Aluehallitus
Pöytäkirja 31.01.2024/Pykälä 5

Aluehallituksen kokouskäytännöt 2024

Aluehallitus 31.01.2024 § 5

Lisätiedot Hallintojohtaja Ilkka Naukkarinen

 ilkka.naukkarinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4503

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus päättää kokoustensa osalta jatkossa seuraavaa:

* Hallituksen kokoukset ovat hallitusten jäsenten osalta läsnäolokokouksia, kokoukset pidetään pääsääntöisesti Tikkamäentie 16, 80210 JOENSUU, M-talossa. Valtuuston puheenjohtajat voivat osallistua kokouksiin etäyhteydellä.

* Johtavat viranhaltijat osallistuvat hallituksen kokouksiin hyvinvointialuejohtajan infossa tämän harkinnan mukaan ja voivat osallistua kokoukseen etäyhteydellä. Aikaisemmasta johtavien viranhaltijoiden osallistumiskäytännöstä hallituksen kokouksiin luovutaan.

* Hallituksen nimeämät edustajat eri toimielimiin antavat osavuosikatsausten yhteydessä hallitukselle katsauksen edustamansa toimielimen asioista ja päätöksistä. Esityslistalle otetaan katsauksia varten oma asia, johon ne kirjataan halutussa muodossa.

* Kokousten teemoittaminen huomioidaan esityslistojen laatimisessa mahdollisuuksien mukaan.

* Hallituksen päätöksistä pidetään ns. päätöslokia, joka tallennetaan sähköiseen kokousympäristöön.

Päätös Hyväksyttiin.

Todettiin, että läsnäolokokoukset otetaan käyttöön helmikuun kokouksesta lukien ja että yksittäisten asioiden osalta esteellisen sijalla oleva varahenkilö voi osallistua kokoukseen etäyhteydellä.

Selostus Aluehallitus on keskustellut kokoustensa yms. yhteydessä hallitustyöskentelyyn liittyvistä asioista. Viimeksi asiasta on keskusteltu 20.12.2023 pidetyssä hallituksen iltakoulussa.

 (Johtavien viranhaltijoiden läsnäolo- ja puheoikeudesta aluehallituksen kokouksissa on päätetty § 31/28.4.2022). Johtavat viranhaltijat ovat osallistuneet hallituksen kokouksiin hyvinvointialuejohtajan katsauksen ajaksi, ja ovat poistuneet sen jälkeen. Johtamisjärjestelmän muutoksen myötä johtoryhmän kokoonpano on muuttunut, ja on nähty, että koko johtoryhmäläisten paikalla olo ei välttämättä ole perusteltua säännönmukaisesti. Käytännöksi esitetään, että jatkossa johtavat viranhaltijat osallistuisivat kokoukseen silloin, kun asialistalla on ns. omia asioita tai jos hyvinvointialuejohtaja muusta syystä näkee viranhaltijan kokoukseen kutsumisen tarpeelliseksi.

 Hallituksen kokoukset ovat korona-ajan käytäntöjen myötä olleet ns. hybridikokouksia. Etäyhteyksillä toimittaessa asioiden käsittelyssä on tullut yhteys- tai reagointiongelmia, eivätkä kaikki hallituksen jäsenten näkökannat ole tulleet huomioiduksi. Hallituksen iltakoulussa 20.12.2023 yhteinen näkemys oli, että kokouksissa siirrytään paikallaolokokouksiin.

Hallintosäännön 64 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.

 Hallitustyöskentelyn kehittämisessä on niin ikään tullut esiin lautakuntien ym. asioiden seuranta hallituksessa. Seuranta ja raportointi voitaisiin keskittää esim. osavuosikatsausten rytmiin (4 krt/v). Hallitus nimesi § 34/28.4.2022 edustajansa lautakuntiin ja jaostoihin seuraavasti:

• hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta, Karita Kaita
• tulevaisuuslautakunta, Eila Heinonen
• turvallisuuden ja varautumisen lautakunta, Eeva-Liisa Auvinen
• osallisuusvaliokunta, Osmo Pirhonen
• ympäristöterveydenhuollon jaosto, Tapio Hämäläinen.

 Kokousedustajat antaisivat hallitukselle lyhyen katsauksen edustamansa toimielimen asioista. Katsaukset kirjataan pöytäkirjaan hallituksen päättämällä tavalla.

 Muita keskusteluun nousseita asioita ovat hallitusten esityslistojen pituus ja päätösten seuranta. Hyvinvointialueen hallinnossa on otettu käyttöön  vuosikalenteri, jossa valmisteltavien asioiden rytmitys pyritään saamaan suunnitelmallisemmaksi, ja joka mahdollistaa kokousten esityslistojen aiempaa suunnitelmallisen suunnittelun. Tällä voidaan vaikuttaa jossakin mm. esityslistoille tulevien asioiden määrälliseen tasaamiseen ja aihepiirittäiseen yhdistelyyn.

 Päätösten seurannassa yhteisöt ovat ottaneet käyttöön ns. päätöslokeja, joka on täydentyvä dokumentti, ja jota päivitetään ainakin merkittävien päätösten osalta toimenpiteiden edistymisen yms. osalta. Suunniteltu päätösloki tallennetaan Siun soten sähköiseen kokousympäristöön, jossa se on hallituksen  jäsenten ja valtuuston puheenjohtajien seurattavissa. Lokia täydennetään hallituksen kokousten esityslistojen lähettämisen rytmissä.