Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 31.05.2022/Pykälä 69

Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastajan valitseminen, option käyttö tilikausille 2023 ja 2024

Tarkastuslautakunta 17.03.2020 § 30

Lisätiedot Lisätiedot:

 tarkastuspäällikkö Leena Timonen

 leena.timonen@siunsote.fi

 p. 013 330 4522

Päätösehdotus Puheenjohtaja

 Tarkastuslautakunta päättää
1. antaa Pohjois-Karjalan hankintatoimelle Siun soten - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän (emo ja tytäryhtiöt) tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen ajalle 2021-2022 (+ optiot 1 vuosi + 1 vuosi)
2. valtuuttaa puheenjohtajan ja tarkastuspäällikön valmistelemaan tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamista koskevan tarjouspyynnön Pohjois-Karjalan hankintatoimen kanssa.
3., että tarjouspyyntövalmistelun jälkeen tarjouspyyntöasiakirjat tuodaan tarkastuslautakunnan hyväksyttäväksi.

Päätös Hyväksyttiin.
Merkitään pöytäkirjaan, että tarkastuslautakunnan jäsen Pekka Kukkonen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Esteellisyys: Joensuun kaupunki kilpailuttaa myös tilintarkastuspalvelut ja Pekka Kukkonen on Joensuun kaupungin tarkastuslautakunnan puheenjohtaja.

Selostus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän tilintarkastuspalveluista voimassa oleva sopimus päättyy, kun tilikauden 2020 tarkastus on saatettu loppuun.

 Kuntalain (410/2015 § 122) mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on vaklmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta (§ 121). Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

 Siun sote- Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän konserniohjeen 6.8 luvun mukaan: tarkastuslautakunta laatii suunnitelman konserniyhteisöjen tilintarkastuksen järjestämisestä ti-lintarkastajaehdokkaiden nimeämistä varten. Yhtymähallitus nimeää tilintarkastajaehdokkaat yhtiökokouksissa ja säätiöiden vuosikokouksissa tehtävää päätöstä varten.

 Yhteisöön valitaan tilintarkastusyhteisöksi sama tilintarkastusyhteisö kuin kuntayhtymässä. Mikäli mahdollista yhteisestä tilintarkastusyhteisöstä vastuulliseksi tilintarkastajaksi valitaan yhteisöön sama tilintarkastaja kuin kuntayhtymään.

 Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen ajalle 2021-2022 (+ optiot 1 vuosi +1 vuosi) Pohjois-Karjalan hankintatoimen avulla.

Tarkastuslautakunta 07.04.2020 § 53

Lisätiedot Tarkastuspäällikkö Leena Timonen

 leena.timonen@siunsote.fi

 p. 013 330 4522

Päätösehdotus Puheenjohtaja:

 Tarkastuslautakunta päättää
1. hyväksyä tilintarkastuksen kilpailuttamisesta laaditut tarjouspyyntöasiakirjat sekä
2. antaa Pohjois-Karjalan hankintatoimelle  ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle sekä tarkastuspäällikölle oikeuden tehdä tarvittavat stilistisiä ja teknisiä muutoksia tarjouspyyntöön.

Päätös Puheenjohtajan muutosesitys:

Tarkastuslautakunta päättää
1. poistaa tarjouspyyntöasiakirjoista Siun soten Henkilötietojen käsittelyn ehdot ja liitteen. Lakisääteisessä tilintarkastuspalvelussa henkilötietojen rekisterinpitäjä on tilintarkastusyhteisö. Muilta osin tarkastuslautakunta hyväksyy tilintarkastuksen kilpailuttamisesta laaditut tarjouspyyntöasiakirjat sekä
2. antaa Pohjois-Karjalan hankintatoimelle ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle sekä tarkastuspäällikölle oikeuden tehdä tarvittavia stilistisiä ja teknisiä muutoksia tarjouspyyntöön.

Hyväksyttiin.

