Yhtymähallitus
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 246

Kuukausiraportti lokakuulta 2022

Yhtymähallitus 28.11.2022 § 246

Lisätiedot Talousjohtaja Ismo Rouvinen

 ismo.rouvinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4506

 Hallintojohtaja Ilkka Naukkarinen

 ilkka.naukkarinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4503

Päätösehdotus Toimitusjohtaja Pirskanen Ilkka:

 Yhtymähallitus merkitsee kuukausiraportin lokakuulta tiedokseen.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Toiminta ja talous

Kuntayhtymän kuudes ja samalla viimeinen toimintavuosi on edennyt yli kaksi vuotta kestäneen koronaepidemian edelleen vallitessa. Alkuvuonna kuntayhtymän toimintaan ovat vaikuttaneet erilaisiin häiriötilanteisiin valmistautuminen sekä tulevan hyvinvointialueen organisoituminen. Kesäkauden aikana tilanne normalisoitui häiriötilanteiden osalta. Kuluvan syksyn aikana valmistelun painopiste on siirtynyt selkeästi hyvinvointialueen tehtävien toteuttamiseen.

Asiakastyytyväisyyttä seurataan kuntayhtymätasolla siten, että jokaisen toimialueen asiakastyytyväisyys on vähintään hyvällä tasolla. Toimialueet ovat määritelleet itse heidän toimintaansa sopivan tason sekä menetelmän, jolla tavoitteen toteutumista seurataan. Tällä hetkellä kaikki kuusi toimialuetta ovat mitanneet asiakastyytyväisyyttä ja se on viidellä toimialueella hyvällä tasolla, joten toteuma tässä mittarissa on lokakuussa (83 %), joka on tavoitetason (100 %) alapuolella. Pelastuslaitoksen lukema on yhden prosenttiyksikön alle tavoitetason.

Tavoittelemme palvelujen piiriin / hoidontarpeen arvioon pääsemisen nopeuttamista, jota seurataan päätoimialueiden määrittämillä mittareilla. Kuntayhtymätasolla toimialueiden mittarit eivät ole alkuvuonna toteutuneet täysin, toimialueiden mittareiden lokakuun keskiarvo on 87,3 %, joka on 8,0 prosenttiyksikköä syyskuuta enemmän. Kaikilla päätoimialueilla on tältä osin parannettavaa.

Henkilöstöön liittyvistä tavoitteista työkykyisten päivien lisääminen ei toteutunut viime vuoden aikana vuoden lopun sairauspoissaolojen merkittävästä lisääntymisestä johtuen. Näyttää, että kuluva vuosi on tähän saakka ollut tältä osin erittäin haasteellinen ja sairauspoissaolot ovat lisääntyneet peräti 35,6 % edellisvuoteen verrattuna. Positiivista sairauspoissaolojen kehityksessä on, että niiden kasvu on taittunut kesäkauden jäkeen lähes kymmenen prosenttiyksikön verran. Tavoitteesta poikkeavalla kehityksellä on merkittävä vaikutus muutenkin haastavaan henkilöstön saatavuustilanteeseen.

Rekrytointiin liittyviä tavoitteita seurataan kahdella mittarilla, tulo- ja lähtövaihtuvuusprosentilla. Vakituisen henkilöstön lähtövaihtuvuuden osalta tavoitellaan alle kahdeksan prosentin lähtövaihtuvuutta, mikä ei ole alkuvuonna toteutunut. Vakituisen henkilöstön tulovaihtuvuuden pitäisi olla suurempi kuin henkilöstön lähtövaihtuvuus, tämä mittari on tässä vaiheessa toteutunut tavoitteiden mukaisesti. Molempien mittareiden arvot ovat pysyneet useamman kuukauden samalla tasolla.

Kehityskeskustelujen toteuma koko kuntayhtymässä on lokakuun lopussa vasta noin 63 %, kun sen tasaisella vauhdilla pitäisi olla noin 83 %. Kehityskeskustelut ovat käynnissä kaikilla niillä toimialueilla, joissa ei olla vielä tavoitteessa.  Kehityskeskustelujen pitämistä on alkuvuoden aikana hidastanut häiriötilanteisiin varautuminen sekä myöskin kasvaneet sairauspoissaolot. Tavoiteasetannan määrittämisen vuoksi toimialueiden pitäisi mahdollisuuksien mukaan pyrkiä aloittamaan kehityskeskustelujen pitäminen edellisvuosia aikaisemmin. Kehityskeskustelujen hyödyllisyys mitataan syksyisin pidettävän tyhy-kyselyn yhteydessä, joten tämä tunnusluku saadaan selville joulukuussa 2022.

