Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 27.05.2024/Pykälä 23

Yhteistyötoimikunta 07.11.2023 § 19 

Kuntamme henkilöstön ja luottamushenkilöiden merkkipäiviä huomioidaan muistamissäännön mukaan. Muistamissääntöä on viimeksi päivitetty 12/2013. Tässä kohtaa puhutaan henkilöstön osuudesta.

Henkilöstön osalta palvelusvuosista muistamisiin tuo haastetta se, että Populus-järjestelmästä ei luotettavasti saada tietoa palvelusajoista. Vaikka periaatteessa muistamme henkilöstöä Tohmajärven kunnan palveluksesta, aikojen saatossa on sovittu, että palvelusaikaan huomioidaan myös muiden työnantajien palvelu, esim. Värtsilän kunnan ja Helli-liikelaitoksen. Lisäksi palvelusaikaan on sovittu laskettavan myös kaikki lyhyemmät palvelussuhteet eli ei vain yhtäjaksoinen palvelus. Tämä on vaatinut seurantaa käsityönä ylläpidettävin excelein. Nyt meille siirtyi isot joukot lomittajia Nurmeksen ja Liperin kunnista, joilla on myös työhistoriaa useiden työnantajien palveluksessa. Näiden tietojen kokoaminen verrannollisesti on käytännössä mahdotonta.

Muistamiset painottuvat nyt vahvasti pitkien työurien loppupäähän: (20v kukat, 30v 450€, 40v 550€, eläköityminen, omat 50v/60v syntymäpäivät). Kuntastrategiaa arvioitiin keväällä työryhmässä henkilöstöpoliittisesta näkökulmasta ja siellä nousi esiin tarve päivittää muistamista tämän ajan henkeen eli kohdentaa muistamisia jo palvelussuhteen aikaisempiin vaiheisiin, esim. 10 v palveluksesta alkaen sekä kehitellä uudenlaisia muistamisen muotoja. Esihenkilöjohtoryhmässä sai kannatusta ajatus muistamisista 5v välein pienemmin summin ja yhtenä helppona muistamismuotona voisi olla lisäsaldo epassiin.

Tarve olisi siis käytännössä helpommin ylläpidettävästä seurantajärjestelmästä ja muistamisen uusista muodoista ja kohdentamisesta työuralla aikaisemmaksi.

Nykyinen muistamissääntö on kokousaineiston liitteenä.

Asian valmistelija

 henkilöstösihteeri Arja Kuosmanen 0401054015, arja.kuosmanen@tohmajarvi.fi

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, 0401054002, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi

Esittelijä

 kunnanjohtaja

Päätösehdotus

 Yhteistyöryhmä antaa evästystä muistamissäännön päivityksen valmisteluun.

 Käytiin keskustelua muistamissääntöön liittyen. Kohdentaminen uran varhaisempiin vaiheisiin sai kannatusta. Yhtenä muistamisen muotona nostettiin esiin myös palkalliset vapaapäivät.

Päätös

 Merkitään kokouksessa käyty keskustelu evästykseksi asian valmisteluun.

 ________

Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto 20.11.2023 § 46 

Kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden muistamissääntö on vanhaa perua ja siinä on päivitystarvetta. Asia nousi esiin mm. kuntastrategiaa henkilöstöpoliittisesti arvioivassa työryhmässä keväällä ja on ollut keskusteluissa jo kauan.

Muistamiset painottuvat nyt vahvasti pitkiin työuriin ja niiden loppupäähän. Muistamista olisi nykymaailmassa hyvä kohdentaa jo työuran aikaisempiin vaiheisiin. Uudessa mallissa lisätään muistamisen ajankohtiin 10 v ja 20 v palvelukset ja vastaavasti pienennetään 30 v muistamista sekä luovutaan 40 v muistamisesta. Nykymallissa pitkän uran loppuun voi lyhyelle ajalle kohdentua jopa kolme merkittävää muistamista: oma 60v syntymäpäivä, 40 v palvelus sekä muistaminen eläkkeelle lähtiessä. Uudessa mallissa näistä säilyy ennallaan merkkipäivä- ja eläköitymismuistamiset.

