Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.05.2023/Pykälä 188

Kaupunginhallitus 22.05.2023 § 188  

60/00.04.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja

Sote-uudistuksen voimaanpanolaki (616/2021) § 64 määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuoden 2004 alusta lukien.

§ 64 toisen momentin mukaan kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu.

Arkistointivaiheella tarkoitetaan tiedonhallintalain (906/2019 § 21) mukaan tietoaineistojen säilytysvaiheen päättymistä, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysvaiheen aikana tietoaineistoja käytetään niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai näihin rinnastuviin tarkoituksiin. Säilytysajan määrittelee tiedonhallintayksikkö. Säilytysajan päätyttyä arkistoitaviksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen ja muut tietoaineistot tuhotaan, siksi arkistoitavien tietoaineistojen arkistointivaiheen voidaan katsoa alkavan, kun asiaan liittyvät määräajan säilytettävät tietoaineistot on tuhottu. Jos kaikki samaan asiayhteyteen kuuluvat tietoaineistot ovat arkistoitavia, täytyy kunnan siirtyville tietoaineistoille määritellä säilytysvaiheen päättymisajankohta.

Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän välillä tehtiin "Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutussopimus" vuoden 2017 alussa. Sopimuksissa todetaan, että Siun soten purkautuessa tarvittavat tiedot siirretään taholle, jolle järjestämisvastuu siirretään.

Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut ohjeen aineistosiirroista. Myös THL:n tulkinta sote-uudistuksen voimaanpanolain 64 pykälän 2 momentista on, että 1.1.2017 kuntayhtymän omistukseen siirretyt aineistot siirtyvät palveluiden järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle mukaan lukien arkistoidut aineistot.

Lisäksi mikäli kuntiin on jäänyt kuntayhtymää perustettaessa potilas- tai asiakasasiakirjoja tai niihin liittyviä hallinnollisia asiakirjoja, jotka ovat säilytysvaiheessa, tulee ne siirtää nyt hyvinvointialueelle. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle ei siirretty vuoden 2017 alussa asiakas- ja potilasasiakirjoihin liittyviä hallinnollisia aineistoja, mutta nyt näidenkin aineistojen omistajuus siirretään voimaanpanolain mukaisesti.

Pohjois-Karjalan kuntien tulee laatia uudet nykyisen lainsäädännön mukaiset sopimukset aineistojen siirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kanssa.

THL:n ohjeessa kehotetaan hyvinvointialueita ja aineistoja luovuttavia organisaatioita sopimaan toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että Lieksan kaupunki luovuttaa edelleen 1.1.2023 alkaen sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) § 64 ja THL:n tietoaineistonsiirto-ohjeistuksen mukaisesti, Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle 1.1.2017 siirtämänsä seuraavat tietoaineistot Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen omistukseen:

- toiminnassaan syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat,

- kaupungin hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat,

- kaupungin opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat,

- ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien kohteiden asiakirjat,

- pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien.

Digitaalisia asiakas- ja potilastietoja ei jää kaupungin omistukseen. Niiden omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen kustannuksista.

Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä fyysisesti, vaan Lieksan kaupunki / Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta. Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa perimään tilavuokraa säilyttämistään aineistoista.

Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta.

Lieksan kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat poimimaan omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Lieksan kaupungin hallinnassa olevien työterveyshuollon potilasasiakirjojen mahdollisesta siirrosta ja niihin liittyvistä kustannuksista päätetään erikseen.

Lieksan kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023 aikana sopimuksen aineistojen hallinnan siirtämisestä.

Päätös Kaupunginhallitus päätti, että Lieksan kaupunki luovuttaa edelleen 1.1.2023 alkaen sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) § 64 ja THL:n tietoaineistonsiirto-ohjeistuksen mukaisesti, Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle 1.1.2017 siirtämänsä seuraavat tietoaineistot Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen omistukseen:

- toiminnassaan syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat,

- kaupungin hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat,

- kaupungin opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat,

- ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien kohteiden asiakirjat,

- pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien.

Digitaalisia asiakas- ja potilastietoja ei jää kaupungin omistukseen. Niiden omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen kustannuksista.

Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä fyysisesti, vaan Lieksan kaupunki / Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta. Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa perimään tilavuokraa säilyttämistään aineistoista.

Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta.

Lieksan kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat poimimaan omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Lieksan kaupungin hallinnassa olevien työterveyshuollon potilasasiakirjojen mahdollisesta siirrosta ja niihin liittyvistä kustannuksista päätetään erikseen.

Lieksan kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023 aikana sopimuksen aineistojen hallinnan siirtämisestä.

Lisätietoja Hallintojohtaja Sari Leinonen, p. 040 1044 005,

 sähköposti sari.leinonen(at)lieksa.fi