Yhtymähallitus
Pöytäkirja 28.02.2022/Pykälä 38

Hankintojen raportointi 2021

Yhtymähallitus 28.02.2022 § 38

Lisätiedot Hallintojohtaja Ilkka Naukkarinen

 ilkka.naukkarinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4503

Päätösehdotus Toimitusjohtaja Pirskanen Ilkka:

 Yhtymähallitus merkitsee hankintojen raportoinnin 2021 tiedoksi, ja antaa sen edelleen tiedoksi tarkastuslautakunnalle.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Hankintojen seuranta on raportoitu helmikuusta 2021 lukien kuukausittain kuukausiraportin yhteydessä ja joulukuun raportointi on valmistunut vasta nyt talouden järjestelmien sulkeuduttua vuodelta 2021.

 Cloudia sopimushallintajärjestelmään on syntynyt uusia Siun soten tekemiä sopimuksia koko vuoden 2021 suhteellisen tasaisella vauhdilla. Vuoden 2021 aikana on syntynyt yhteensä 363 sopimusta, joista suurin osa, 324 kpl, on ostosopimuksia. Syntyneiden ostosopimusten kokonaisarvo on n. 25 m€. Ostosopimuksista suurin osa on ollut jokaisen kuukauden aikana suoraostosopimuksia (yhteensä 236 kpl, keskiarvoisesti 74 %). Suoraostosopimuksista 210 kpl on alle ja 26 kpl yli kynnysarvon. Suoraostosopimusten kohtuullisen suurta määrää selittää se, että Siun sote kilpailuttaa useita hankintoja yhteishankintayksiköiden kautta ja heidän Siun soten puolesta laatimat sopimukset eivät ole tässä raportoinnissa mukana. Kaikki suoraostosopimukset ovat syntyneet tammikuun yhtä sopimusta lukuun ottamatta hankintalain periaatteiden mukaisesti. Raportti ei sisällä kuukausittain sellaisia sopimuksia, jotka tallennetaan järjestelmään voimaantulon jälkeen tai ovat luonnostilassa. Kun nämä otetaan huomioon on vuonna 2021 syntynyt yhteensä 688 uutta sopimusta. Keskitetty sopimusten avaaminen hankinta- ja sopimuspalvelut yksikköön, juridisen tuen saatavuus ja sähköinen sopimustenavauslomake ovat tuoneet sopimusten avaamiseen ja laadintaan kaivattua selkeyttä, tehokkuutta ja tukea.

 Voimassaolevan hankintaohjeen (6.9.2021 lukien) mukaisesti hankintapäätös tulee tehdä kaikista yli 30.000 euron arvoisista hankinnoista. Joulukuussa uusia hankintapäätöksiä tehtiin 40 kappaletta, joista suurin osa 24 kpl edelleen suorahankintapäätöksiä. Koko vuoden aikana hankintapäätöksiä tehtiin yhteensä 306 kappaletta, keskimääräisesti 26 kpl/kk, joista suurin osa (yhteensä 234 kpl) oli jokaisessa kuussa suorahankintapäätöksiä. Hankintapäätösten yhteenlaskettu hankinnan ennakoitu arvo on yhteensä n. 115 joista suorahankintojen osuus on n. 39 m€. Suorahankintapäätöksistä suurin osa, 120 kpl, on tehty hankintalain 110 § perusteella eli asiakaskohtaisen erityistilanteen perusteella. Kynnysarvon ylittäviä suorahankintapäätöksiä oli vuoden 2021 aikana yhteensä 42 kpl, joista jokainen syntyi hankintalain periaatteiden mukaisesti eli niistä on tehty suorahankintailmoitukset HILMA palveluun. Hankintapäätösten keskittäminen hankinta- ja sopimuspalvelut yksikköön, täydennetyt päätöspohjat ja sähköinen lomake ovat tuoneet myös hankintapäätösten laadintaan lainmukaisuutta ja jämäkkyyttä.

 Ostamisen nykytilanteessa vertaillaan ainoastaan käyttötalouspuolen ulkoisia ostoja siihen, löytyykö ko. toimittajalle tarkastushetkellä sähköisestä  järjestelmästä voimassaolevaa sopimusta vai ei. Raportin sopimuksettomuus ei automaattisesti tarkoita hankintalain vastaisuutta. Toisaalta tarkastelu ei avaa sitäkään, onko voimassa oleva sopimus syntynyt hankintalain periaatteiden mukaisesti, ovatko kaikki toimittajan ostot sopimuksenalaisia tuotteita tai palveluja vai jotakin muuta, jolle ei ole sopimusta, vai onko organisaatiossamme tehty tietämättämme hankintoja vastoin voimassaolevia ohjeita ja lakeja. Tämä manuaalisesti tehty tekninen Y-tunnusten ristiintaulukointi voi sisältää virheitä. Raportti on sisältänyt 10/2021 lukien myös varastohankinnat.

