Aluehallitus
Pöytäkirja 01.06.2023/Pykälä 115

Tietoaineistojen hallinnointivastuun siirtäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle

Aluehallitus 01.06.2023 § 115

Lisätiedot Tiedonhallintapäällikkö Tiina Vatanen

 tiina.vatanen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4509

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus päättää seuraavaa:

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue ottaa hallintaansa 1.1.2023 alkaen seuraavat tietoaineistot sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) §64 ja THL:n aineistonsiirto-ohjeistuksen mukaisesti Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen alueeseen kuuluvilta kunnilta:

- kaikki Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän toiminnassa 1.1.2017 - 31.12.2022 syntyneet tietoaineistot

- alueeseen kuuluvien kuntien toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat, pois lukien Lieksan kaupungin työterveyshuollon potilasasiakirjat, jotka koskevat kaupungin itse tuottamia työterveyshuollon palveluita omalle henkilökunnalleen sekä Lieksan kaupungin arkistointivaiheessa olevat terveydenhuoltolain 18 §:n mukaiset työterveydenhuollon potilasasiakirjat

- toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat

- alueeseen kuuluvien kuntien opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat

- alueeseen kuuluvien kuntien sekä Leppävirran ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien kohteiden asiakirjat

- alueeseen kuuluvien kuntien pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien.

Digitaaliset asiakas- ja potilastiedot siirtyvät Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintaan. Digitaalisten asiakas- ja potilastietojen omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen kustannuksista, pois lukien Lieksan kaupungin työterveyshuollon digitaaliset potilasasiakirjat, joiden hallinnoinnista ja kustannuksista vastaa jatkossakin Lieksan kaupunki.
Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän ja sen jäsenkuntien kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä, vaan Pohjois-Karjalan hyvinvointialueeseen kuuluvat kunnat ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta. Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa perimään tilavuokraa säilyttämistään aineistoista.

Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuu poimimaan omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalveluhinnaston mukaisesti.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueeseen kuuluvat kunnat ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023 aikana aineistonsiirtosopimukset. Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen puolesta aineistonsiirtosopimukset allekirjoittaa tiedonhallintapäällikkö tai digijohtaja.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Sote-uudistuksen voimaanpanolaki (616/2021) § 64 määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisiltä palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuoden 2004 alusta lukien.

 § 64 toisen momentin mukaan kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu.

 Arkistointivaiheella tarkoitetaan tiedonhallintalain (906/2019, 21 §) mukaan tietoaineistojen säilytysvaiheen päättymistä, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysvaiheen aikana tietoaineistoja käytetään niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai näihin rinnastuviin tarkoituksiin. Säilytysajan määrittelee tiedonhallintayksikkö. Säilytysajan päätyttyä arkistoitaviksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen ja muut tietoaineistot tuhotaan, siksi arkistoitavien tietoaineistojen arkistointivaiheen voidaan katsoa alkavan, kun asiaan liittyvät määräajan säilytettävät tietoaineistot on tuhottu. Jos kaikki samaan asiayhteyteen kuuluvat tietoaineistot ovat arkistoitavia, täytyy kunnan siirtyville tietoaineistoille määritellä säilytysvaiheen päättymisajankohta.

 Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän välillä tehtiin "Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutussopimus" vuoden 2017 alussa. Sopimuksissa todetaan, että Siun soten purkautuessa tarvittavat tiedot siirretään taholle, jolle järjestämisvastuu siirretään.

 Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut ohjeen aineistosiirroista. Myös THL:n tulkinta sote-uudistuksen voimaanpanolain 64 § 2 momentista on, että 1.1.2017 kuntayhtymän omistukseen siirretyt aineistot siirtyvät palveluiden järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle mukaan lukien arkistoidut aineistot.

 Lisäksi mikäli kuntiin on jäänyt kuntayhtymää perustettaessa potilas- tai asiakasasiakirjoja tai niihin liittyviä hallinnollisia asiakirjoja, jotka ovat säilytysvaiheessa, tulee ne siirtää nyt hyvinvointialueelle. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle ei siirretty vuoden 2017 alussa asiakas- ja potilasasiakirjoihin liittyviä hallinnollisia aineistoja, mutta nyt näidenkin aineistojen omistajuus siirretään voimaanpanolain mukaisesti.

 Terveydenhuoltolain (1326/2010, 18 §) mukainen työterveyshuoltopalveluiden alueellinen järjestämisvastuu siirtyi 1.1.2023 kunnilta hyvinvointialueille. THL:n aineistonsiirto-ohjeen mukaisesti kunnan alueen työpaikoissa työskenteleville työntekijöille ja alueella toimiville yrittäjille ja muille omaa työtä tekeville järjestetyn työterveyshuollon (terveydenhuoltolaki 18 §) säilytysvaiheessa olevat potilasasiakirjat siirretään hyvinvointialueelle. Lieksan kaupungin omistukseen jäävät kunnan omille työntekijöilleen työnantajana järjestämän työterveyshuollon potilasasiakirjat.

 Kunnan työterveyshuoltolain (1383/2001) tarkoittamana työnantajana Lieksan kaupungin henkilökunnalleen itse tuottamassaan työterveydenhuollossa muodostuneet säilytysvaiheessa olevat potilasasiakirjat siirretään hyvinvointialueelle siltä osin kuin ne koskevat henkilöitä, joiden työnantaja on 1.1.2017 alkaen ollut Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä tai 1.1.2023 alkaen Pohjois-Karjalan hyvinvointialue.

 Kaikki arkistointivaiheessa olevat työterveydenhuollon potilasasiakirjat jäävät Lieksan kaupungin omistukseen.

 Sote-uudistuksen voimaanpanolaki ei ota kantaa ympäristöterveydenhuollon tietoaineistoihin, mutta THL:n uusin ohje (30.3.2023) aineistonsiirroista linjaa, että kuntayhtymän aikana muodostuneet ympäristöterveydenhuollon tietoaineistot siirtyvät Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintaan, samoin mahdolliset ennen vuotta 2017 muodostuneet ympäristöterveydenhuollon aineistot, joita välttämättä tarvitaan jatkavassa organisaatiossa.

 Pohjois-Karjalan kuntien tulee laatia uudet nykyisen lainsäädännön mukaiset sopimukset aineistojen siirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kanssa.

 Ohjeessa kehoitetaan hyvinvointialueita ja aineistoja luovuttavia organisaatioita sopimaan toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta.

 Kontiolahden kunnanhallitus, Joensuun kaupunginhallitus, Liperin kunnanhallitus, Leppävirran kunnanhallitus, Outokummun kaupunginhallitus, Juuan kunnanhallitus, Ilomantsin kunnanhallitus, Tohmajärven kunnanhallitus, Nurmeksen kaupunginhallitus, Kiteen kaupunginhallitus, Rääkkylän kunnanhallitus, Heinäveden kunnanhallitus, Polvijärven kunnanhallitus, Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria ja Lieksan kaupunki ovat tehneet päätöksen aineistonsiirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle.