Kunnanhallitus
Pöytäkirja 21.09.2026/Pykälä 159

Kunnanhallitus 01.03.2021 § 54 

Kansallisarkiston kanssa neuvoteltu kunnan pysyvästi säilytettävien asiakirja-arkistojen siirtämisestä Joensuun maakunta-arkiston tiloihin. Kansallisarkisto on ilmoittanut voivansa raivata tarvittavan tilan siirtämällä aineistojaan Mikkelin maakunta-arkistoon ja sen jälkeen vuokraamaan arkisto- ja työhuonetilan Liperin kunnalle 1.9.2021 alkaen 31.12.2028 saakka. Maakunta-arkistolle siirretyn arkistoaineiston järjestyksestä ja tietopalvelusta huolehtii edelleenkin Liperin kunta.

Kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Arkistolain 831/1994 12 §:n mukaan Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää. Kansallisarkisto on antanut arkistolain tarkoittaman arkistotilamääräyksen ja ohjeen 1.3.2013 AL/19699/07.01.01.00/2012.

Kansallisarkisto ottaa vastaan vain pysyvästi säilytettävää asiakirja-aineistoa. Liperin kunnan tämänhetkinen pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen määrä on tehdyn kartoituksen mukaan n. 500 hyllymetriä. Liperin kunnassa pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen arkistotiloja on viisi arkistotilaa vuonna 2015 tyhjilleen jääneessä betoni- ja tiilirakenteisessa kunnanvirastorakennuksessa. Arkistoihin ei enää sijoiteta arkistoaineistoja rakennuksessa ilmenneiden sisäilmaongelmien vuoksi.

Arkistotilat ovat jääneet tilan puutteen vuoksi vielä vanhalle kunnanvirastolle odottamaan mahdollista uusien tilojen vuokraamista tai rakentamista. Tilanne arkistotilojen suhteen on tiedostettu ja huomioitu kunnan investointisuunnitelmissa. Lopullinen ratkaisu arkistotilaongelmaan vie kuitenkin vuosia. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan vanha kunnanvirasto on purkamisuhan alla ja päätearkiston siirto on joka tapauksessa tehtävä.

Arkistomuuttoprojektin tarkoituksen on siirtää Liperin kunnan pysyvästi säilytettävä sekä 50 v. säilytettäväksi määrätty arkistoaineisto, n. 500 hyllymetriä, Joensuun maakunta-arkistolta vuokrattuihin arkistotiloihin. Siirron jälkeen aineiston huonokuntoiset säilytyskansiot uudistetaan, nimiöidään ja kansiot järjestetään sekä luetteloidaan arkistosäännösten ja Liperin kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Arkiston siirron valmistelu- ja järjestämistyöt vanhalla kunnanvirastolla pyritään tekemään mahdollisimman pitkälti kunnan vakinaisen arkistoista vastaavan henkilöstön voimin ja asiantuntemuksella sekä tarvittaessa työllisyyspalveluiden henkilöstön avustuksella. Suunnitelman mukaisesti vanhan virastotalon arkistojen asiakirja-aineistojen seulonta ja hävittäminen, seulottujen arkistoaineistojen järjestäminen ja siirtokuntoon saattaminen aloitettaisiin 1.5.2021. Aineiston puhdistus ja muuttokuljetukset Joensuun maakunta-arkistolle sekä järjestäminen arkistohyllyihin sekä luettelointi aloitettaisiin 1.9. alkaen. Arkistomuuttoa koordinoimaan ja toteuttamaan on tarpeen palkata määräaikainen projektikoordinaattori ajalle 1.9.2021 – 28.2.2022. Mikäli aikatauluun tulee muutoksia, projektikoordinaattorin tehtävä päättyy silloin, kun arkiston siirtoon liittyvät toimenpiteet on saatu päätökseen.

Arkiston muutto- ja järjestämisprojektin kustannuksista jaetaan kunnanhallitukselle laskelma oheismateriaalina.

Valmistelija hallintopäällikkö

Esittelijä Vs. kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy liitteenä olevan sopimuksen Liperin kunnan analogisten aineistojen tallettamisesta ja niiden maksullisesta säilyttämisestä, tietopalvelusta sekä työ- ja sosiaalitilojen tilapäisestä käyttöoikeudesta Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.

Ote Kansallisarkisto

Tiedoksi Hallintopalvelut

Lisätietoja hallintopäällikkö, p. 040 7611055

Kunnanhallitus 21.09.2026 § 159 

191/00.01.05.03/2021      

Liperin kunta on vuokrannut 500 hyllymetriä arkistotiloja käyttöönsä Kansallisarkiston Joensuun toimipaikasta vuonna 2021. Alkuperäinen vuokrasopimus on voimassa 31.12.2028 saakka. Sopimuksen jatkamisesta on päätettävä viimeistään 30.11.2026.

Muutossopimuksella jatketaan Kansallisarkiston ja Liperin kunnan 23.2.2021 solmittua analogisen aineiston maksullisen säilyttämisen ja tietopalvelun alkuperäisen sopimuksen voimassaoloa ja päivitetään alkuperäisen sopimuksen irtisanomiseen liittyviä sopimusehtoja. Alkuperäinen sopimus ja muutossopimus ovat tämän kokousasian oheismateriaaleina.

Päivitettävä vuokrasopimus on voimassa enintään 30.6.2030 saakka ilman irtisanomista, ellei jompikumpi sopimusosapuoli irtisano sopimusta ennen sitä. Sopimuksen voimassaoloaikana irtisanomisaika on molemmin puolin 6 kuukautta. Sopimuksen jatkamisesta tai sen päättymisestä seuraavista toimenpiteistä sovitaan viimeistään 31.10.2029 mennessä.

Asiakirjojen säilyttämisestä peritään Kansallisarkiston voimassa olevan hinnaston mukainen maksu, joka vuonna 2026 on ollut 2,15 € hyllymetriltä kuukaudessa + voimassa oleva alv.

Vaikutusten arviointi Kansallisarkiston vuokraamat arkistotilat täyttävät Kansallisarkiston määräyksen pitkäaikaiselle ja pysyvästi säilytettävälle analogiselle aineistolle. Kunnalla itsellään ei ole tällaisia tiloja käytössään.

Valmistelija Tiedonhallintasuunnittelija

Esittelijä  Kunnanjohtaja

Päätösehdotus

Päätös

Ote Kansallisarkisto

Tiedoksi Hallintopalvelut

Lisätietoja talous- ja hallintojohtaja p. 050 439 8005