Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.06.2023/Pykälä 147

Kunnanhallitus 05.06.2023 § 147  

386/14.03.01.01/2022 [MELA:n kuntatarkastus 2023]  

Asiakastyytyväisyyden mukaan Tohmajärven paikallisyksikön lomituspalvelujen käyttäjät ovat olleet hyvin tyytyväisiä lomituspalvelujen toteutumiseen sekä hallinnon toimintaan. Melan tilaaman lomituspalveluja koskevan asiakastyytyväisyystutkimuksessa paikallisyksikkö suoriutui valtakunnan keskiarvoa paremmin.

Tohmajärven paikallisyksikön lomituspäivän bruttohinta (195,46 €) ilman matkakustannuksia v. 2021 alitti valtakunnallisen keskiarvon (211,32 €). Tarkastuksen perusteella lomittajat näyttäisivät työllistyvän heille sovittuun työaikaan.

Alla olevat kuntatarkastuksen havainnot ja niihin tehdyt huomiot/ korjaustoimenpiteet:

 Havainto 1.

 Vuosilomia on Tohmajärven paikallisyksikkö järjestänyt 2022 vuonna 25,9 pvä/hlö, valtakunnallisesti arvo 25,0. Vuosilomia on siirretty ainoastaan erityisen painavista lomituspalvelulain mukaisista syistä. Paikallisyksikkö pyrkii tarkkailemaan loppuvuodessa olevia sijaisapuja suhteessa yrittäjän lomitusvarauksiin.

Havainto 2.

Paikallisyksikkö on laskuttanut viljelijää aina toteutuneiden työaikojen mukaisesti, eikä aio muuttaa käytäntöä. Tuetun maksullisen lomituspyyntöihin pyydetään viljelijöitä täydentämään tilattu tuntimäärä, jotta suunnittelun oikeellisuus pystytään jatkossa osoittamaan Melalle.

Havainto 3. 

Paikallisyksikkö on hyväksynyt valokuvana toimitettuja asiakirjoja, joista on kiistattomasti pystytty osoittamaan asiakirjojen oikeellisuus ja perusteet lomituspalvelujen lainmukaisuuteen. Vuoden 2022 lopulla paikallisyksikkö on käyttöön ottanut sähköisen arkistoinnin sekä MIUN PALVELUJEN suojatun asiakirjojen toimittamismahdollisuuden. Paikallisyksikkö opastaa ja ohjaa viljelijöitä toimittamaan asiakirjat kokonaisuudessaan kyseisen palvelun kautta.

Havainto 4.

Arkistointi on toteutettu sähköisesti ja siinä noudatetaan annettuja määrä-aikoja. Tarkastuksessa olleet kansiot eivät olleet vielä menneet päätearkistoon ja siitä syystä kansioissa ei ollut oikeat seläkkeet. Yhtään asiakirjaa ei ole hävitetty ennen arkistointiajan päättymistä. Tohmajärven kunnan tiedonhallinnan asiantuntijalla on asiakirjojen hävitystä koskeva luettelointi. Sähköisen arkiston arkistointisuunnitelma on tehty yhteistyössä tiedonhallinnnan asiantuntijan kanssa.

Havainto 5.

Poissaolotietojen käsittely on eriytetty useammalle ihmiselle ja tulee sisäisessä tarkastuksessa satunnaisotanta tarkastukseen kerran joka 6s. kuukausi.  

Havainto 6.

Kaikkille tiloille on tehty työaikojen mitoitus tilakäynnillä tehtyjen havaintojen sekä tts- manager ohjelman avulla. Tilojen erilaiset olosuhteet sekä työmenetelmät on hyväksyttävä tilan laskennalliseksi työajaksi, kun ne perustuvat todelliseen olosuhteeseen. Lomituspalvelulaki ei suoranaisesti voi rajata pois sellaisia tehtäviä, jotka voivat aiheuttaa eläinsuojellullisia puutteita, mikäli ne jätetään hoitamatta (eläinten puhdistus parsinavetassa). Tohmajärven paikallisyksikkö katsoo toimineensa lomituspalvelulain mukaisesti ja tekee jatkossakin tilojen työaikamitoitukset tilakäynnillä tehtyjen havaintojen perusteella vuosittain vuosilomahaun yhteydessä. Tilojen toteutunutta työaikaa vertaillaan jatkuvasti päätöksellä mitoitettuun aikaan ja tarvittaessa paikallisysikkö on tehnyt korjaukset mitoitettuun työaikaan.

Tohmajärven kunnanhallitus katsoo paikallisyksikön toimineen lomituspalvelulain sekä toimeksiantosopimuksen mukaisesti, eikä katso minkään tarkastuksessa esiin tulleen havainnon olevan lomituspalvelujen lainvastaista tai taloudellisen toteutumisen vaarantavaa toimintaa. Paikallisyksikön asiakastyytyväisyys ja taloudellisuus ovat valtakunnallisessa vertailussa erittäin hyvällä tasolla. Paikallisyksikön toimintaa kehitettään jatkuvasti ja uuden laajemman organisaation myötä sisäistä tarkastusta on pystytty lisäämään. Sisäistä tarkastus toimintaa tapahtuu myös kunnan puolesta.

Esityslistan oheismateriaalina on tarkastuskertomuksen saate ja tarkastuskertomus.

Asian valmistelija

 lomituspalvelujohtaja Salla Heinonen, salla.heinonen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4040

Esittelijä

 kunnanjohtaja Mikko Löppönen, mikko.lopponen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4001

Päätösehdotus

 Saatetaan tarkastuskertomus, sekä lomituspalvelujen toimenpide-ehdotukset kunnanhallitukselle tiedoksi ja hyväksytään lomituspalveluiden laatima toimenpidesuunnitelma.

 Merkitään, että lomituspalvelujohtaja Salla Heinonen oli kokouksessa asiantuntijana läsnä klo 15:09 - 15:16.

Päätös

 Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________