Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.08.2022/Pykälä 248

Kaupunginhallitus 15.03.2022 § 89 

Valmistelija Kaupunginjohtaja

Taustaa

Lieksan kaupunginvaltuusto päätti kesäkuussa 2016 hyväksytyn strategian ja muuttuneen toimintaympäristön pohjalta valmistellun uuden organisaatiorakenteen syyskuussa 2016. Organisaatiota uudistettiin vaiheittain siten, että asiakaspalvelupiste, asianhallinta, toimisto- ja laskentapalvelut keskitettiin yhteen hallinnon tulosyksikköön jo loppuvuoden 2016 aikana. Vuoden 2017 alussa kaupunki siirsi sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuun Siun sote -kuntayhtymälle. Sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen henkilöstö sekä suoraan sote-palveluihin liittyvä tukihenkilöstö siirtyivät liikkeenluovutuksella kuntayhtymälle. Vuoden 2017 alussa vanha palvelukeskusrakenne purettiin, ja toiminnot jaettiin elinvoiman, hyvinvoinnin ja hallinnon palvelualueisiin.

Tilitoimistoliikelaitoksen 20 henkilöstä osa siirtyi vuoden 2017 alussa Siun Talous Oy:n palvelukseen, ja lisäksi tilitoimiston henkilöstömäärää saatiin sopeutettua eläkkeelle jäämisten myötä. Tilitoimiston henkilöstömääräksi vakiintui vuoden 2019 aikana 9 henkilöä. Lisäksi yksi laskentasihteerin vakanssi jätettiin täyttämättä vuonna 2020 eläkkeelle jäämisen myötä. Työmäärä oli vähentynyt, kun Nurmeksen kaupungin ja Valtimon kunnan kuntaliitos toteutui, ja perintä siirrettiin kokonaisuudessaan Kuntaperintä Oy:lle. Syksystä 2021 alkaen tilitoimiston henkilöstömäärä on ollut seitsemän, kun tilitoimiston johtajan irtisanouduttua virkaa ei saatu täytettyä.

Vuonna 2017 Lieksan kaupungin strategian pohjalta toteutettu uusi organisaatiomalli rakentui elinvoiman ja hyvinvoinnin kokonaisuuksien pohjalle. Asiakaspalvelua keskitettiin entistä enemmän monikanavaiseen asiakaspalvelupisteeseen. Asianhallinta-, laskenta-, ja muut toimistopalvelut keskitettiin yhteen yksikköön, joka tuotti hallinnon tukipalvelut koko kaupungin organisaatiolle. Kuntatekniikka ja vesihuolto toimivat uudessa organisaatiossa liikelaitoksina. Koko konsernin kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito ja vuokraus keskitettiin yhteen yhtiöön, ja yritysten sijoittumis-, neuvonta- ja kasvupalvelut sekä elinkeinoelämän tukemiseen liittyvä kehittämis- ja hanketoiminta toiseen. Samalla purettiin aiemmin käytössä ollut palvelukeskusmalli laajempiin palvelualuekokonaisuuksiin. Organisaatiouudistuksen toteutuessa ja Siun soten toiminnan alkaessa kaupungin johtoryhmästä vähennettiin yhteensä kahden henkilötyövuoden verran. Kaupunginjohtajan ja palvelualuejohtajien tehtäväkuvia laajennettiin sisällyttämällä niihin uusia työtehtäviä lakkautetuista vakansseista.

Lieksan kaupungin linjauksena on ollut, että hallinnon ja tukipalveluiden työntekijöiden määrää on vähennetty mahdollisuuksien mukaan toimintoja eri tavoin tehostamalla ja järjestelemällä tehtäviä uudelleen, kun henkilöstöstä on jäänyt eläkkeelle. Tavoitteena on, että hallintoon käytettävien resurssien määrä sopeutuu asiakasmäärän alenemiseen siten, että mahdollisimman suuri osa käytettävistä resursseista voidaan kohdentaa kaupungin ydintehtävien kannalta tärkeiden palveluiden toteuttamiseen. Tässä on onnistuttu tavoitteen mukaisesti, mikä näkyy alla olevasta taulukosta.

