Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.02.2023/Pykälä 76

Kaupunginhallitus 20.02.2023 § 76  

6/02.05.01.03.01/2023  

Valmistelija Elinvoimajohtaja

Lieksan kaupunginhallitus on kokouksessaan 9.1.2023 § 24 julistanut haettavaksi 30.000 euron määrärahan tapahtumajärjestäjille (yhdistykset ja yksityiset) Lieksan juhlavuoden 2023 tapahtumien toteuttamiseen Lieksan kaupungin alueella. Haku oli avoinna 16.1. klo 9 - 13.2. klo 9.

Erillisen tapahtuma-avustuksen tavoitteena on edistää kaupungin juhlavuoden näkyvyyttä erilaisilla yleisötapahtumilla ympäri vuoden. Tapahtumien tavoitteena on osaltaan vahvistaa kaupungin uudessa strategiassa linjattuja arvoja ja menestyksen kärkiä, samoin kuin edistää hyvinvointia ja terveyttä. Uusien tapahtumien tarkoituksena on lisätä positiivisuutta ja yhteistyötä sekä vahvistaa Lieksan brändiä ja viestintää.

Avustuskriteereissä linjattiin, että juhlavuoden avustus on suunnattu uusien, Lieksan kaupungin alueella vuoden 2023 aikana järjestettävien yleisötapahtumien toteuttamiseen. Toimijoiden ns. säännölliset tapahtumat sekä niihin mahdollisesti suunnitellut juhlavuoden kokonaisuudet huomioidaan kaupungin vuosittaisen toiminta-, kohde- ja talkooavustusten haussa.

Avustettavaksi valittavissa tapahtumissa painotetaan yhteistyötä tapahtumien järjestämisessä (esim. useamman toimijan tapahtumat). Avustuksen käsittelyyn ja avustusmäärän suuruuteen vaikuttaa myös tapahtuman kohderyhmä ja arvioitu kävijämäärä. Tapahtumat voivat olla yleisölle maksuttomia tai pääsymaksullisia. Pääsymaksullisissa tapahtumissa edellytetään tapahtumajärjestäjän omarahoitusta. Hakuajan ulkopuolella tulleet tai puutteelliset hakemukset hylätään. Avustusta voidaan myöntää myös ehdollisena.

Avustusta linjattiin myönnettäväksi enintään kymmeneen eri tapahtumaan. Avustukset ovat vastikkeellisia.

Avustusta haettiin Webropolin lomakkeella, minkä lisäksi hakemuksen pystyi jättämään paperisena. Hakemuksia tuli yhteensä 23 eri yhdistykseltä / toimijalta. Haettu avustusmäärä oli yhteensä 70 315 €.

1.2.2023 voimaan tulleen Lieksan kaupungin hallintosäännön 29 § Viranhaltijoiden tehtävät ja erityinen toimivalta, kohta 7 mukaan elinvoimajohtaja valmistelee kaupunginhallitukselta haettavat yhdistysten avustukset. Juhlavuoden ylimääräinen tapahtumahaku koskee sekä elinvoiman että hyvinvoinnin palvelualueita, ja asiaa on valmisteltu yhteistyössä palvelualueiden kesken. Lieksan kaupungin hyvinvointipalveluista ja elinvoimapalveluista muodostettu ryhmä kävi hakemukset läpi hakuajan päätyttyä ja teki yhteisen esityksen avustettavista tapahtumista Lieksan kaupunginhallituksen päätettäväksi.

Valmisteluryhmä painotti hakemusten käsittelyssä hakukriteerien lisäksi mm. tapahtumien alueellista kattavuutta eri puolilla Lieksaa, jolloin tapahtumien vaikuttavuus koko kunnan alueella olisi mahdollisimman merkittävä. Huomiota kiinnitettiin siihen, että tapahtumatarjontaa olisi eri ikä- ja kohderyhmille. Ryhmä kävi läpi myös esitetyt tapahtumabudjetit sekä niiden sisällön. Lisäksi valmisteluryhmä totesi, että osaan tapahtumista oli haetussa tai muokatussa muodossa haettu aiemmin kaupungin toiminta-, kohde- tai talkooavustusta, ja siihen on mahdollisuus jatkossakin.