Merkitään pöytäkirjaan, että vastuullinen tilintarkastaja Jorma Nurkkala ei ollut läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn aikana. Esteellisyys: edustusjäävi
Merkitään pöytäkirjaan, että tarkastuslautakunnan 1 varapuheenjohtaja Pekka Kukkonen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Esteellisyys: intressijäävi

Selostus Tarkastuslautakunta 17.3.2020 § 30

 Tarkastuslautakunta käy tilintarkastuskilpailuttamisesta laaditut tarjouspyyntöasiakirjat läpi.

 Tarjouspyyntöasiakirjat on lähetetty sähköpostitse 1.4.2020.

Tarkastuslautakunta 21.08.2020 § 94

Lisätiedot Tarkastuspäällikkö Leena Timonen

 leena.timonen@siunsote.fi

 p. 013 330 4522

Päätösehdotus Puheenjohtaja:

 Tarkastuslautakunta ehdottaa Siun sote- Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän yhtymävaltuustolle, että yhtymävaltuusto päättää valita Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali-ja terveysalvelujen kuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi BDO Audiator Oy:n tilikausille 2021-2022 ensisijaisesti kuntalain tarkoittamaa tilintarkastusta varten, ja että yhtymävaltuusto valitsee nimitettäväksi Siun sote- Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymään kuuluvien konserniyhteisöjen tlintarkastusehdokkaaaksi BDO Audiator Oy:n tilikausille 2021-2022.

Perustelut: BDO Audiator Oy:n tarjous on ilmoitettujen vertailuperusteiden ja tarjousvertailun mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin (liitteenä tarjousten vertailutaulukko). Kaksi tilikautta BDO Audiator Oy:llä on yhteensä 93 760 € (alv 0 %).

Samalla kuntayhtymän yhtymävaltuusto velvoittaa Pohjois-Karjalan hankintatoimea antamaan tiedoksiannon hankintapäätöksestä tarjoajille sekä oikeuttaa tekemään sopimuksen Siun sote-Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän ja BDO Audiator Oy:n välillä.

Kuntayhtymän ja sen konserniyhteisöjen sekä BDO Audiator Oy:n välillä käytetään Pohjois-Karjalan hankintatoimen laatimaa sopimuspohjaa.

Option käytöstä tehdään tarvittaessa erillinen päätös.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkitään pöytäkirjaan, että tarkastuslautakunnan 1. varapuheenjohtaja Pekka Kukkonen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Esteellisyys: intressijäävi.

 

Selostus Tarkastuslautakunta 17.3.2020 § 30 ja tarkastuslautakunta 7.4.2020 § 53

 Kuntalain (410/2015) 121 §:n mukaisesti tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu tilintarkastajien valinnan valmistelu. Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

 Hankintamuotona käytettiin hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Tarjouspyyntö (292239) julkaistiin Hilmassa (Julkisten hankintojen kansallisessa ilmoituskanavassa) 21.4.2020. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista.

 Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:

-          BDO Auditor Oy, hinta 93 760 € (alv 0 %)

-          KPMG Oy Ab, hinta 155 200 € (alv 0 %)

Sopimus tilintarkastuksesta tehdään tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella.

Pohjois-Karjalan hankintatoimi on suorittanut hankintakilpailutuksen sekä tarjousvertailun saatujen tarjousten perusteella. Kilpailutus koskee Siun sote -Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän ja sen konserniyhteisöjen lakisääteistä tilintarkastusta tilikausille 2021-2022 sekä optioita tilikausille 2023 ja 2024. Muut tarjoukseen liittyvät tarjousasiakirjat ovat nähtävissä erillisessä kansiossa, joista osa on salaisia asiakirjoja.

BDO Audiator Oy:n tarjous on ilmoitettujen vertailuperusteiden ja tarjousvertailun mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin.

Yhtymävaltuusto 08.10.2020 § 41

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta:

                                               Tarkastuslautakunta ehdottaa Siun sote- Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän yhtymävaltuustolle, että yhtymävaltuusto päättää valita Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali-ja terveysalvelujen kuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi BDO Audiator Oy:n tilikausille 2021-2022 ensisijaisesti kuntalain tarkoittamaa tilintarkastusta varten, ja että yhtymävaltuusto valitsee nimitettäväksi Siun sote- Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymään kuuluvien konserniyhteisöjen tlintarkastusehdokkaaaksi BDO Audiator Oy:n tilikausille 2021-2022.