Taulukon kolmeen ensimmäiseen lukumääräsarakkeeseen on sisällytetty noin puolet tilitoimistoliikelaitoksen työntekijöistä, eli palvelujen tuottaminen Nurmekselle ja Valtimolle on jätetty taulukon ulkopuolelle. Viimeisessä sarakkeessa on huomioitu 1,5 palkkasihteerin siirtyminen ulkoiselle palveluntuottajalle.                                                                      

Toimintaympäristön muutos ja nykytilanne

Toimintaympäristön tilanne on muuttunut lyhyen ajan sisällä vuodesta 2017. Lieksan kaupungin uuden strategian mukainen aktiivinen elinvoiman ja hyvinvointipalveluiden edistäminen ovat aiheuttaneet merkittävästi kasvavaa työmäärää palvelualuejohtajille, tulosyksiköiden johtajille ja hallinnon sekä talouden tukipalveluihin. Paineet uudisinvestointien edistämiseen ja toteuttamiseen ovat lisääntyneet muutamassa vuodessa merkittävästi. Sinänsä tilannetta voidaan pitää myönteisenä, koska yritystoiminnan investointien lisääntyminen ja elinkeinoelämän myönteinen kasvu ovat olleet strategian keskeinen tavoite. Myös hyvinvointipalveluiden kehittäminen ja siihen liittyvien investointien toteuttaminen vastaavat tulevaisuuden palvelutarpeeseen. Toisaalta useat rinnakkaiset kehittämishankkeet ja toteutukset aiheuttavat aiempaa merkittävästi suurempaa kuormitusta johtamiselle organisaatiossa. Liikelaitosten, konserniyhtiöiden ja avaintulosyksiköiden esimiesten tukemiseen ja ohjaamiseen olisi pystyttävä käyttämään enemmän aikaa kuin se nykytilanteessa on johtoryhmän jäsenille mahdollista. Johtoryhmän työaika on ylittänyt jo jonkin aikaa selvästi laskennallisen työajan, mihin myös kaupunginhallitus on kiinnittänyt huomiota.

Pielisen Karjalan tilitoimistoliikelaitoksen toiminnan uudelleen järjestäminen on välttämätöntä hyvin nopealla aikavälillä. On todennäköistä, että tilitoimisto ei voi nykymuodossaan jatkaa, koska palveluiden myynti toiselle kaupungille tulkitaan toimimiseksi avoimilla markkinoilla. Toisaalta tilitoimiston avoinna oleviin vakansseihin on ollut merkittäviä vaikeuksia saada palkattua kelpoisuuden omaavaa henkilökuntaa. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen turvaamiseksi ne on uudelleen järjesteltävä pikaisesti. Osana tätä uudelleen järjestelyä tilitoimiston johtajan paikka tulee poistumaan. Lieksan kaupungilla on kuitenkin oltava henkilö, joka pystyy keskittymään ja johtamaan taloushallinnon toimintaa sekä tarvittaessa toimimaan tilaajan edustajana ulkoistetuissa palveluissa.

Johtamiseen liittyvää resurssipainetta ovat lisänneet edellä olevien asioiden lisäksi Suomen valtion kunnille osoittamat lisätehtävät ja -vastuut viimeisten vuosien aikana. Tästä esimerkkeinä on tietoturvaan, tietosuojaan ja tiedonhallintaan liittyvien vastuiden ja valvonnan lisääminen sekä lisääntynyt talousraportointi. Toisaalta sisäisen valvonnan merkitystä korostetaan jatkuvasti enemmän ja kunnilta edellytetään aiempaa systemaattisempaa ja tarkempaa riskien arviointia ja hallintaa. Nykyisillä voimavaroilla näihin uusiin sisältöhaasteisiin ei enää riittävän hyvin pystytä vastaamaan. Konserniyhtiöiden ja liikelaitosten taloudellisen riskinhallinnan kehittämiseksi on tarkoituksenmukaista osoittaa controller-tehtävä kaupungin johtoryhmän jäsenelle.

Henkilöstöhallinnossa palkkausjärjestelmien kehittäminen vaatii nykyistä enemmän resurssia. Uutena palkkauksen osana vuoden 2017 jälkeen viime vuonna otettiin käyttöön työsuorituksen arviointiin perustuva järjestelmä. Järjestelmän edelleen kehittäminen vaatii vielä lisätyötä. Toisaalta työvoiman saatavuus ja rekrytointiprosessien edistäminen edellyttävät aiempaa enemmän suunnittelua ja uudenlaisia toteutuksia sekä rekrytoinnissa että henkilöstöasioiden kehittämisessä.

Hyvinvointialueiden uudistamisen yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut siirtyvät kokonaan pois kunnista. Kuitenkin terveyden ja hyvinvoinnin edistämisessä kunnille jää merkittävä rooli toimijana hyvinvointialueiden lisäksi. Ennalta ehkäisevän päihdetyön vastuu jää kuntiin. Samoin kolmannen sektorin terveyttä ja hyvinvointia edistävän toiminnan tukeminen jää suurimmaksi osaksi kuntien tehtäväksi. Näiden tehtävien laadukas toteuttaminen edellyttää hyvinvointijohtajalta merkittävää työpanosta johtamisessa.

