Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 21.06.2022/Pykälä 78

Sivistyslautakunta 26.04.2022 § 39 

Vuoden 2022 talousarvion investointiosaan on varattu 70 000 suuruinen määräraha Päiväkoti Käenpesän piha-alueen kunnostamiseen (Tohmajärven kunnan valtuusto, 13.12.2021).

Tohmajärven kunnan varhaiskasvatusyksiköiden tiloista sekä piha-alueiden kunnosta ja turvallisuudesta vastaa kunnan tekninen toimi. Kemien alueelle valmistui uusi sivistyskeskus Ahjo vuonna 2021, jonka rakennusvaiheessa on huomioitu jo muiden kunnallisten rakenteiden elinkaarta sekä kunnan lapsimäärän kehitystä. Kunnassamme syntyvyys on laskenut merkittävästi ja on todennäköistä, että 5-10 vuoden aikajänteellä myös lasten varhaiskasvatusta keskitetään Sivistyskeskus Ahjon ja Tikkalan päiväkodin tiloihin. Tästä huolimatta päiväkodin piha-alueen uudistamistarve on ajankohtainen ja tarpeellinen: Pihan turvallisuudesta tulee huolehtia myös kohteen elinkaaren loppupuolella nykykäyttäjien hyvän kasvu- ja toimintaympäristön turvaamiseksi.

Piha-alueen suunnittelu ja kilpailutustyötä on käynnistetty kevään 2022 aikana. Tarkoituksena on, että kuluvan vuoden aikana piha-alue saataisiin kunnostettua. Toki on huomioitava, että maailmantilanne osaltaan tulee mahdollisesti vielä vaikuttamaan investoinnin lopulliseen aikatauluttamiseen.

Suunnittelutiimissä on edustajia teknisestä toimesta, sivistyksestä sekä varhaiskasvatuksesta, mukaan lukien Käenpesän pihan käyttäjiä. Käenpesän päiväkodin henkilöstöedustajat ovat myös kuulleet lasten ideoita ja ehdotuksia suunnittelumme tueksi mm. yhdessä keskustellen ja piirtämällä. Tällä kokoonpanolla olemme saaneet hyvin muodostettua laadullisia ja toiminnallisia kriteerejä kilpailutuksen tueksi.

Piha-alueella on useita akuutteja muutoskohteita, vanhoja välineitä on vaihdettava uusiin ja tämä puolestaan vaatii maanrakennus töitä. Budjetti on sinällään kohtuullinen - toki täyttä piharemonttia sillä ei saa kustannettua. Usein itse välineet ovat hinnaltaan vielä kohtuullisia, mutta suurin osa loppusummasta muodostuu maanrakennuksesta välineiden turvallisen pystyttämisen sekä niiden turva-alustojen suhteen. Jotta saisimme budjetin riittämään, pihalla on tarkoitus hyödyntää hyvä kuntoisia siellä jo olevia välineitä sekä aikaisemmista yksiköistä käyttämättömäksi jääneitä hyvä kuntoisia välineitä. Myös pihalle uusittavien välineiden jatkokäyttöä on hyvä pohtia tulevaisuuden näkökannalta.

Kilpailutusta laaditaan ja käynnistetään parhaillaan hankintatoimen kanssa. Kilpailutus tehdään todennäköisesti ranskalaistyyppisenä kilpailutuksena, jolloin kunta hakee määritetyllä summalla ratkaisua piha-alueen toteutukseen. Hankinnassa on huomioitava myös puitesopimukset, joissa Tohmajärven kunta on mukana mm. ulkoleikkivälineiden ja -varusteiden osalta. Pihan kunnostukseen budjetoidusta summasta noin 75 % kohdennetaan kilpailutukseen, jossa haetaan tarjousta pihan suunnittelun, uusien välineiden sekä niiden asentamisen ja turva-alustojen kokonaisuudesta. Budjetista noin 25 % varataan perusparannukseen mm. maanrakennuksen, valaistuksen sekä aitojen suhteen, jotka toteutetaan kunnan omana toimena teknisen toimen kautta. Kilpailutuksen myötä saadut tarjoukset arvioidaan yhdessä suunnittelutiimin kanssa, valiten vaihtoehdoista toiminnallisesti parhaiten tarpeita vastaavan vaihtoehdon.

Asian valmistelija

 varhaiskasvatuksen päällikkö

Esittelijä

 sivistysjohtaja

Päätösehdotus

 Sivistyslautakunta merkitsee tiedoksi varhaiskasvatuksen päällikön edellä kuvaaman tilannekatsauksen päiväkodin piha-alueen kunnostamisprojektista.

Päätös

 Hyväksyttiin.

 ________

Sivistyslautakunta 31.05.2022 § 52 

Käenpesän piha-alueen kunnostamiseksi vuoden 2022 aikana on muodostettu toimialarajat ylittävä suunnittelutiimissä. Tiimissä on ollut edustajat teknisestä toimesta, sivistystoimesta ja varhaiskasvatuksesta: osallistujina tekninen johtaja, sivistysjohtaja, kiinteistöpäällikkö, varhaiskasvatuksen päällikkö, päiväkodin johtaja, kiinteistön hoitaja sekä jokaisesta Käenpesän päiväkodin ryhmästä yksi henkilökunnan edustaja.