Tulosennusteen laatimisessa koronaepidemiasta johtuvat kuluerät on oletettu toteutuvan sillä oletuksella, että valtio tulee korvaamaan ne täysimääräisesti edellisvuoden tapaan. Samoin on toimittu hyvinvointialueen ict-hankkeen osalta, jossa valtio korvaa toteutuneet kustannukset täysimääräisesti reiluun 5 milj. euroon saakka. Kuluvan vuoden muutettu talousarvio pitää sisällään 17,1 milj. euroa vuoden 2021 tilipäätöksessä olevan alijäämän kattamista. Omistajakunnat ovat sitoutuneet maksamaan vanhan kumulatiivisen alijäämän kuluvan vuoden joulukuussa. Talousarviossa oleva 17,1 milj. euron alijäämä jakautuu emokuntayhtymän 16,6 milj. euroon ja Pelastuslaitoksen 0,5 milj. euroon. Kuntayhtymän tuloksen kuluvalta vuodelta arvioidaan muodostuvan 33,0 milj. euroa alijäämäiseksi, josta emokuntayhtymän osuus on 32,1 milj. euroa ja Pelastuslaitoksen osuus 0,9 milj. euroa. Lokakuun tietojen perusteella näyttää, että taloustilanne olisi heikentynyt n. miljoona euroa edellisen kuukauden tilanteesta, mutta on kuitenkin lähestulkoon 2. osavuosikatsauksen tasolla. Palkkaharmonisointiin liittyvä valmistelu on tässä vaiheessa kesken ja sen mahdollisia vaikutuksia ei ole huomioitu kuntayhtymän ennusteessa.

Tuloslaskelmaennusteen mukaan tulopuolella maksutuottoja olisi kertymässä 5,5 milj. euroa (-10,5 %) alkuperäistä talousarviota vähemmän, maksutuottojen oletetaan kuitenkin toteutuvan lähes muutetun talousarvion mukaisina. Muita myyntituottoja on puolestaan toteutumassa 2,0 milj. euroa (7,0 %) alkuperäistä talousarviota enemmän, mikä tarkoittaa 1,2 milj. euroa (4,1 %) muutettua talousarviota enemmän. Toimintatuotot kokonaisuudessaan ovat toteutumassa 1,2 milj. euroa (0,1 %) muutettua talousarviota suurempana.

Menopuolella henkilöstökulujen arvioidaan alittavan alkuperäisen talousarvion 4,0 milj. euroa (1,0 %). Henkilöstökulujen ennuste sisältää myös lomapalkkavelan kasvusta johtuvaa tulosvaikutusta noin kahden miljoonan euron verran sekä Pelastuslaitoksen kuntien maksamia varallaolokorvauksia noin 4,6 milj. euroa. Kuluvalle vuodelle talousarvion valmistelussa oman henkilöstön ja ostopalveluina toteutuvan vuokratyövoiman välistä suhdetta pyrittiin muuttamaan edellisistä vuosista, mutta siitä huolimatta oman henkilöstön saatavuus budjetin näkökulmasta ei ole parantunut.  Tätä haastetta on tietyissä ammattiryhmissä olevan haasteellisen saatavuuden vuoksi jouduttu aikaisempien vuosien tapaan paikkaamaan ostopalveluilla ja tämä näkyy henkilöstökulujen alituksena sekä palvelujen ostojen ylityksenä. Näyttää siltä, että henkilöstökulujen ja palvelujen ostojen suhde on huonontunut entisestään vuoden edetessä.

Palvelujen ostot ovat ylittymässä 38,1 milj. euroa (14,4 %) alkuperäisestä talousarviosta. Kuluvan vuoden toteuma on melko lähellä edellisvuoden toteumaa, mutta talousarviossa palvelujen ostojen määrä jäi yli 36 milj. euroa edellisvuotta pienemmäksi, joten talousarviossa pysyminen ei tule onnistumaan vallitsevassa nopeasti kasvaneen inflaatiokehityksen aiheuttamassa taloustilanteessa. Myös sairauspoissaolojen merkittävä kasvu on vaikuttanut ostopalveluina hankittavan vuokratyövoiman käyttöön.

Materiaaliostoissa alkuperäinen talousarvio olisi ylittymässä 3,0 milj. euroa (5,3 %) sekä muutettu talousarvio 0,7 milj. euroa (1,2 %) pitkälti kasvaneen inflaation vaikutuksesta. Myös materiaaliostojen talousarvio on haasteellinen edellisvuoteen verrattuna. Muut kuluerät ovat toteumassa lähes alkuperäisen sekä muutetun talousarvion mukaisesti.

Investointien toteuma lokakuun lopussa näyttää, että investoinnit ovat toteutuneet sangen maltillisesti ollen 21,2 milj. euroa, mikä on noin 62,4 % vuoden 2022 investointien kokonaismäärästä. Investointien toteuma tyypillisesti painottuu selkeästi vuoden jälkimmäiselle puoliskolle ja voimassa olevan investointisuunnitelman osalta näin näyttäisi käyvän myös kuluvana vuonna. Investointien kokonaismäärän ennustetaan alittuvan kuluvana vuonna, koska uusien investointien aloittamista viivästytettiin odottamaan valtion määrittämää lainanottovaltuutta hyvinvointialueelle.

Palvelutuotannon suhteen näyttää, että palvelujen piirissä on alkuvuonna ollut 168 377 eri asiakasta, mikä on 5,3 prosenttia vähemmän kuin edellisvuonna. Erilaisia suoritteita on ollut 3 104 085 kappaletta, mikä on 9,7 prosenttia edellisvuotta vähemmän. Sekä asiakkaiden että suoritteiden määrän vähentymistä selittävät koronaepidemian maltillisempi palvelujen käyttö.

