Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 16.11.2023/Pykälä 106

Hyvinvointilautakunta 16.11.2023 § 106 

579/02.08.00.05/2023      

Pohjois-Karjalan hankintatoimi on vuonna 2017 kilpailuttanut alueen kunnille varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän. Liperi on osallistunut maakunnalliseen kilpailutukseen, mutta ei ole ottanut valittua ohjelmistoa käyttöön. Tuolloin sopimuksessa käyttöönotto- ja vuosikustannus Liperille olisi ollut 23 000 euroa.

Daisy on varhaiskasvatukseen kehitetty kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka on käytössä kaikissa muissa Pohjois-Karjalan kunnissa paitsi Liperissä. Daisy voisi korvata nykyisen käyttöikänsä päässä olevan Pro Consona järjestelmän, joka ei tue enää varhaiskasvatuksen toiminnanohjausta nykypäivän vaatimusten mukaisesti. Nyt käytössä olevan Pro Consona -ohjelmiston kustannus on 52 837 euroa vuodessa.

Pro Consona ei palvele sellaisenaan käyttäjien tarpeita, vaan rinnalle on jouduttu ostamaan useita eri ohjelmistoja, ja näiden yhteiskäyttö kuormittaa niin työntekijöitä varhaiskasvatuksen kentällä kuin hallinnossakin. Nyt käytössä olevilla ohjelmistoilla työskentely on hidasta ja vaatii lisäksi myös käsin tehtävää työtä.

Uusi ohjelmisto sisältää monia eri toimintoja samassa paketissa. Jos Daisy otetaan käyttöön, on mahdollista luopua useasta muusta ohjelmistosta kuten viestintää ja varhaiskasvatussuunnitelmia varten hankitusta Tiny App -ohjelmistosta, jonka hinta on 10 313,20 euroa vuodessa. Ohjelmistovaihdoksella säästetään merkittävästi ict-kustannuksissa sekä henkilöstön työajan käytössä.

Daisy-ohjelmisto sisältää mm.:

1. huoltajien sähköisen asioinnin
2. lasten hoitoaikavaraukset, läsnäolokirjaukset ja raportoinnin
3. työvuorosuunnittelun ja työaikakirjaukset
4. varhaiskasvatusmaksujen laskutusominaisuuden
5. viestinnän
6. integraatiot (Varda, Koski, palkkahallinto, Populus, tulorekisteri)
7. lapsen varhaiskasvatussuunnitelman
8. palvelusetelihakemukset
9. aamu- ja iltapäivähoidon hakemukset ja hoitoaikojen ilmoittamisen

Ohjelmisto yhdistää päiväkodin toiminnot, perhepäivähoidon ohjauksen sekä asiakasmaksujen käsittelyn. Daisyn työvuorosuunnittelun ja hoitoaikavarausten yhteensovittamisella voidaan varmistaa nykyistä tarkemmin, että lakisääteinen henkilöstömitoitus toteutuu lasten ja aikuisten välillä päiväkodeissa. Daisyn avulla on mahdollista lisätä tiedolla johtamista ajantasaisilla raporteilla sekä yhteenvedoilla. Ohjelmisto mahdollistaa myös palvelusetelimallin käyttöönoton varhaiskasvatuksessa. Myös Miun palveluissa tehdyt hakemukset voidaan korvata kyseisellä ohjelmistolla, joka helpottaisi perheiden asiointia.

Alustavat kustannukset:

Tällä hetkellä hankintasopimuksen mukainen hinta sisältäen käyttöönoton ja vuosimaksun on yhteensä 24 150 euroa. Daisyn peruspalvelun hankintahinnat eriteltyinä ovat seuraavat:

-          käyttöönotto 5 250 €

-          vuosimaksu 11 550 €

-          pilvipalvelu 2 625 €

-          työvuorosuunnittelun käyttöönottomaksu 1 575 €

-          työvuorosuunnittelun vuosimaksu 3 150 €

yhteensä 24 150 euroa (0 % alv)

Käyttöönottomaksut pitävät sisällään työkokoukset, käyttöönoton koulutukset, järjestelmän ja pilvipalvelun teknisen ympäristön toteutuksen ja testauksen. Hinnat sisältävät jo tiedossa olevan indeksikorotuksen keväällä 2024.

Käyttöönottoprojektissa lisäkuluja voi tulla vanhan tiedon siirrosta uuteen järjestelmään. Niitä voi tulla myös mahdollisista uusista käyttöönotettavista ominaisuuksista, joita järjestelmään on kehitetty vuoden 2017 kilpailutuksen jälkeen. Näitä ovat:

1. HR rajapinta
2. Arkisto rajapinta
3. Henkilöstön Varda tiedonsiirrot
4. Ruokatilausjärjestelmän rajapinta
5. AD integraatio
6. Koski rajapinta

Ohjelmiston uusista mahdollisuuksista tehdään kokonaisarvio ja niiden käyttöönotosta päätetään käyttöönottoprojektin edetessä.

Vaikutusten arviointi Uuden ohjelmiston käyttöönotolla tavoitellaan merkittäviä vuosisäästöjä. Säästö voi olla jopa 30 000-40 000 euroa vuodessa. Tämän lisäksi uusi ohjelmisto tulee vähentämään manuaalista työtä. Kun käytössä on yksi ohjelmisto usean erillisen sijaan, paranee sekä huoltajien että työntekijöiden käyttökokemus.

Hoitoaikavarausten käyttö työvuorosuunnittelun pohjana mahdollistaa resurssien kohdentamisen oikein ohjelmiston avulla. Ohjelmasta voidaan seurata reaaliaikaista tilannetta päiväkotiryhmien lapsimääristä ja näin ollen resurssihoitajien hyödyntäminen helpottuu ja sijaisten tarve havaitaan hyvissä ajoin.

Daisy mahdollistaa henkilöstön reaaliaikaiset työaikakirjaukset ja tämän vaikutus on se, että myös Titanian käytöstä voidaan luopua varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelun osalta. Daisy nopeuttaa työskentelyä usean eri toiminnon osalta. Se helpottaa hakemusten käsittelyä ja päätösten tekemistä. Päätökset näkyvät suoraan palvelussa huoltajille. Ohjelmistolla voidaan huomioida myös hoitoaikavarausten käyttö ruokatilausten pohjana, jolloin ruuan hävikki vähenee.

Valmistelija Varhaiskasvatuksen johtaja

Esittelijä Hyvinvointijohtaja Lappalainen Riitta

Päätösehdotus Hyvinvointilautakunta päättää antaa Meidän It ja Talous Oy:lle (Meita) toimeksiannon valmistella Liperin kunnan varhaiskasvatuksen liittymisen Pohjois-Karjalan hankintatoimen v. 2017 kilpailuttamaan hankintasopimukseen varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Daisyn hankinnasta. Toiminnanohjausjärjestelmän uusimisen yhteyshenkilönä Liperin kunnasta toimii varhaiskasvatuksen johtaja Tiina Korhonen ja Daisy-järjestelmä otetaan käyttöön viimeistään uuden toimintakauden alkaessa 1.8.2024.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.

Ote Meidän IT ja Talous

Toimeenpano Hyvinvointipalvelut

Tiedoksi talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö

Lisätietoja Varhaiskasvatuksen johtaja