Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.11.2023/Pykälä 237

Kunnanhallitus 20.11.2023 § 237 

79/00.02.00.01/2023      

Keskustan valtuustoryhmä jätti valtuuston kokouksessa 28.8.2023 valtuustoaloitteen Liperin kunnassa tehtyjen ja teetettyjen selvitystöiden, suunnitelmien, kartoitusten ja muiden dokumenttien portaalin luomiseksi.

Aloitteessa esitetystä dokumenttiportaalin tai luottamushenkilöiden intran toteutustapa vaihtoehdoista ja niiden kustannuksista pyydettiin alustava selvitys Meidän IT ja Talous Oy:ltä (Meita). Meita selvitti myös, että vastaavaa luottamushenkilöiden intraa ei ole käytössä muissa kunnissa. Aiemmin sähköisessä kokous ympäristössä oli käytössä luottamushenkilöiden intra; toimielinten yhteinen ja jokaiselle toimielimelle erikseen oma sivusto, mutta sen käyttö oli hyvin vähäistä.

Sivuston toteutus, alustava selvitys:

Luottamushenkilöiden intran toteutuksessa luodaan Share Point Online -sivusto, jossa on muokkausoikeudet sovituille Liperin kunnan viranhaltijoille. Sivuston etusivun ja valikkorakenteen suunnittelee ja rakentavat kunnassa intran pääkäyttäjät. Sivustolle luodaan tiedostokirjasto, johon Meita lisää kunnan ilmoittamat sarakkeet ja näkymät. Valtuuston, kunnanhallituksen ja muiden toimielimien varsinaisille jäsenille annetaan lukuoikeudet sivustoon ja tiedostoihin.

Aloitteessa mainittua dokumenttien julkaisua kuntalaisille tehdään tarpeen mukaan Liperin henkilöstön toimesta erikseen kunnan verkkosivuille manuaalisesti. Dokumenttien julkaisu verkkosivuille ei sisälly tähän toteutukseen ja se katsotaan tapauskohtaisesti. On huomioitava, että osa asiakirjoista ei sopimusteknisistä syistä sovellu julkiseen verkkoon julkaistavaksi.

Meitan työmäärä arvio on 2,5 htp. Kustannusarvio on Meitan voimassa olevalla hinnastolla 620,60 e / htp x 2,5 htp = 1551,50 e (alv 0). Laskutus toteutuneen työmäärän mukaan.

Lisäksi kunnan henkilöstön työnä sivuston tiedostorakenteen määrittely vie arviolta yhdestä kahteen työpäivää. Yksittäisten tiedostojen lisääminen on mahdollista toteuttaa muun työn ohella. Alussa työmäärä on suurempi ennen kuin olemassa olevat asiakirjat on siirretty portaaliin.

Luottamushenkilöiden opastus ja perehdytys sivuston käyttöön vie arviolta yhdestä kahteen työpäivää sisältäen ohjemateriaalien valmistuksen.

Muuta huomioitavaa

Kaikki selvitykset, suunnitelmat, kartoitukset ym. asiakirjat tallennetaan dynasty-asianhallintajärjestelmään ja ne säilytetään siellä arkistolain määrittelemän säilytysajan. Tarvittaessa asiakirjoja voi pyytää kirjaamosta.

Asian valmistelussa ja päätöksenteossa asiakirjat ovat kyseisen asian liitteinä tai oheismateriaalina käytettävissä luottamushenkilöillä päätöksenteossa. Viranhaltijat antavat ja ovat myös velvollisia antamaan luottamushenkilöille riittävän ja asianmukaisen tiedon päätöksenteon tueksi.

On syytä pohtia onko sivustolle todellista käyttöä, perustaminen ja varsinkin ylläpito vaatii resurssia, koska asiakirjat joudutaan tallentamaan useaan eri paikkaan ja ajantasalla pito vaatii seurantaa; ne eivät päivity intraan automaattisesti.

Valmistelija Hallintopäällikkö

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että valtuustoaloitteessa esitettyä Liperin kunnassa tehtyjen ja teetettyjen selvitystöiden, suunnitelmien, kartoitusten ja muiden dokumenttien portaalia (intraa) ei edellä mainitun ja olemassa olevan toimintamallin vuoksi perusteta.

Pellervo Hämäläinen ja Mikko Kaskiniemi poistuivat esteellisinä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (syy: inressijäävi).

Pöytäkirjantarkastajaksi tämän pykälän ajaksi valittiin Tero Kuittinen.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.

Ote aloitteen jättäjä