Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.03.2026/Pykälä 53

Kunnanhallitus 16.03.2026 § 53  

205/07.01.02/2025  

Digi- ja väestötietovirastossa keväällä 2024 käynnistyneen hankkeen tavoitteena on, että Suomessa siirrytään vastaanottamaan viranomaisten lähettämät päätökset ja muut tiedoksiannot ensisijaisesti digitaalisesti.

Digin ensisijaisuus (Digi ensin -hanke) yhteiskunnallisesti merkittävänä muutoksena vaikuttaa lähes jokaisen Suomessa asuvan ihmisen arkeen. Muutos koskee Viranomaisten kanssa digitaalisesti asioivia täysi-ikäisiä henkilöitä. Lain valmisteluaineiston mukaan yhteiskunnalle siirtyminen sähköiseen viranomaisviestintään tuo kymmenien miljoonien eurojen vuosittaiset säästöt vuodesta 2026 lähtien. Viranomaisten lähettämä tärkeä posti myös saapuu sähköisenä nopeammin, ja on aina ja kaikkialla helposti saatavilla sähköisesti.

Alkuperäisen Digitaaliseen viranomaispostiin siirtymistä koskevan lakiehdotuksen (ns. Digi ensin -muutos) käsittelyaikataulun mukaan 12.1.2026 alkaen viranomaisposti toimitetaan ensisijaisesti digitaalisesti kaikille sähköisesti asioiville, mutta lain valmistelu on viivästynyt. Eduskunta hyväksyi 11. maaliskuuta lakimuutokset, joiden mukaan viranomaiset lähettävät jatkossa tiedoksiannot ensisijaisesti digitaalisesti niille kansalaisille, jotka käyttävät muutoinkin viranomaisten digitaalisia palveluita. Paperinen viranomaisposti säilyy kuitenkin vaihtoehtona. Muutos edellyttää vielä lakien vahvistamista ja tulisi voimaan 14. huhtikuuta. Viranomaisten sähköisiin asiointipalveluihin tunnistautuvat täysi-ikäiset henkilöt saavat Suomi.fi-tunnistuksen yhteydessä ilman erillistä suostumusta käyttöön Suomi.fi-viestit, ellei henkilöllä ole jo palvelu käytössä.

Ketkä eivät voi käyttää digipalveluita, saavat jatkossakin paperisen viranomaispostin, elleivät itse valitse toisin. Sähköisten viestien vastaanottamisen voi myös keskeyttää omalla ilmoituksella tai Suomi.fi-viestien asetuksissa, jolloin viestit lähetetään paperipostina. Jos paperipostin valinnut henkilö jatkaa sähköistä asiointia, hänelle luodaan määräajan jälkeen uudelleen sähköinen postilaatikko. Paperipostiin siirtyminen on voimassa kuusi kuukautta. Jos henkilö kuitenkin tunnistautuu kuuden kuukauden määräajan jälkeen uudelleen viranomaisten sähköisiin asiointipalveluihin, hän siirtyy jälleen vastaanottamaan viranomaispostin sähköisesti. Vuoden 2026 alussa kansalaiset voivat lukea viranomaisten lähettämän sähköisen postin ainoastaan Suomi.fi-viesteistä.

Muutoksen toteutuminen edellyttää lainsäädäntömuutoksia, viestintää ja tukea kansalaisille ja viranomaispostia lähettäville organisaatioille. Viranomaisten sähköisissä asiointipalveluissa asioivat henkilöt saavat viranomaisten päätökset ja muut tiedoksiannot sähköisesti Suomi.fi-viesteihin, joka on viranomaisten yhteinen sähköinen, tietoturvallinen postilaatikko. 14.4.2026 alkaen Suomi.fi-viestit tulevat käyttöön (jos laki vahvistetaan) ilman erillistä suostumusta lainsäädännön astuessa voimaan. Muutos koskee vain viranomaispostia. Viranomaisen kanssa voi edelleen asioida puhelimessa tai paikan päällä. 

DVV:n ohjeistuksen mukaan lakimuutoksen valmistaudutaan niin kuin laki tulisi voimaan suunnitellusti. Vuonna 2026 viranomaispostin digitaalista ensisijaisuutta koskevan lainsäädännön astuttua voimaan, kansalaiset voivat lukea viranomaisten lähettämän sähköisen postin ainoastaan Suomi.fi-viesteistä. Ensin lakiesityksen on käytävä läpi kaikki käsittelyvaiheet.

