Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.02.2023/Pykälä 31

Kunnanhallitus 27.02.2023 § 31  

6/02.00/2023  

 Sote-uudistuksen voimaanpanolaki (616/2021) §64 määrää kuntia siirtämään kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden yksityisiltä palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu.

 Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Pelastustoimen asiakirjat siirtyvät hyvinvointialueelle vuoden 2004 alusta lukien.

 Sote-uudistuksen voimaanpanolain §64 toisen momentin mukaan kuntayhtymän hallinnassa olevat edellä mainitut asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu.

 Arkistointivaiheella tarkoitetaan tiedonhallintalain (906/2019, 21 §) mukaan tietoaineistojen säilytysvaiheen päättymistä, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt.

 Säilytysvaiheen aikana tietoaineistoja käytetään niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai näihin rinnastuviin tarkoituksiin. Säilytysajan määrittelee tiedonhallintayksikkö.

 Säilytysajan päätyttyä arkistoitaviksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen ja muut tietoaineistot tuhotaan, siksi arkistoitavien tietoaineistojen arkistointivaiheen voidaan katsoa alkavan, kun asiaan liittyvät määräajan säilytettävät tietoaineistot on tuhottu. Jos kaikki samaan asiayhteyteen kuuluvat tietoaineistot ovat arkistoitavia, täytyy kunnan siirtyville tietoaineistoille määritellä säilytysvaiheen päättymisajankohta.

 Pohjois-Karjalan kuntien ja Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän välillä tehtiin "Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutus-sopimus" 2017 alussa. Sopimuksissa todetaan, että Siun soten purkautuessa tarvittavat tiedot siirretään taholle, jolle järjestämisvastuu siirretään.

 Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) on antanut ohjeen aineisto-siirroista. Myös THL:n tulkinta sote-uudistuksen voimaanpanolain 64 pykälän 2 momentista on, että 1.1.2017 kuntayhtymän omistukseen siirretyt aineistot siirtyvät palveluiden järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle mukaan lukien arkistoidut aineistot.

 Lisäksi mikäli kuntiin on jäänyt kuntayhtymää perustettaessa potilas- tai asiakasasiakirjoja tai niihin liittyviä hallinnollisia asiakirjoja, jotka ovat säilytysvaiheessa, tulee ne siirtää nyt hyvinvointialueelle. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle ei siirretty vuoden 2017 alussa asiakas- ja potilasasiakirjoihin liittyviä hallinnollisia aineistoja, mutta nyt näidenkin aineistojen omistajuus siirretään voimaanpanolain mukaisesti.

 Pohjois-Karjalan kuntien tulee laatia uudet nykyisen lainsäädännön mukaiset sopimukset aineistojen siirroista Pohjois-Karjalan hyvinvointi-alueen kanssa.

 THL:n ohjeesta puuttuu (tilanne 9.12.2022) ympäristöterveydenhuollon aineisto. THL on antanut viimeisimmän version ohjeestaan 7.12.2022.

 Ohjeessa kehoitetaan hyvinvointialueita ja aineistoja luovuttavia organisaatioita sopimaan toimintatavoista, aikatauluista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Polvijärven luovuttaa edelleen 1.1.2023
alkaen sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) §64 ja THL:n
aineistonsiirto-ohjeistuksen mukaisesti, Pohjois-Karjalan sosiaali- ja
terveyspalvelujen kuntayhtymälle 1.1.2017 siirtämänsä seuraavat
aineistot Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintaan:
- toiminnassaan syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, sekä niihin
  liittyvät säilytysvaiheessa olevat hallinnolliset asiakirjat
- Polvijärven kunnan hallinnassa olevat toimintansa lopettaneiden

  yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjat

- Polvijärven kunnan opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat

- ympäristöterveydenhuollon kaikki sähköisessä muodossa olevat

  kohdekohtaiset tiedot sekä analogisesta aineistosta voimassa olevien

  kohteiden asiakirjat

- pelastustoimen asiakirjat vuoden 2004 alusta lukien

Digitaalisia asiakas- ja potilastietoja ei jää Polvijärven kunnan omistukseen. Digitaalisten asiakas- ja potilastietojen omistaja on jatkossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, joka vastaa digitaalisten aineistojen

kustannuksista.

Aineistosiirtosopimus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen

kuntayhtymän kanssa purkautuu.

Analogisia aineistoja ei siirretä, vaan Polvijärven kunta ja Pohjois-Karjalan

hyvinvointialue sitoutuvat säilyttämään aineistoja nykyisissä arkistotiloissa ilman erillisiä kustannuksia seuraavat 10 vuotta.Viimeistään 10 vuoden päästä omistavan tahon tulee aloittaa arkistoitavan aineiston digitoiminen tai siirtää aineisto omiin tiloihinsa, tai säilyttävä taho voi alkaa perimään tilavuokraa säilyttämistään aineistoista.

Mahdollisten tilamuutosten yhteydessä neuvotellaan osapuolten

kesken parhaasta mahdollisesta tilaratkaisusta.

Polvijärven kunta ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sitoutuvat poimimaan

omissa arkistotiloissaan olevasta analogisesta aineistosta aineiston

omistajan tarvitsemia tietoja. Tietopalvelusta laskutetaan tietopalvelu-hinnaston mukaisesti.

Polvijärven kunta ja Pohjois-Karjalan hyvinvointialue laativat vuoden 2023

aikana aineistonsiirtosopimuksen.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.