Tohmajärven kunnan palveluksesta uudessa mallissa muistetaan seuraavasti:

10 v  150€ lisäsaldo epassiin

20v 250€

30v 350€

Lisäksi muuttuu muistettavaan palvelukseen laskettava aika. Aikaan lasketaan jatkossa vain Tohmajärven kunnan palveluksessa oltu aika. Historiassa on kuntaliitoksen ja liikkeenluovutusten takia sovittu mukaan laskettavan myös entisen Värtsilän kunnan ja Tohmajärven-Värtsilän kuntayhtymän palvelus sekä mm. Helli-liikelaitoksen palvelus. Niillä henkilöillä, joilla sellaista on ja tuo aika on huomioitu palvelusvuosien laskennassa, kyseinen palvelusaika säilyy jatkossakin mukaan laskettavana aikana.

Kuntamme on henkilöstöjaoston päätöksillä v.2018 jälkikäteen hoitanut muistamiset Hellin/Attendon/Siun Soten palvelukseen siirtyneelle sote-henkilöstölleen sekä 1.1.2023 Polkka Oy:n palvelukseen siirtyneelle ruoka- ja siivouspalvelun henkilöstölleen. Kunta on siis huomioinut omaan palvelukseensa ottamansa henkilöstön, joka liikkeenluovutuksilla on siirtynyt toisten työnantajien palvelukseen. Vastaavasti kunta ei huomioi sen palvelukseen liikkeenluovutuksille muilta työnantajilta tulleita, joiden oletetaan saaneet mahdolliset muistamiset entisiltä työnantajiltaan.

Liikkeenluovutussäännösten mukaan meille siirtynyt henkilöstö noudattaa henkilöstöetuuksissa Tohmajärven kunnan toimintaperiaatteita. Tämä muistamissäännössä huomioitava palvelusaika on siis eri asia, kuin ns. vanhoina työntekijöinä siirtyneen henkilöstön palvelusaika, jonka pohjalta määräytyy mm. vuosilomien pituus ja työkokemuslisät (niissä entisen työnantajan palvelusaika huomioidaan).

Uusi muistamissääntö tulee voimaan 1.1.2024. Muistamisia ei tehdä takautuvasti eikä samaa palvelusvuosista muistamista voi saada kahteen kertaan.

Päivitetty muistamissääntö on kokousaineiston liitteenä.

Asian valmistelija

 henkilöstösihteeri Arja Kuosmanen, 0401054015, arja.kuosmanen@tohmajarvi.fi

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, 0401054002, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi

 palkkatoimisto

Esittelijä

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, 0401054002, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi

Päätösehdotus

 Henkilöstöjaosto hyväksyy päivitetyn muistamissäännön käyttöön otettavaksi 1.1.2024 alkaen liitteen mukaisesti.

 Merkitään, että asiasta käytiin vilkasta keskustelua.

Päätös

 Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________

Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto 18.03.2024 § 15 

Uusi muistamissääntö on aiheuttanut keskustelua henkilöstön tasa-arvoisen kohtelun näkökulmasta. Tohmajärven kunnan palveluajan huomioiminen syrjii liikkeenluovutuksella siirtyneitä lomittajia, koska aiemmissa liikkeen luovutuksissa on toimittu eri tavalla, joten ainakin tämä rajaus on kumottava. Se ei kuitenkaan poista sitä, että palveluaika ylipäätään oli tarkoitus laskea palvelussuhteen yhdenjaksoisuuspäivämäärästä, mikä puolestaan syrjii kaikkia määräaikaisia. Läheskään koko henkilöstön osalta muita kaikkia tarvittavia tietoja (paitsi yhdenjaksoisuus päivämäärä) palveluajan laskemiseksi tasapuolisesti ei kuitenkaan ole henkilöstöjärjestelmässä. Arvio tämän tietojen täydennystyön mahdollisuudesta ja vaatimasta työmäärästä vaihtelee henkilöstöryhmittäin mutta myös henkilöstön kunnan palvelussuhteessa aloittamispäivämäärästä riippuen.

Jos HeJa:n päätös 20.11.2023 § 46 kumotaan ja palataan tätä ennen voimassa olleeseen muistamissääntöön, olisi tietojen täydennystyö palveluaikalaskennan osalta pystyttävä tekemään. Palkkasihteeri Leena Sallinen on pyydetty kokoukseen asiantuntija kuultavaksi henkilöstöjärjestelmän mahdollisuuksien (mahdottomuuksien) osalta. Tällöin kuitenkin menetetään työryhmätyöskentelyssä (HeJa 30.5.2023 § 29) esiintuodut ja päivittämisessä toteutetut muutokset muistamisen painopisteen siirtämisestä jo palvelussuhteen varhaisempaan vaiheeseen.