 Vaikka kuntayhtymällä näyttäisi olevan joulukuussa 2021 useita sopimuksettomia toimittajia (23 kpl), joiden eurot ovat yli kansallisen kynnysarvon, on hyvä huomioida, että hankintalaki ei tarkastele ostoja toimittajittain, vaan hankinnan kohteittain. Tietyn toimittajan ostojen euromäärä voi sisältää useita hankinnan kohteita esim. eri palveluja, jolloin yhden palvelun ennakoitu kokonaisarvo voikin jäädä hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle eli kansallisten kynnysarvojen alle. Tämä tekninen suppeahko tarkastelu antaa kuitenkin hyvän lähtökohdan toimittajien ostojen tarkemmalle tarkastelulle ja auttaa ostojen saattamisessa hankintalain periaatteiden mukaisesti sopimukselliseen tilaan.

 Koko vuoden aikana Rondon kautta on maksettu 3.350 ulkoiselle toimittajalle yhteensä noin 171 m€. Ulkoisista toimittajista 45 % (1.506 kpl) on sellaisia, joilla ei ole ollut yhtään voimassaolevaa sopimusta raportointihetkellä 8.2.2022. Näistä kuitenkin suurin osa, 829 kpl, on sellaisia, joiden kumulatiiviset ostot koko kalenterivuoden aikana ovat olleet yhteensä alle tuhat euroa. Sopimuksettomia ostoja oli yhteensä koko vuoden aikana 7,8 miljoonaa euroa, joka on vain noin 4,6 % Rondon kautta kulkeneiden ulkoisille toimittajille maksettujen laskujen kokonaiseuromäärästä. Koko vuoden sopimuksettomien ostojen keskiarvo on ollut 5,3 % ja osuudet ovat olleet hyvin tasaisia eri kuukausien välillä.

 Yhteensä Rondon kautta on maksettu ulkoisille toimittajille vuoden 2021 aikana yli 150.000 laskua. Tammikuussa 2021 annetun laskujen viitetieto-ohjeen mukaan niin toimittajan kuin asiatarkastajan on merkattava laskuun asiatarkastuksen yhteydessä laskun peruste eli sopimustunniste. Toimittajat pystyivät merkitsemään tunnisteen keskimääräisesti vuonna 2021 vain hivenen yli kolmeentoista prosenttiin laskuista, koska suurimman osan toimittajien järjestelmät eivät siihen taivu, eikä sitä ollut vielä vuonna 2021 sopimuksissa vaadittu. Keskusvarasto on merkannut tunnisteen tasaisesti koko vuoden ajan, keskimääräisesti noin 39 %:iin  laskuista. Positiivisin kehitys on tapahtunut asiatarkastajissa. Keskiarvioisesti 43 % laskuissa sopimustunniste oli merkitty laskulle ja syksyn 2021 aikana merkkaukset olivat kunnossa vähintään yli puolessa laskuissa.

 Toimitusjohtajan toimintaohjeen /(23.12.2020) yli kynnysarvon oleville uusille hankinnoille (pl. tietyt kokonaisuudet) on ollut vuonna 2021 haettava hankintalupa ennen oston täytäntöönpanoa. Vuoden aikana lupia haettiin 87 eri kokonaisuudelle, joista lupa myönnettiin kynnysarvoon saakka 26 kokonaisuudelle. Nämä kokonaisuudet olivat kilpailutusprosessissa. Jos hankinnalle on annettu väliaikainen lupa, 21 kpl, on lupa muuttunut pysyväksi suorahankintapäätöksen saavutettua lainvoiman. Hankintaluvat on mahdollista hakea myös sähköisellä lomakkeella.

 Kuntayhtymän sopimuksellinen ostaminen on noussut koko vuoden 2021 ajan. Useiden toimenpiteiden myötä on yhdessä toimialueiden kanssa ymmärretty paremmin sopimuksellisuuden ostamisen vaikutukset niin hankintalain kuin kustannustehokkuuden näkökulmasta, mutta myös strategisten, operatiivisten kuin toiminnallistenkin riskien hallinnassa. Kirjallinen sopimus antaa työkaluja moniin ja erityisesti hankaliin tilanteisiin hankinnan elinkaaren aikana. Sopimuksellisessa tilanteessa mm. yksikköhinnat ovat pääsääntöisesti alhaisemmat kuin sopimuksettomassa ja sopimusten myötä kuntayhtymän etuja voidaan valvoa paremmin ja voidaan välttää monet transaktiokustannukset. Hankintojen systemaattisella seurannalla on mahdollistettu ensiaskeleiden ottaminen ostamisen järjestelmällisessä seurannassa ja ostamisen kokonaisuuden hallinnassa.