Aluevaltuusto
Pöytäkirja 04.06.2025/Pykälä 25

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Aluevaltuusto 04.06.2025 § 25

Päätösehdotus Puheenjohtaja:

 Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Aluevaltuusto hyväksyy, että valtuuston kokouskutsu sekä tiedot esityslistasta ja muusta materiaalista lähetetään Siun soten luottamus-sähköpostiin. Mikäli varavaltuutetulla ei ole käytettävissä em. sähköpostitiliä, kokouskutsu ym. voidaan lähettää muuhun sähköpostiin. Aluehallitus antaa myöhemmin tarkennetut ohjeet luottamustoimen hoitoon liittyvistä viestintä-, tietosuoja- ja turvallisuuskäytännöistä.

Aluevaltuusto päättää, että kokoukset lähetetään suorana lähetyksenä Siun soten YouTube-kanavan kautta ja että kokoustallenteet jäävät tekstitettyinä kanavalle katsottaviksi vähintään 2 vuoden ajaksi.

Päätös Puheenjohtaja totesi paikalla olevan yhteensä 59 valtuutettua, joista 3 varavaltuutettua. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Aluevaltuusto päätti, että kokoukset lähetetään suorana lähetyksenä Siun soten YouTube-kanavan kautta ja että kokoustallenteet jäävät tekstitettyinä kanavalle katsottaviksi vähintään 2 vuoden ajaksi. Edelleen aluevaltuusto päätti, että valtuuston kokoukset ovat läsnäolokokouksia.

Selostus Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintosäännön 106 §:n 3 momentin mukaan kokouskutsu on lähetettävä vähintään 7 kalenteripäivää ennen aluevaltuuston kokousta kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Samassa ajassa kokouksesta on tiedotettava yleisessä tietoverkossa hyvinvointialueen verkkosivuilla.

 Hallintosäännön 108 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Hallintosäännön 109 §:n mukaisesti esityslista on 27.5.2025 julkaistu www.siunsote.fi/hyvinvointialue -verkkosivustolla.

 Koska organisaation virallisia sähköpostiosoitteita ei ole perustettu uusille aluevaltuutetuille vielä esityslistan lähettämisen aikaan, kokouskutsu ja materiaalit on lähetetty aluevaltuutettujen perustietolomakkeessa ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Luottamushenkilöiden saatua organisaation perustamat sähköpostiosoitteet (etunimi.sukunimi@luottamus.siunsote.fi) lähetetään kokouskutsut sekä tieto esityslistasta ja muusta materiaalista jatkossa tähän osoitteeseen. Luottamus-sähköpostit hankitaan varsinaisille sekä aluevaltuustoryhmän koosta riippuen kahdesta viiteen ensimmäiselle varavaltuutetulle. Itse kokousaineisto sijaitsee erillisessä sähköisessä kokousympäristössä.

 Hyvinvointialuelain (611/2021) 108 §:n 1 momentin mukaan aluevaltuusto on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmasosaa valtuutetuista on läsnä. Hallintosäännön 113 §:n mukaan läsnä olevat valtuutetut ja varavaltuutetut todetaan sähköisesti tai nimenhuudolla aakkosjärjestyksessä.

 Hyvinvointialuelain 106 §:n mukaan aluevaltuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä sellaista asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei aluevaltuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta myös siltä osin kuin kokoukseen osallistutaan sähköisesti. Aluevaltuuston kokouksia on voinut seurata suorana lähetyksenä Siun soten YouTube-kanavan kautta. Tallenteet jäävät tekstitettyinä kanavalle katsottaviksi. Tallenteiden säilyttämisaikaa verkossa ei ole erikseen linjattu. Hyvinvointialueen pöytäkirjat ovat nähtävissä verkkosivuilla 2 vuoden ajan.