KH 16.03.2026 § 97  

509/00.01.01.00/2026  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tahoa, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Jos tällaisen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määritellään lainsäädännössä, rekisterinpitäjä tai tämän nimittämistä koskevat erityiset kriteerit voidaan vahvistaa lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjyys voi syntyä kahdella tavalla: rekisterinpitäjäksi määrittäminen voi joko seurata lainsäädännöstä tai se voi perustua tapauskohtaiseen arviointiin siitä, mikä taho käyttää määräysvaltaa käsittelyn tarkoituksiin ja keinoihin. Tarkoitus on kohdentaa vastuu henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta sille taholle, joka tosiasiallisesti käyttää määräysvaltaa henkilötietojen käsittelyssä ja pystyy vastaamaan rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista ja velvoitteista.  

Rekisterinpitäjä voidaan nimenomaisesti yksilöidä lainsäädännössä tai rekisterinpitäjyys voi seurata laissa säädetystä velvoitteesta tai tehtävästä taikka esimerkiksi velvollisuudesta kerätä ja käsitellä tiettyjä tietoja. Viranomaistoiminnassa rekisterinpitäjyys määräytyy pääsääntöisesti suoraan viranomaiselle laissa säädettyjen velvoitteiden ja tehtävien perusteella.  

Kuntalain 7 §:n mukaan kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa sekä järjestää sille laissa erikseen säädetyt tehtävät. Lakisääteisiä tehtäviä osoitetaan myös erityislainsäädännössä usein ”kunnalle”, mikä tarkoittaa, että kunnalla on tehtävästä järjestämisvastuu. Näiltä osin, kuten myös vapaaehtoisten tehtävien osalta, kunta voi omalla toiminnallaan vaikuttaa siihen, mikä viranomainen viime kädessä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.

Tällä hetkellä kaupungin pitämien rekisterin osalta rekisterinpitäjyyttä ei ole nimenomaisesti määritelty hallintosäännössä. Rekisterinpitäjän tehtäviin kuuluu mm.

• päättää henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (miksi) ja keinot (miten),
• osoittaa, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa käsittelyvaiheissa,
• tehdä tietosuojaa koskevat vaikutustenarvioinnit ja pitää kirjaa käsittelytoimista
• varmistaa, että käsittelijä noudattaa tietosuoja-asetusta, ja tehtävä tästä kirjallinen sopimus
• vastata henkilötietojen tarkastuspyyntöihin, oikaisuihin sekä tietojen poistamiseen liittyviin pyyntöihin ja huolehtia rekisteröityjen informoinnista

Jotta rekisterinpitäjyys saadaan yksiselitteiseksi kaikkien kaupungin ylläpitämien rekisterien osalta, on selkeintä määritellä, että rekisterinpitäjänä toimii aina Joensuun kaupunki, ellei laissa rekisterinpitäjyyttä ole säädetty nimenomaisesti jollekin tietylle taholle. Tällöin rekisteripitäjän operatiivisista tehtävistä vastaa koko kaupungin osalta keskitetysti kaupunginhallitus. Tällä tavoin rekisterinpito saadaan selkeäksi kaikissa kaupungin toiminnoissa, joissa henkilörekistereitä pidetään.

Tästä syystä hallintosääntöön on syytä lisätä 35 luvun alle uusi 149a § seuraavasti:

149a § Kaupunki henkilörekisterinpitäjänä

Siltä osin kuin lainsäädännössä rekisterinpitäjän tehtävää ei kaupungin hoitaman tehtävän osalta ole säädetty erikseen nimetylle viranomaiselle, rekisterinpitäjänä toimii kaupunki. Rekisterinpitäjän operatiivisten tehtävien hoitamisesta vastaa tällöin hallintosäännön 6 §:ssä määritellyn mukaisesti kaupunginhallitus.

Hallintosäännön 6 §:n 1 momenttiin kaupunginhallituksen tehtäviin lisätään uusi 21. kohta seuraavasti:

21. siltä osin, kun kaupunki toimii henkilörekisterin rekisterinpitäjänä, vastata rekisterinpitäjän operatiivisista tehtävistä, kuten tietosuojavastaavan nimeämisestä, tietosuojaa koskevien toimintaperiaatteiden täytäntöönpanosta ja tarvittavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta.

Kun henkilörekistereiden osalta rekisterinpitäjän tehtävät lisätään kaupunginhallituksen tehtäviin, johdonmukaisuuden vuoksi on syytä siirtää kaupunginjohtajan tehtävistä myös tiedonhallintayksikön johdon vastuut kaupunginhallituksen tehtäviksi. Joensuun kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Selkeintä on, että tiedonhallintayksikön johtona toimii kaupunginhallitus, jolloin kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnan vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa.

Tästä syystä hallintosäännön 6 §:n 1 momenttiin kaupunginhallituksen tehtäviin lisätään uusi 22. kohta seuraavasti:

22. vastata siitä, että tiedonhallinnan vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungissa

Edellä mainitun lisäyksen myötä hallintosäännön 31 §:n 3 momentista kaupunginjohtajan ratkaisuvallasta poistetaan vastaavasti seuraava kohta:

 8. tiedonhallintayksikön vastuiden määrittämistä,

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valvoa kuntalain 84 §:ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtia sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Kun edellä todetuin tavoin kaupungin henkilörekisterien rekisterinpitäjäksi määritellään Joensuun kaupunki, tarkastuslautakunnan osalta on syytä täsmentää, että se toimii kuitenkin edelleen sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä. Näin ollen hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskeva 58 §:n 1. kohta

1.huolehdittava kuntalain 84 §:n mukaista sidonnaisuusilmoituksiin ja sidonnaisuusrekisterin ylläpitoon liittyvistä kunnan tehtävistä,

muutetaan seuraavaan muotoon

1. toimittava kuntalain 84 §:ssä säädetyn sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä ja huolehdittava sidonnaisuusilmoituksiin ja sidonnaisuusrekisterin ylläpitoon liittyvistä kunnan tehtävistä,

Tämä ei muuta nykyistä tilannetta, koska nykyisessä sidonnaisuusilmoituksien tietosuojaselosteessa rekisterinpitäjäksi on merkitty nimenomaan tarkastuslautakunta.

Oheismateriaalina tiivistelmä kuntien tietosuojan perusohjeet.

Valmistelija: kaupunginlakimies, tietosuojavastaava ja hallintojohtaja

Kaupunginjohtajan päätösehdotus:

Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto

päättää tehdä hallintosääntöön edellä selostetut muutokset ja

määrää muutokset voimaan 3.4.2026.

Päätös:

Hyväksyttiin yksimielisesti.