

Henkilöstöinfo hyvinvointialueen valmistelusta on järjestetty kuukausittain (pl. heinäkuu 2022) Teams-live tapahtumana ja tallenne on katsottavissa jälkikäteen. Infossa on ollut mahdollisuus esittää kysymyksiä ja osassa infoista niitä on pyydetty myös etukäteen. Esihenkilöinfoja on järjestetty vastaavasti tarpeen mukaan joko Teamsilla tai Teams-livenä. Siun soten esihenkilöille on laadittu myös tukimateriaaleja. Ylimmän ja keskijohdon kanssa asioita on käsitelty johtofoorumeissa.

Intranet sivustolla on sisäisesti uutisia, tiedotteita, aikatauluja, yhteystietoja jne. Lisäksi verkkosivuilla siunsote.fi/hyvinvointialue löytyy mm. pöytäkirjat ja muuta tietoa.

Henkilöstölle ja sidosryhmille suunnattu Kohti Pohjois-Karjalan hyvinvointialuetta -uutiskirje ilmestyy 1 krt/kk. Pelastustoimen viestinnän kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä, mm. uutiskirjeessä pelastustoimelle oma osio ja lisäksi heidän aktiiviseen Teams-ryhmäänsä jaetaan muistutukseksi tärkeät viestit.

Hyvinvointialueen henkilöstöviestinnässä on korostettu, että keskustelu ja tiedonjakaminen työyhteisöissä on tärkeää, sillä työajat ja työtehtävät ovat erilaisia, ja henkilöstö on vaihtelevasti tietokoneen äärellä. Esihenkilön rooli omalle henkilöstölleen viestijänä on erittäin tärkeä. Lisäksi on kannustettu ottamaan yhteyttä ja kysymään epäselvistä asioista. Kuntien ja koulutuskuntayhtymä Riverian viestintää hyvinvointialueelle siirtyville työntekijöille on pyritty tukemaan valmistelun toimesta. Myös tulevat esihenkilöt ovat kontaktoituneet/kontaktoituvat myös tähän pieneen joukkoon kuntouttavan työtoiminnan ja kuraattori-palvelujen henkilöstöä kunnista siirtyvän henkilöstön yksilöityessä.

Hyvinvointialuelle on avattu Kysy hyvinvointialueesta -sähköposti, jonne henkilöstö voi lähettää omia kysymyksiään. Usein kysyttyjä kysymyksiä on koottu intranetiin ja lisäksi sinne on avattu muutostukisivusto esihenkilölle.

Hyvinvointialueen strategiavalmistelussa henkilöstön edustajat osallistuivat aktiivisesti strategiavalmisteluun aluevaltuuston seminaareissa 17.-18.5 ja 15.6. Henkilöstön edustajat olivat mukana myös aluevaltuutettujen strategiatyöryhmissä, jotka työskentelivät seminaarien välillä. Myös henkilöstöryhmä ja toimialueiden yhteistoimintaelimet käsittelivät strategiaa.

Koko henkilöstölle strategian ensimmäinen luonnosversio esiteltiin aluevaltuutettujen toimesta Teams-livelähetyksessä, jossa oli myös kommentointimahdollisuus. Muutosjohtaja kertoi strategiaprosessista ja henkilöstön edustaja henkilöstön roolista strategiatyössä. Tilaisuuteen osallistui yli 500 työntekijää. ?Tilaisuus oli myös myöhemmin tallenteena katsottavissa. Kattavan infon jälkeen avautui intranetiin strategiakysely, johon vastasi aikajanalla 3.6.-12.6. yhteensä 532 henkilöä. Kaikkineen vastanneita oli 552, kun mukaan laskee infossa livenä kommentoineet. Yksinkertaisesti toteutetussa Webropol-kyselyssä tiedusteltiin henkilöstön näkemyksiä jokaisesta strategian osa-alueesta, onko se hyvä vai ei. Mikäli vastaaja kommentoi "ei", hänelle avautui uusi kenttä näkemyksen kirjaamiseen. ?Vastaukset esiteltiin aluevaltuutetuille strategiaseminaarissa 15.6.2022 ja ne olivat mukana jatkotyöstämisen materiaalissa.

Toisessa henkilöstökyselyssä kysyttiin näkemyksiä strategisten tavoitteiden toteutukseen. Vastausmahdollisuus oli kaikilla liikkeenluovutuksen piirissä olevilla henkilöillä sekä tytäryhtiöiden henkilöstöllä. Henkilöstökyselyyn saatiin 1031 vastausta. Kyselyä kävi katsomassa yli 3000 henkilöä. Henkilöstökyselyn tuloksissa nousi selkeästi useita kriittisiä menestystekijöitä, jotka kirjattiin strategiaan.

Aluevaltuusto 14.12.2022 § 100

Lisätiedot Muutosjohtaja Elina Felin, p. 013 330 9850, elina.felin@siunsote.fi.

Päätösehdotus Aluehallitus:

 Aluehallitus antaa selostusosan mukaisen vastauksen aluevaltuustolle arviointikertomuksessa 2021 esitettyihin suosituksiin. Edelleen aluehallitus esittää, että vastaukset annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle.

Päätös Hyväksyttiin.

Tarkastuslautakunta 20.02.2023 § 25

Lisätiedot Tarkastuspäällikkö Pia Sorsa, p. 013 330 4764, pia.sorsa@siunsote.fi.

Päätösehdotus Tarkastuspäällikkö Sorsa Pia:

 Tarkastuslautakunta päättää merkitä aluehallituksen selvityksen tiedoksi.

Päätös Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi aluehallituksen selvityksen.

Selostus Aluevaltuusto on kokouksessaan 14.12.2022 §100 käsitellyt asiaa ja toimittanut tiedoksi tarkastuslautakunnalle vuoden 2021 arviointikertomuksen suosituksiin annetut vastaukset.