Suunnittelutiimi on muodostanut piha-alueen toiminnallisten tarpeiden pohjalta laadulliset kriteerit kilpailutuksen tueksi. Kilpailutus käynnistettiin Joensuun hankintatoimen kanssa ranskalaisen mallin mukaisesti. Kilpailutus alittaa kansallisen kilpailutuksen kynnysarvon. Joensuun hankintatoimi on kilpailuttanut ulkoleikki, ulkokuntoilu- ja lähiliikuntapaikkojen välineet ja varusteet, jonka puitesopimuksessa myös Tohmajärvi on mukana. Näin ollen kilpailutus on kohdennettu tässä puitesopimuksessa mukana oleville toimittajille.

Tarjouspyyntöön sisällytettiin urakasta 55 000 euroa, ranskalaisella mallilla on pyydetty laadullisten kriteereiden mukaista tarjousta ja toteutusehdotusta tällä summalla. Investointirahasta loppuosa on varattu kunnan teknisentoimen käyttöön. Tälää rahalla tekninen tekee omana työnään pihaurakkaa valmistelevia töitä, mm. maatöitä.

Toiminnallisesti urakka olisi paras toteuttaa kesäaikaan, jolloin remontoinnin vaikutukset asiakkaille sekä päivittäiseen toimintaan olisivat vähäisimmillään. Tästä johtuen tarjouspyynnössä on asetettu urakan takarajaksi heinäkuun loppu. Halukkaille tarjoajille on järjestetty mahdollisuus tutustua torstaina 19.5.2022 klo 12-14 Käenpesän päiväkodin pihaan sekä käydä keskustelua tarjoukseen ja pihaan liittyen, tutustumiskäyntiä on suositeltu tarjouspyynnössä. Tutustumiskäynnille osallistui 3 yritystä.

Tutustumiskäynnin pohjalta tarjouspyyntöä tarkennettiin siten, että tarjoajalle on mahdollisuus esittää urakan toteuttamisajankohtaan vaihtoehtoista ajankohtaa: tilaajan tavoitteena on edelleen, että päiväkodin perusparannustyöt olisi asennuksineen valmiina ja vastaanotettuna viimeistään 31.7.2022, mutta mikäli tarjoaja haluaa poiketa ajankohdasta ja tarjota poikkeavaa aikataulua, tulee tarjoajan liittää mukaan selvitys tavoiteaikataulusta töiden toteuttamiselle ja koska muuna aikana päiväkodilla ei ole mahdollisuutta järjestää väistötiloja on piha-alueen työt toteuttava siten, ettei päiväkodin normaali toiminta keskeydy ja työmaa-alue on oltava turvallisesti rajattavissa.

Tutustumiskäynnin lisäksi tarjoajilla on ollut mahdollisuus esittää kysymyksiä maanantaihin 23.5.2022 saakka. Tarjoukset on jätettävä 1.6.2022 klo 12:00 mennessä. Pohjois-Karjalan hankinta toimi vastaa kilpailutuksesta. Suunnittelutiimi kokoontuu seuraavan kerran pe 3.6.2022 klo 11.30-15.30, jolloin käydään tulleet tarjoukset  läpi, tehdään tarvittava vertailu ja arviointi valintakriteerien pohjalta sekä valitaan vaihtoehdoista parhaiten tarpeita vastaava vaihtoehto. Suunnittelutiimiin osallistuu myös hankintatoimen yhteyshenkilö.

Asian valmistelija

 varhaiskasvatuksen päällikkö, sivistysjohtaja

Esittelijä

 sivistysjohtaja

Päätösehdotus

 Sivistyslautakunta päättää, että:

1) suunnittelutiimi valitsee tarjouskilpailun voittajan ja ilmoittaa sen hankintatoimeen.
2) hankintatoimi valtuutetaan tekemään virallinen hankintapäätös suunnittelutiimin valinnan mukaisesti.
3) hankintatoimi saa valtuudet tehdä myös muut hankintaan liittyvät sopimukset ja dokumentit.

Päätös

 Hyväksyttiin.

 ________

Sivistyslautakunta 21.06.2022 § 78  

213/02.08.00/2022 [Päiväkoti Käenpesän piha-alueen kunnostaminen]
370/02.02.00/2021 [Talousarvio vuodelle 2022]  

Tarjouskilpailutus päättyi 1.6.2022 klo 12.00 ja määräaikaan saapui 1 tarjous. Tarjouksen jätti Kompan Suomi Oy.

Suunnittelutiimi kävi läpi jätetyn tarjouksen ja tarjouksen hyväksymisen sijaan näki tarpeellisena edetä neuvotteluun tarjouksen sisällöstä. Neuvottelumenettelyn myötä Kompan Suomi Oy tarkensi tarjoustaan annettuun määräaikaan 12.6.2022 mennessä.

Täsmennettyä tarjousta arvioitiin kunnan suunnittelutiimin toimesta 14.6.2022. Työryhmä päätti yksimielisesti, että Kompan Oy:n tarjous hyväksytään ja hankintasopimus solmitaan. Pohjois-Karjalan hankintatoimi valtuutettiin tekemään asiassa tarvittavat toimenpiteet, asiakirjat ja sopimukset.

Alustavasti pihan perusparannuksen odotetaan toteutuvan elokuun loppupuolella. Kunta aloittaa omana työnä tehtäviä kunnostustoimia jo heinäkuun aikana.

Asian valmistelija

 varhaiskasvatuksen päällikkö

Esittelijä

 sivistysjohtaja

Päätösehdotus

 Sivistyslautakunta merkitsee tiedoksi varhaiskasvatuksen päällikön edellä kuvaaman tilannekatsauksen päiväkodin piha-alueen kunnostamisprojektista.

Päätös

 Hyväksyttiin.

 ________