Elinvoiman palvelualueella kuntouttavan työtoiminnan järjestämisvastuu siirtyy vuonna 2023 kokonaisuudessaan hyvinvointialueelle, mikä vaikuttaa merkittävästi työllisyyspalveluiden sisältöön ja tehtäviin. Samassa yhteydessä työllisyyspalveluista siirtyy nykyisen tiedon perusteella kaksi henkilöä vanhoina työntekijöinä hyvinvointialueelle. Tällä hetkellä ollaan myös valmistelemassa työllisyyspalveluiden siirtämistä kokonaisuudessaan kunnille. Alustavan aikataulun mukaan siirto tapahtuisi todennäköisesti vuoden 2024 aikana. Tällä hetkellä käytettävissä olevan tiedon perusteella palvelua järjestävällä organisaatiolla tulee olla 20 000 työllisen pohja, mikä tarkoittaa sitä, ettei Lieksan kaupunki tule olemaan työllisyyspalveluiden järjestäjänä uudistuksen jälkeen.                           

Esitettävät organisaatio- ja tehtävämuutokset

Toimintaympäristön muuttumiseen sopeutuminen ja tulevien muutosten ennakointi edellyttää johtoryhmän jäsenten tehtävien ja organisaation toiminnan uudelleen järjestelyä. Järjestely voidaan toteuttaa siten, että hallinnon ja talouden johtamisen tehtävät eriytetään kahdeksi eri kokonaisuudeksi, hallinnon palvelualueeksi ja talouden palvelualueeksi. Samalla hallintojohtajan lisäksi talouden palvelualueen johtajaksi rekrytoidaan talousjohtaja.

Talousjohtajan vakanssi muodostetaan muuttamalla tilitoimiston johtajan virka talousjohtajan viraksi. Samalla Pielisen Karjalan tilitoimistoliikelaitoksen taloushallinnon tehtävät lisätään Lieksan kaupungin laskentapalvelutiimin tehtäviin, ja tiimi muutetaan taloushallinnon tiimiksi. Talousjohtaja vastaa kaupungin talousarvion, tilinpäätöksen ja osavuosiraporttien valmistelusta. Palkanlaskennan palvelut ulkoistetaan. Talousjohtajan tehtäviin sisällytetään toimitilojen tulosyksikön johtamisvastuu sekä vesihuollon ja kuntatekniikan liikelaitosten päälliköiden esimiestehtävä ja talousohjaus. Talousjohtaja toimii konserniyhtiöiden controllerina. Talousjohtajan tehtävään on tarkoituksenmukaista sisällyttää myös vastuu kaupungin ICT-palveluista.

Hallintojohtaja vastaa kaupungin hallinnon kehittämisestä ja toimii kaupunginjohtajan sijaisena sekä kaupunginhallituksen sihteerinä. Hallintojohtajan vastuualueeseen kuuluvat asianhallinta, asiakaspalvelu ja toimistopalvelut. Järjestely mahdollistaa nykyistä enemmän hallintojohtajalle asianhallintaan ja tietoturvaan liittyviin kysymyksiin keskittymisen sekä sisäisen valvonnan kehittämisen. Koska hallintojohtajan tehtävässä tehtävien uudelleen järjestelyn yhteydessä vapautuu työaikaa, sisällytetään tehtävään henkilöstöhallinnon tehtävät uutena tehtäväalueena. Henkilöstöhallinnon johtamisvastuu siirtyy tällöin pois hyvinvointijohtajalta. Hyvinvointijohtajan tehtävä painottuu jatkossa nykyistä enemmän hyvinvoinnin palvelualueen johtamiseen, koulutuksen - mukaan lukien työ- ja opiskeluperäinen maahanmuutto - kehittämiseen sekä terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen liittyvään työhön. Hallintojohtaja koordinoi jatkossa kaupungin organisaatiossa tapahtuvaa palkkatukityöllistämistä ja työkokeiluja. Alla on esitetty kuva organisaation rakenteesta tehtäväjärjestelyn jälkeen.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että

- tilitoimiston johtajan virka muutetaan talousjohtajan viraksi aikaisintaan, kun tilitoimistoliikelaitos on purettu, tai viimeistään 1.8.2022,

- talousjohtajan virkaan valittavalta edellytetään soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa sekä riittävää kokemusta talouden ja johtamisen tehtävistä,

- talousjohtajan virka julistetaan haettavaksi,

- tarvittavat hallintosääntömuutokset valmistellaan valtuuston päätettäväksi ennen kuin valittava talousjohtaja aloittaa virassa,

- kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy johtamiseen liittyvän organisaatiomuutoksen esityslistan sisällön mukaisesti.

Päätös Kaupunginhallitus päätti, että

- tilitoimiston johtajan virka muutetaan talousjohtajan viraksi aikaisintaan, kun tilitoimistoliikelaitos on purettu, tai viimeistään 1.8.2022,

- talousjohtajan virkaan valittavalta edellytetään soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa sekä riittävää kokemusta talouden ja johtamisen tehtävistä,

- talousjohtajan virka julistetaan haettavaksi,

- tarvittavat hallintosääntömuutokset valmistellaan valtuuston päätettäväksi ennen kuin valittava talousjohtaja aloittaa virassa,

- kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy johtamiseen liittyvän organisaatiomuutoksen esityslistan sisällön mukaisesti.