Yhteistyötoimikunta kokouksessaan 12.3.2023 keskusteli muistamissäännön tilanteesta ja esiin tuotiin mm. vaihtoehto toteuttaa muistamista ansiomerkein jatkossa.

Kokonaisuus huomioiden muistamissääntö on aiheellista ottaa uudelleen valmisteltavaksi. Uuden muistamissäännön mukaisia muistamisia ei ole vielä toimeenpantu. Punnittavana kuitenkin on, mikä on tarkoituksenmukaisin tapa toteuttaa muistamista. Jos muistamissääntö kumotaan kokonaan palveluaikalaskentaan perustuvilta osin, ei kenenkään syntymäpäiviä eikä eläköitymisiä muisteta valmisteluaikana. Riippuen valmistelun vaatimasta ajasta, lienee järkevintä uusi muistamissääntö aikanaan hyväksyä voimaan taannehtivasti tämän vuoden alusta.

Esityslistan liitteenä on muistamissäännöt.

Asian valmistelija

 henkilöstösihteeri Arja Kuosmanen, arja.kuosmanen@tohmajarvi.fi, 040 105 4015

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, heidi.pitkänen@tohmajarvi.fi, 040 105 4002

Esittelijä

 hallintopäällikköHeidi Pitkänen, heidi.pitkänen@tohmajarvi.fi, 040 105 4002

Päätösehdotus

 Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto päättää kumota Tohmajärven kunnan muistamissäännön niiltä osin kuin muistaminen perustuu palveluvuosilaskentaan ja palauttaa muistamissäännön valmisteluun.

 Merkitään, että käytiin laaja evästyskeskustelu muistamissäännön päivittämiseksi. Esille nousi 50-v ja 60 v syntymäpäivän muistaminen, e-passin hyödyntäminen muistamisissa, pikapalkitsemisen käytännöt, eläköitymisen muistaminen sekä mielipiteitä jakavat kunniamerkit.

Päätös

 Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________

Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto 27.05.2024 § 23  

120/01.00.00/2023 Henkilöstöhallinnon ohjeet  

Työntekijöiden yhdenvertainen kohtelu
 

Työnantajalla on työsopimuslain (55/2001, 2. luku 2§), yhdenvertaisuuslain (1325/2014) ja tasa-arvolain (609/1986) mukainen velvoite kohdella henkilöstöä tasapuolisesti ja yhdenvertaisesti ketään syrjimättä.

Tästä näkökulmasta voidaan edellyttää yhdenvertaista kohtelua esimerkiksi vakinaisten ja määräaikaisten, kokoaikaisten ja osa-aikaisten, päätoimisten ja sivutoimisten, virka- ja työsopimussuhteisten, eri aikoina palvelukseen tulleiden ja eri henkilöstöryhmiin kuuluvien kesken.

Tietyin edellytyksin on kuitenkin sallittua suhteuttaa edun suuruus osa-aikaisuuteen tai liittää edun käyttöoikeus palvelussuhteen tiettyyn kestoaikaan.  

Yllämainitusta näkökulmasta voidaan todeta, että henkilöstöjärjestelmästämme ei kohtuudella saada sellaista tietoa nykyisen henkilöstömme palvelussuhdehistoriasta, jotta palveluaikalaskentaan pohjautuvaa muistamista voitaisiin kollektiivisesti koko henkilöstöä koskien yhdenvertaisesti tehdä.

Henkilöstöetujen verotus

Yksi muistamissäännön valmistelussa huomionarvoinen asia on henkilökuntaetujen verotuksellinen kohtelu. TVL 69 §:n mukaan veronalaiseksi tuloksi ei katsota koko henkilökunnan saamaa tavanomaista ja kohtuullista merkkipäivälahjaa tai vähäistä muuta lahjaa, joka on saatu muuna kuin rahana tai siihen verrattavana suorituksena. Työnantajan työntekijälle suoran rahana maksama suoritus on palkkaa, vaikka se annettaisiin  esim. merkkipäivälahjan nimikkeellä. Tavanomaisuutta ja kohtuullisuutta arvioidaan tapauskohtaisesti annettavasta edusta riippuen, jokaista yksittäistä etua omanaan. Verovapauden edellytyksenä on edun kollektiivisuus eli edun tulee koskea koko henkilökuntaa.

