Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.02.2023/Pykälä 38

Kaupunginhallitus 13.02.2023 § 38  

Soteuudistuksen voimaanpanolaki (616/2021) § 64 määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisiltä palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu.

Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuoden 2004 alusta lukien.

64 §:n 2. momentin mukaan kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu.

Arkistointivaiheella tarkoitetaan tiedonhallintalain (906/2019, 21 §) mukaan tietoaineistojen säilytysvaiheen päättymistä, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysvaiheen aikana tietoaineistoja käytetään niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai näihin rinnastuviin tarkoituksiin. Säilytysajan määrittelee tiedonhallintayksikkö. Säilytysajan päätyttyä arkistoitaviksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen ja muut tietoaineistot tuhotaan, siksi arkistoitavien tietoaineistojen arkistointivaiheen voidaan katsoa alkavan, kun asiaan liittyvät määräajan säilytettävät tietoaineistot on tuhottu. Jos kaikki samaan asiayhteyteen kuuluvat tietoaineistot ovat arkistoitavia, täytyy kunnan siirtyville tietoaineistoille määritellä säilytysvaiheen päättymisajankohta.

Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän välillä tehtiin "Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutussopimus" 2017 alussa. Sopimuksissa todetaan, että Siun soten purkautuessa tarvittavat tiedot siirretään taholle, jolle järjestämisvastuu siirretään.

Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut ohjeen aineistosiirroista. Myös THL:n tulkinta soteuudistuksen voimaanpanolain 64 §:n 2. momentista on, että 1.1.2017 kuntayhtymän omistukseen siirretyt aineistot siirtyvät palveluiden järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle mukaan lukien arkistoidut aineistot.

Lisäksi, mikäli kuntiin on jäänyt kuntayhtymää perustettaessa potilas- tai asiakasasiakirjoja tai niihin liittyviä hallinnollisia asiakirjoja, jotka ovat säilytysvaiheessa, tulee ne siirtää nyt hyvinvointialueelle. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle ei siirretty vuoden 2017 alussa asiakas- ja potilasasiakirjoihin liittyviä hallinnollisia aineistoja, mutta nyt näidenkin aineistojen omistajuus siirretään voimaanpanolain mukaisesti.

Pohjois-Karjalan kuntien tulee laatia uudet nykyisen lainsäädännön mukaiset sopimukset aineistojen siirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kanssa.

THL:n ohjeesta puuttuu (tilanne 9.12.2022) ympäristöterveydenhuollon aineisto. THL on antanut viimeisimmän version ohjeestaan 7.12.2022.

Ohjeessa kehotetaan hyvinvointialueita ja aineistoja luovuttavia organisaatioita sopimaan toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta.

Valmistelija: keskusarkistonhoitaja Tuula Miinin, puh. 040 105 1008, tuula.miinin@kitee.fi.

Esittelijä: kaupunginjohtaja Pekka Hirvonen, puh. 040 105 1001,

pekka.hirvonen@kitee.fi.

Päätösehdotus Kiteen kaupunginhallitus päättää luovuttaa edelleen 1.1.2023 alkaen soteuudistuksen voimaanpanolain (616/2021) §1 64 ja THL:n aineistonsiirto-ohjeistuksen mukaisesti Siun sotelle 1.1.2017 siirtämänsä seuraavat aineistot Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintaan:

- toiminnassaan syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat
- Kiteen kaupungin hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat
- Kaupungin opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat
- Ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien kohteiden asiakirjat
- Pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien.

Digitaalisia asiakas- ja potilastietoja ei jää kunnan/kaupungin omistukseen. Digitaalisten asiakas- ja potilastietojen omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen kustannuksista.

Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä, vaan kunta/kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta. Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa perimään tilavuokraa säilyttämistään aineistoista. Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta.

Kiteen kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat poimimaan omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Kiteen kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023 aikana aineistonsiirtosopimuksen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.