VAMNEUV 21.01.2021 § 2  

1017/00.01.01.01/2021  

Asiakirjahallintopäällikkö Anne Lipposen mukaan 1.1.2021 alkaen ei ole enää mahdollista tehdä paperiallekirjoitusta pöytäkirjoihin, sillä tiedonhallintalaki velvoittaa sähköisiin toimintatapoihin.

Jos sähköinen allekirjoitus ei ole luottamushenkilölle syystä tai toisesta mahdollinen, hän ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana. Samoin puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän on allekirjoitettava pöytäkirja sähköisesti. Joensuun kaupunki hankkii luottamushenkilöille mobiilivarmenteet seuraavalle valtuustokaudelle. Toistaiseksi tunnistautuminen on tehtävä henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Sähköinen allekirjoitus toimii niin, että pöytäkirjanpitäjä lähettää allekirjoituslinkin pöytäkirjan tarkastajan / puheenjohtajan sähköpostiin, jonka kautta tunnistaudutaan pankkitunnuksilla ja pöytäkirja allekirjoitetaan. Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä heti linkin saatuaan tai myöhemmin kotona. Allekirjoituslinkki lähetetään luottamushenkilön jns.fi-sähköpostiosoitteeseen. Tämän lisäksi voidaan käyttää muiden maakuntaverkon organisaatioiden sähköpostiosoitteita ja vahvasti harkiten yksityisiä sähköpostiosoitteita. Jokaisen kannattaa tässä vaiheessa viimeistään selvittää oma jns.fi-tunnuksensa ja salasanansa.

Vammaisneuvoston pöytäkirjat ovat allekirjoittaneet neuvoston puheenjohtaja ja sihteeri sekä tarkastajiksi on valittu kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Neuvoston kokousmenettelyyn sovelletaan hallintosäännön kokousmenettelypykälää (§ 99), jonka mukaan toimielimen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä. Hallintosäännön mukaan toimielin päättää itse pöytäkirjan tarkastamistavasta.

Ehdotus:

Jatkossa neuvoston pöytäkirjojen allekirjoittamisessa käytetään sähköistä allekirjoitusta, jonka tekevät puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirja katsotaan allekirjoitetuksi ja tarkastetuksi puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksilla.

Päätös:

Hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätettiin hyväksyä uusi toimintatapa heti käyttöön. Pöytäkirjan allekirjoittavat ja tarkastavat jatkossa sähköisesti puheenjohtaja ja sihteeri.

Jos julkaistussa pöytäkirjassa havaitaan huomautettavaa, niin julkaistua pöytäkirjaa koskevat huomautukset käsitellään ja korjataan seuraavassa kokouksessa.