Koonti haetuista avustuksista ja työryhmän esitys myönnettävistä avustuksista on liitteenä. Työryhmä esittää, että avustusta myönnetään kymmenelle yhdistykselle / toimijalle yhteensä 30.000 €.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. myöntää Lieksa 50 v. juhlavuoden avustuksia tapahtumajärjestäjille liitteen mukaisesti,

2. että myönnetyt summat ovat enimmäissummia,

3. että avustukset maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan erillisen raportointi- ja tilityslomakkeen mukaisesti,

4. että enintään 50 % myönnetystä tapahtuma-avustuksesta voidaan perustellusti maksaa etukäteen,

5. linjata, että avustusten saajat hoitavat itsenäisesti tapahtuman järjestelyt, eikä kaupunkikonsernilta resursoida tapahtumiin muuta avustusta tai käytännön työtä,

6. että tapahtumajärjestäjien on välittömästi otettava yhteyttä Lieksa 50 v. juhlavuoden koordinaattoriin, jos tapahtuman toteuttamisessa tai suunnitelmissa tulee muutoksia,

7. että tapahtumien viestinnässä on käytettävä kaupungin juhlavuoden logoa, samoin kuin Pohjois-Karjalan tapahtumakalenteria ja sen Lieksa 50 -merkintää,

8. valtuuttaa elinvoimajohtajan ja hyvinvointijohtajan vahvistamaan avustukset, mahdollisen ennakkomaksun sekä avustusten lopulliset summat maksuun toimitettujen tilityslomakkeiden pohjalta.

Päätös Kaupunginhallitus päätti

1. myöntää Lieksa 50 v. juhlavuoden avustuksia tapahtumajärjestäjille liitteen mukaisesti,

2. että myönnetyt summat ovat enimmäissummia,

3. että avustukset maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan erillisen raportointi- ja tilityslomakkeen mukaisesti,

4. että enintään 50 % myönnetystä tapahtuma-avustuksesta voidaan perustellusti maksaa etukäteen,

5. linjata, että avustusten saajat hoitavat itsenäisesti tapahtuman järjestelyt, eikä kaupunkikonsernilta resursoida tapahtumiin muuta avustusta tai käytännön työtä,

6. että tapahtumajärjestäjien on välittömästi otettava yhteyttä Lieksa 50 v. juhlavuoden koordinaattoriin, jos tapahtuman toteuttamisessa tai suunnitelmissa tulee muutoksia,

7. että tapahtumien viestinnässä on käytettävä kaupungin juhlavuoden logoa, samoin kuin Pohjois-Karjalan tapahtumakalenteria ja sen Lieksa 50 -merkintää,

8. valtuuttaa elinvoimajohtajan ja hyvinvointijohtajan vahvistamaan avustukset, mahdollisen ennakkomaksun sekä avustusten lopulliset summat maksuun toimitettujen tilityslomakkeiden pohjalta.

 Merkittiin, että esteellisyytensä ilmoittivat: Matti Ponkilainen Kolin Kotiseutuyhdistys ry:n johtokunnan jäsenenä, Maija Riikonen Kolin Kulttuuriseura ry:n hallituksen puheenjohtajan läheisenä sekä Timo Väänänen Lieksan Yrittäjät ry:n hallituksen jäsenenä. Esteelliset poistuivat kokoushuoneesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Kaupunginhallituksen ensimmäinen varapuheenjohtaja Pertti Turunen toimi puheenjohtajana tämän asian käsittelyn ajan.

Lisätietoja Elinvoimajohtaja Susanna Saastamoinen, p. 040 1044 009,

 sähköposti susanna.saastamoinen(at)lieksa.fi

 Hyvinvointijohtaja Arto Sihvonen, p. 040 1044 101,

 sähköposti arto.sihvonen(at)lieksa.fi