Tohmajärven kunnassa jo osassa ohjelmista on liitäntä suomi.fi-viesteihin ja mahdollista lähettää suomi.fi-viestejä mutta ominaisuutta on käytetty vähän tai ei ollenkaan. Ainakin niihin ohjelmiin, joista ei lain voimaan tullessa voida lähettää sähköisiä tiedoksiantoja suomi.fi-viesteihin, tarvitsee hakea laista poikkeamista. Tämän lain käyttöönottovelvoitteesta poikkeamista on kunnan mahdollista hakea poikkeamishakemuksella. ” Käyttövelvollisuudesta on mahdollista hakea poikkeusta vain, jos teknisen, toiminnallisen, kustannustehokkuuteen tai tietoturvallisuuteen liittyvän välttämättömän syyn takia organisaation ei ole mahdollista ottaa Suomi.fi-viestejä käyttöön.”

Kuntaliiton näkemyksen mukaan suomi.fi-viesteihin liittyvä muutos olisi hyödyllisintä aloittaa sieltä, missä asiointivolyymit ja siten saavutettavat hyödyt ovat suurimmat. Pienivolyymisten asiakirjojen ja prosessien osalta on arvioitava kokonaishyötyä. Tiedonhallinnan kannalta muutoksia kunnassa tulee esimerkiksi henkilötietojen käsittelyyn. Muutoksesta voi aiheutua henkilötietojen kasautumista tai tietosuojariskejä. Nyt DVV ohjeistaa kuntia kysymään HETU:a eri tilanteissa, jotta viranomaisviestit voidaan lähettää. Kuntaliiton näkemyksen mukaan näin ei tulisi toimia, vaan henkilötunnuksen kysymiseen tulisi olla myös muu tietosuojalain mukainen, varsinaiseen asiointiin liittyvä peruste. Sähköisen viranomaisasioinnin mahdollistaminen ei tulisi olla ainoa peruste HETU:n kysymiseksi. Lisäksi kunnissa on viranomaisasiointia myös sellaisten ihmisten kanssa, joilla ei ole HETU:a. Tämän vuoksi kunnissa tullaan tarvitsemaan myös rinnakkaisia ratkaisuja, mikä lisää kustannuksia ja täytyy huomioida työprosessissa. Kuntaliiton näkemyksen mukaan kaikkiin järjestelmiin integraatiota ei ole mielekästä tehdä, vaan kunnan on arvioitava, mihin järjestelmään tai järjestelmiin suomi.fi-viestit -integraatio on hyödyllistä tehdä.

Muutoksessa on syytä huomioida myös, että näin isossa muutoksessa tukea tarvitsevien kuntalaisten määrä on merkittävä. Kuntalaisilla on erilaisia neuvontatarpeita kuten tekniset/henkilökohtaiset haasteet, hallinnolliset haasteet ja luottamushaasteet. Saatavilla olevan digituen määrä on suppea.

Kuntaliitto suosittaa, että kunnissa otetaan kokonaiskuva haltuun ennen toimenpiteitä. Kunnanvaltuusto on hyväksynyt uuden kuntastrategia kokouksessaan 16.2.2026 § 4. Kuntastrategian painopistealueena on älykäs sopeutuminen, mikä tarkoittaa sitä, että kunta käyttää älykkään sopeutumisen ja resurssien optimoinnin keinovalikoimaa suunnitelmallisesti. Johtoryhmän vuosikellon mukaan kuntaliiton asiantuntija pitää johtoryhmälle alustusta tekoälyvisiosta, tekoälyn käyttöönotosta ja kokonaisuuden rakentamisesta alustusta. Tämä kokonaisuus olennaisesti liittyy sähköisten ratkaisujen käyttöön ottamiseen.

Tohmajärven kunnan hallintosäännön 52 a § mukaan kunnanhallituksen tiedonhallinnon tehtäviin kuuluu, että kunnanhallitus vastaa tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen Lisäksi vastuuna on asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä.

Asian valmistelija

 tiedonhallinnan asiantuntija Saara Leinonen, saara.leinonen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4012 hallintopäällikkö Pitkänen Heidi, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4002

Esittelijä

 kunnanjohtaja Mikko Löppönen, mikko.lopponen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4001

Päätösehdotus

Päätös

 Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________