Merkkipäivälahjan tulee olla työnantajan valitsema. Lahja voi olla työnantajan valitsema esine, pääsylippu, palvelu tai yksilöity lahjakortti. Lahjakorttia voidaan pitää yksilöitynä, kun työnantaja on valinnut yrityksen tai palveluntarjoajan tuotteen, tuotteet, tuoteryhmän tai palvelun, johon lahjakorttia voi käyttää. Työntekijän merkkipäivän johdosta ennetun lahjan kohtuullisena arvona pidetään enintään työntekijän 1-2 viikon bruttopalkkaa. Muun vähäisen lahjan arvo voi olla enintään 100 €.
Verottajan ohjeistuksen mukaan työntekijän tavanomaisia merkkipäiviä ovat esimerkiksi 40-, 50-, 60- ja 70-vuotissyntymäpäivät, hääpäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (10 v tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen.             

Henkilökuntaedut verotuksessa linkki verottajan ohjeeseen.

Henkilöstön muistamisen kustannukset työnantajalle
 

Kuntien tiukkeneva taloustilanne huomioiden joudutaan luonnollisesti huomioimaan myös muistamissäännön muutoksesta aiheutuva taloudellinen rasite. Vuoden 2024 talousarviota valmisteltaessa linjattiin, että henkilöstöeduista emme halua karsia. Näinollen muutosta on valmisteltu sillä ajatuksella, että muistamisiin käytetään likimain saman verran rahaa kuin ennenkin suhteutettuna henkilöstömäärään. Henkilöstöeduthan ovat yksi henkilöstön veto-/pitovoimatekijä.

Laskelma muistamisen kustannuksista:

Lukuihin ei sisälly liikkeenluovutuksessa Polkkaan siirtyneille siivous- ja ruokapalvelun henkilöille poikkeuksellisesti maksetut muistamiset.

Ennuste muistamisen kustannuksista:

Eläköityvät Kevan ennusteen mukaan, merkkipäivät nykyisellä henkilöstöllä.

Kunniamerkit

Suomen Kuntaliiton kunnia- ja ansiomerkkit ovat kaunis perinne palkita ja kiittää arvokkaasta työstä. Ne ovat enemmän kuin koru, tunnustus jonka hehku ei himmene vuosikymmenten aikana. Ansiomerkkejä monen kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt arvostavat ja odottavat hienon uransa kruunaamaan. Ensimmäisen ansiomerkin upeasta työstä kuntien hyväksi järjestöt myönsivät vuonna 1944. Kultainen ja hopeinen kunniamerkki myönnetään laajasta ja ansiokkaasta toiminnasta kunnan luottamuselinten puheenjohtajistossa tai vastuullisessa virassa tai toimessa. Kunnallisen toiminnan lisäksi edellytetään merkittävää osallistumista tai vaikuttamista maakunnan toimintaan ja valtakunnalliseen poliittiseen ja järjestötoimintaan. Kunniamerkit myöntää Kuntaliiton hallitus arvioiden merkin saajaehdokkaan toimintaa kokonaisuutena. Tohmajärvellä kuntaliiton kunniamerkkejä on haettu vain muutamia eikä tähän ole vahvaa pitkää perinnettä olemassa.

Muistaminen muissa kunnissa

Vertailutiedoksi koottiin muistamisen käytäntöjä muutamista verrokkikunnista (Polvijärvi, Ilomantsi, Juuka, Kontiolahti) ja asiasta käytiin keskustelua maakunnan HR-verkostossa. Muistamisen käytännöt vaihtelevat, ajankohdiltaan ja tavoiltaan. Monilla on käytössä ansiomerkit ja kunnan viirit, lahjakortti tai työnantajan hankkima lahja. Muistamisten summat ovat maltillisia, (30€ -> eläköityville 200€). Meillä aikaisemmin käytössä olleet pitkistä palveluksista muistamiset ovat suurimmasta päästä. Myös Kontiolahti on luopunut palvelusvuosiin pohjautuvasta muistamisesta.