Lisätietoja Kaupunginjohtaja Jarkko Määttänen, p. 040 1044 001,

 sähköposti jarkko.maattanen(at)lieksa.fi

Kaupunginhallitus 08.08.2022 § 248  

Valmistelija Vs. hallintojohtaja

Kaupunginhallitus on 15.3.2022 julistanut talousjohtajan viran haettavaksi. Hakuaika oli 30.3. - 25.4.2022. Hakuilmoitukset julkaistiin Kuntarekryssä, TE-palveluiden sivuilla sekä kaupungin verkkosivuilla.

Kaupunginhallitus on 4.4.2022 § 119 käynyt evästyskeskustelun rekrytointitoimenpiteistä ja nimennyt haastatteluryhmään kaupunginhallituksen puheenjohtaja Timo Väänäsen, 1. varapuheenjohtaja Pertti Turusen, kaupunginjohtaja Jarkko Määttäsen ja hallintojohtaja Johanna Tähkiön.

Määräaikaan mennessä talousjohtajan virkaan tuli neljä hakemusta. Yksi hakijoista ei täyttänyt kelpoisuusehtoja. Kaupunginhallitus on 02.05.2022 § 161 päättänyt, että haastatteluun kutsutaan OTM Rauno Maaninka ja KTL Jaana Niemelä. Haastatteluryhmä haastatteli Rauno Maaningan etäyhteydellä 5.5.2022 ja Jaana Niemelän Lieksan kaupungintalolla 6.5.2022.

Kaupunginhallitus on käsitellyt talousjohtajan viran täyttämistä keskusteluasiana kokouksessaan 30.5.2022 ja evästänyt haastatteluryhmää, että talousjohtajan hakuaikaa jatketaan siten, että aikaisemmin tulleet hakemukset huomioidaan. Hakuilmoitus on julkaistu Kuntarekryssä, TE-palveluiden sivuilla sekä kaupungin sivuilla 31.5.2022. Hakuajan päättyessä 15.6.2022 klo 15 virkaan oli saatu viisi uutta hakemusta.

Hakemusten perusteella haastatteluun valittiin aiemmin haastateltujen lisäksi HM Hilkka Hakala. Haastatteluryhmä haastatteli Hilkka Hakalan etäyhteydellä 22.6.2022.

Kaikki kolme haastateltua hakijaa pyydettiin osallistumaan henkilöarviointiin. Eezy Personnel Oy oli yhteydessä kaikkiin kolmeen, ja pyrki sopimaan arvioinnin ajankohdan ja paikan. Rauno Maaningalta ei löytynyt hänelle sopivaan aikaa testaukseen osallistumiseen sen paremmin ensimmäisessä jaksossa (19.5, 20.5. tai 23.5) kuin heinäkuussakaan. Eezy Personnel Oy arvioi ja antoi henkilöarviolausuntonsa Jaana Niemelästä ja Hilkka Hakalasta. 

Luettelo kaikista hakijoista ja haastateltujen ansiovertailu on kaupunginhallituksen jäsenten luettavissa kokouksen oheismateriaalina. Haastatteluryhmä käy läpi haastatteluissa ja arviointilausunnoissa esiin tulleet seikat kaupunginhallituksen kokouksessa, ja tekee kaupunginvaltuustolle esityksen valittavasta henkilöstä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle talousjohtajan virkaan valittavaa henkilöä.

Virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Virkaan valitun on ennen viran vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus
terveydentilastaan.

Muutettu päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

-          esittää kaupunginvaltuustolle talousjohtajan virkaan valittavaa henkilöä

-          talousjohtajan kokonaispalkan.

 Virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Virkaan valitun on en-nen viran vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus

 terveydentilastaan.

Päätös Kaupunginhallitus päätti

- esittää kaupunginvaltuustolle, että talousjohtajan virkaan valitaan HM Hilkka Hakala ja

- että talousjohtajan kokonaispalkka on 6.200,00 euroa / kk.

Virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Virkaan valitun on ennen viran vastaanottamista esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan.

 Merkittiin, että tämän asian käsittelyn jälkeen pidettiin kokoustauko klo               17.30-17.36, jonka jälkeen kaupunginhallitus keskusteli ajankohtaisista ja               valmistelussa olevista asioista. Kokous päättyi klo 18.42.

Lisätietoja Kaupunginjohtaja Jarkko Määttänen, p. 040 1044 001,

 sähköposti jarkko.maattanen(at)lieksa.fi