Hankinnat ja sopimukset

  Lokakuun raportti on kokonaisuudessaan hyvin aiempien kuluvan vuoden kuukausien kaltainen. Yhtä kuukautta lukuunottamatta kaikki yli kynnysarvon olevat suorahankintasopimukset ovat syntyneet koko vuoden ajan hankintalain periaatteiden mukaisesti ja suorahankintapäätökset kaikki.

 Lokakuussa syntyneistä sopimuksista (34 kpl) suurin osa oli edelleen ostosopimuksia (31 kpl), joista suorahankintasopimuksia poikkeuksellisesti selkeästi alle vuoden keskiarvon 45 % (ka. 67 %).

 Uusia hankintapäätöksiä tehtiin vain 12 kpl eli myös alle keskiarvon (16 kpl) ja hankintapäätöksistä suurin osa edelleen suorahankintapäätöksiä (83 %). Yli kynnysarvon olevia suorahankintapäätöksiä oli 5 kpl eli keskiarvoa (3 kpl) enemmän, mutta kaikki ovat syntyneet hankintalain periaatteiden mukaisesti. Tällä tarkoitetaan sitä, että niistä on tehty HILMA-palveluun suorahankintailmoitukset, joiden lainvoimaisuus on odotettu ennen sopimuksen täytäntöönpanoa.

 Ostamisen nykytilanteessa vertaillaan edelleen ainoastaan Rondon kautta kulkevien ulkoisille toimittajille maksettujen käyttötalouspuolen maksuja siihen, löytyykö ko. toimittajalle raportointihetkellä sähköisistä järjestelmistä yhtään voimassa olevaa sopimusta vai ei. Mikäli sopimusta ei löydy, ei se automaattisesti tarkoita hankintalain vastaisuutta. Eikä toisalta myöskään se, että toimittaja on sopimuksellisten toimittajien listalla, ei välttämättä tarkoita sitä, että ko. toimittajan kaikki ostot perustuisivat sopimuksiin. Se tarkoittaa vai sitä, että ko. toimittajalle on löytynyt vähintään yksi voimassaoleva sopimus. Lokakuun loppuun mennessä Rondon kautta maksetuista euroista (yhteensä n. 122 milj. euroa) vain n. 2,7 % (n. 3,3 milj. euroa) on maksettu sellaisille ulkoisille toimittajille, joille ei löydy raportointihetkellä 11.10.2022 yhtään voimassa olevaa sopimusta. Raportointia on toteutettu vuodet 2021 ja 2022 ja sopimuksettomien ostojen kuukausikohtainen prosentti ei ole aiemmin ollut noin alhainen.

 Vaikka kuntayhtymällä näyttäisi olevan muutamia (4 kpl) sopimuksettomia toimittajia, joiden kumulatiiviset eurot yhteensä ovat jo tässä vaiheessa vuotta yli kansallisen kynnysarvon, on hyvä huomioida, että hankintalaki ei tarkastele ostoja toimittajittain, vaan hankinnan kohteittain. Sopimuksettomuus ei automaattisesti tarkoita hankintalain vastaisuutta, eikä toisaalta se, että sopimus on olemassa tarkoita, että sopimus olisi syntynyt hankintalain periaatteiden mukaisesti. Taulukossa esitetty toimittajan yhteenlaskettu kumulatiivinen ko. vuoden ostojen euromäärä voi sisältää useita hankinnan kohteita, esim. eri palveluja, jolloin yhden palvelun ennakoitu kokonaisarvo voi jäädä hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle eli kansallisten kynnysarvojen alle ja kaikista ostoista ei ole tarkoituksenmukaista sopimusta tehdäkään, esim. jos osto on kertaluontoinen, ei sisällä riskejä ja on arvoltaan vähäinen eli ns. pienhankinta. Sopimuksettomien toimittajien listalla on yhteensä lokakuussa 1.212 toimittajaa, joista 717 eli  jopa 47 % ovat sellaisia, joiden ostot ovat olleet yhteensä alle 100 euroa. Tämä tekninen suppeahko tarkastelu antaa kuitenkin hyvän lähtökohdan toimittajien ostojen tarkemmalle tarkastelulle ja auttaa ostojen saattamisessa hankintalain periaatteiden mukaisesti sopimukselliseen tilaan.

 Ostolaskujen tiettyyn sopimukseen yksilöivien viittausten suhteellinen taso on säilynyt suunnilleen edellisten kuukausien tasolla jokaisen kolmen mitattavan kohdan perusteella, ja on ollut koko vuoden edellistä vuotta paremmalla tasolla.

 Hankintalupaprosessiin tuli vain kaksi uutta kokonaisuutta, jotka molemmat on käsitelty ja väliaikainen lupa myönnetty.

 Kuntayhtymän strategiset yhtymävaltuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet, niiden mittarit ja tuloslaskelma sekä hankintojen ja sopimusten raportti ovat asian liitteinä.