Perustelut: BDO Audiator Oy:n tarjous on ilmoitettujen vertailuperusteiden ja tarjousvertailun mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin (liitteenä tarjousten vertailutaulukko). Kaksi tilikautta BDO Audiator Oy:llä on yhteensä 93 760 € (alv 0 %).

Samalla kuntayhtymän yhtymävaltuusto velvoittaa Pohjois-Karjalan hankintatoimea antamaan tiedoksiannon hankintapäätöksestä tarjoajille sekä oikeuttaa tekemään sopimuksen Siun sote-Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän ja BDO Audiator Oy:n välillä.

Kuntayhtymän ja sen konserniyhteisöjen sekä BDO Audiator Oy:n välillä käytetään Pohjois-Karjalan hankintatoimen laatimaa sopimuspohjaa.

Option käytöstä tehdään tarvittaessa erillinen päätös.

Päätös Hyväksyttiin.

Tarkastuslautakunta 31.05.2022 § 69

Lisätiedot Tarkastuspäällikkö Leena Timonen

 leena.timonen@siunsote.fi

 p. 013 330 4522

Päätösehdotus Puheenjohtaja:

 Tarkastuslautakunta esittää yhtymävaltuustolle, että

1. yhtymävaltuusto päättää käyttää kuntayhtymän (emon)  tilintarkastuksen hankintasopimukseen sisältyvät optiot ja valita kuntayhtymän  (emon) tilikausien 2023 ja 2024 tilintarkastuspalvelujen toimittajaksi BDO Audiator Oy:n, vastuunalaisena tilintarkastajana KHT, JHT Ulla-Maija Tuomela  ja

2. kuntayhtymän määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi nimetään tilikausille 2023 ja 2024 BDO Audiator Oy.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Yhtymävaltuusto 08.10.2020 § 41

  Pohjois-Karjalan hankintatoimi on kilpailuttanut kuntayhtymän ja sen konserniyhteisöjen  tilintarkastuspalvelut tilikausille 2021-2022 ja optiot koskien vuosia 2023 ja 2024. Yhtymävaltuusto valitsi 8.10.2020 § 41 kuntayhtymän (emon) 2021-2022 tilintarkastuspalvelujen toimittajaksi BDO Audiator Oy:n.

 Yhtymävaltuuston päätöksessä todetaan, että optioiden käytöstä tehdään tarvittaessa erillinen päätös. Sopimus tilintarkastuspalveluista on allekirjoitettu 22.12.2020.

 Hankintasopimuksen mukaan sopimuskausi on 1.7.2021-30.6.2023 ja se koskee tilikausien 2021 ja 2022 tilintarkastuksia. Sopimus voi jatkua 1+1 vuodella ajalla 1.7.2023-30.6.2024 (tilikausi 2023) sekä 1.7.2024-30.6.2025 (tilikausi 2024), mikäli tilaaja niin päättää. Päätös sopimuksen jatkamisesta voidaan tehdä yhdelle tai kahdelle tilikaudelle kerrallaan. Päätös sopimuksen jatkamisesta tehdään ja annetaan tiedoksi viimeistään 6 kk ennen sopimuskauden/optiokauden loppua.

 Mikäli sopimus jatkuu, niin optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Allekirjoittaessaan hankintasopimuksen palvelutuottaja sitoutuu omalta osaltaan siihen, että sopimus jatkuu mainitun määräajan, mikäli tilaaja niin päättää.

  Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehävät siirtyvät osittain tai kokonaan.

  Tarkastuslautakunta toteaa, että BDO Audiator Oy:n toteuttamat tilintarkastuspalvelut ovat toimineet hyvin, yhteistyö vastuullisen tilintarkastajan kanssa on ollut toimivaa ja sopimusta on noudatettu. Kuntayhtymän toiminnot siirtyvät Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen, joten optiovuuosien käyttäminen on tämänkin vuoksi tarkoituksenmukaista.