Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.02.2023/Pykälä 38

26/00.04.07/2023

Khall 06.02.2023 § 38   

Selostus Sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) 64 § määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuoden 2004 alusta lukien.             

 Kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu.

 Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän välillä tehtiin "Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutussopimus" vuoden 2017 alussa. Sopimuksessa todetaan, että Siun soten purkautuessa tarvittavat tiedot siirretään taholle, jolle järjestämisvastuu siirretään.

 Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut ohjeen aineistosiirroista. Myös THL:n tulkinta sote-uudistuksen voimaanpanolain 64 pykälän 2 momentista on, että 1.1.2017 kuntayhtymän omistukseen siirretyt aineistot siirtyvät palveluiden järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle mukaan lukien arkistoidut aineistot.

 Lisäksi mikäli kuntiin on jäänyt kuntayhtymää perustettaessa potilas- tai asiakasasiakirjoja tai niihin liittyviä hallinnollisia asiakirjoja, jotka ovat säilytysvaiheessa, tulee ne siirtää nyt hyvinvointialueelle. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle ei siirretty vuoden 2017 alussa asiakas- ja potilasasiakirjoihin liittyviä hallinnollisia aineistoja, mutta nyt näidenkin aineistojen omistajuus siirretään voimaanpanolain mukaisesti.

 Pohjois-Karjalan kuntien tulee laatia uudet nykyisen lainsäädännön mukaiset sopimukset aineistojen siirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kanssa.

Vaikutusarviointi Ei vaikutusarviointia.

Valmistelija toimistosihteeri-arkistonhoitaja

Lisätietoja toimistosihteeri-arkistonhoitaja Pekka Jääskeläinen, puh. 050 464 3324, pekka.jaaskelainen@outokummunkaupunki.fi

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että Outokummun kaupunki luovuttaa edelleen 1.1.2023 alkaen sote-uudistuksen voimaanpanolain 64 §:n ja THL:n ohjeistuksen mukaisesti Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle 1.1.2017 siirtämänsä seuraavat aineistot Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintaan:

- toiminnassaan syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat
- kaupungin hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat
- kaupungin opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat
- ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien kohteiden asiakirjat
- pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien.

Digitaalisia asiakas- ja potilastietoja ei jää Outokummun kaupungin omistukseen. Digitaalisten asiakas- ja potilastietojen omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen kustannuksista.

Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä, vaan kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta. Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa periä tilavuokraa säilyttämistään aineistoista.

Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta.

Outokummun kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat poimimaan omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Outokummun kaupunki ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023 aikana aineistonsiirtosopimuksen.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.