Henkilöstön osallistuminen valmisteluun

Maaliskuun henkilöstökirjeessä (28.3.2024) on pyydetty ottamaan muistamissääntö puheeksi työpaikoilla ja laittamaan ideat hallintopäällikölle. Tällöin tuli vain yksittisiä kommenttaja. Huhtikuun esihenkilöjoryssä muistamissäännöstä käytiin myös keskustelu. Tuolloin syntymäpäivät ja eläkkeelle jääminen nousivat esiin ainakin muistettaviksi ajankohdiksi. Henkilöstön mielipidettä on kysytty uudelleen 15.5.2024 lähetetyllä mielipidekyselyllä.

Muistamisen ajankohdiksi esitettiin:

40 v syntymäpäivä

50 v syntymäpäivä

60 v syntymäpäivä

eläköityminen

Lahjan vaihtoehdoksi kyselyssä esitettiin:

A)      150 € lahjakortti

B)      150 € lisäsaldo epassiin

C)      200 € rahalahja

Vastauksia saatiin 98 kpl.  
- 89% mielestä ehdotetut muistamisen ajankohdat ovat hyvät. Toivomuksia tuli myös muistamisesta palvelusajan perusteella.
- lahjavaihtoehdoista eniten kannatusta sai lahjakortti, seuraavina tasavahvasti epassisaldo ja raha. Suurin osa haluaisi, että henkilö saisi itse valita noista.  

Muutokset muistamissääntöön 1.1.2024 alkaen

Henkilöstöä muistetaan jatkossa seuraavasti:

40 v syntymäpäivä

50 v syntymäpäivä

60 v syntymäpäivä

eläköityminen

Lahja: 150 € lisäsaldo epassiin (eläköityville 3 kk lisämääräaika sen käyttöön)

Lahjan saamisen ehtona on, että syntymäpäivänä palvelussuhde on voimassa ja sen kesto on ollut vähintään 6 kk. (6 kk:n raja on sama kaikissa muissakin eduissa). Osa-aikaiset työntekijät saavat osa-aikaprosenttinsa mukaisen osuuden lahjasta, kuitenkin vähintään 50€.

Palkkausjärjestelmän osa kertakorvaus mahdollistaa jo nykyään yksilön tai ryhmän palkitsemisen hyvistä suorituksista mutta muistamissäännössä halutaan lisäksi kannustaa esihenkilöitä huomaamaan hyvä ja nopeasti reagoimaan hyviin työsuorituksiin myös muilla vähäisillä lahjoilla tai e-passin saldon korotuksilla.

Esityslistan liitteenä on uusi muistamissääntö.

Asian valmistelija

 henkilöstösihteeri Arja Kuosmanen, arja.kuosmanen@tohmajarvi.fi, 040 105 4015

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, heidi.pitkänen@tohmajarvi.fi, 040 105 4002

Esittelijä

 hallintopäällikkö Heidi Pitkänen, heidi.pitkänen@tohmajarvi.fi, 040 105 4002

Päätösehdotus

 Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto hyväksyy muistamissäännön.

Muistamissääntöä noudatetaan takautuvasti 1.1.2024 alkaen.

- - - - - - - - -

Todettiin, että esittelytekstiin on jäänyt virheellisyys uuden muistamissäännön lahjan kohtaan: Lahja on siis 150€ lisäsaldo epassiin (eläköityville 6 kk lisämääräaika sen käyttöön) tai 150€ lahjakortti nimettyyn liikkeeseen.

Liitteenä olevaan muistamissääntöön lisätään vielä kannustus ns. pikapalkitsemiseen: "Lisäksi esihenkilöitä kannustetaan huomaamaan hyvä ja nopeasti reagoimaan hyviin työsuorituksiin myös muilla vähäisillä lahjoilla tai epassin saldon korotuksilla."

Päätös

 Muistamissääntöön lisätään teksti "Lisäksi esihenkilöitä kannustetaan huomaamaan hyvä ja nopeasti reagoimaan hyviin työsuorituksiin myös muilla vähäisillä lahjoilla tai epassin saldon korotuksilla."

Kunnanhallituksen henkilöstöjaosto hyväksyy muistamissäännön.
Muistamissääntöä noudatetaan takautuvasti 1.1.2024 alkaen.

 ________