Kunnanhallitus
Pöytäkirja 28.09.2026/Pykälä 160

Kunnanhallitus 01.06.2026 § 102 

Kunnanvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 11.5.2026 § 20 lisämäärärahaa 270 000 euroa kohteelle Y514 Terveyskeskuksen toimitilaratkaisujen suunnittelu ja muutokset. Esittelytekstissä todetaan, että ”hallinnon muuttaessa kunnanvirastolta terveysaseman tiloihin ei kunnanvirastolle jää enää kunnan palvelutuotantoon liittyvää toimintaa. Mahdollisesti arkistotiloille tarvitaan käyttöä myös muuton jälkeen, mutta tarve tarkentuu vuoden kuluessa”. Tämä tarkoittaa, että Tohmajärven kunnanviraston toimintojen siirtyessä Tohmajärven terveysasemalle vuoden 2026 aikana, kunnanvirastolla oleville arkistoaineistoille ei ole riittävästi tilaa toimistotalolla ja terveyskeskuksella.

Arkiston koko hyllymetreinä

-          kunnanvirasto: 635,7 hyllymetriä

-          toimistotalon vapaa tila: 92 hyllymetriä

-          terveysasemalta hyvinvointialueen käytöstä vapautuva tila: 150 hyllymetriä

Mikäli kunnanviraston arkistotilan käytöstä halutaan luopua, on ratkaistava noin 400 hyllymetrin arkistoitavan aineiston arkistointi. Siirtyminen lain vaatimusten mukaisesti sähköiseen arkistointiin (KJ VHP 19/2026) vuoden 2026 nykyistä laajemmin vaikuttaa vain siihen, että paperilla arkistoitavaa aineistoa ei enää synny lisää. Vuodesta 2022 alkaen syntynyt aineisto arkistoidaan sähköisesti. Arkistojen digitointi on yksi keino vähentää fyysisen arkistotilan tarvetta.

Arkistotilojen tulee myös noudattaa Kansallisarkiston määräyksiä. Samoin analogisten (ei sähköisten) aineistojen hävittämiseen tähtäävässä digitoinnissa digitoitavien aineistojen tulee noudattaa määräyksiä. Kunnan on tehtävä arvio, mitä aineistoja digitoidaan. Kansallisarkiston päätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) mukaan toimijat vastaavat kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista. Ennen digitointia on syytä myös selvittää, mitä aineistoja kunnassa on jo mahdollisesti digitoitu määräysten mukaisesti ja onko seulottavaa ja poistettavaa aineistoa. Aiemmin Suomen sukuhistoriallinen seura on digitoinut osan Tohmajärven kunnan aineistoista.

Kunnan arkistojen digitointi tulee parantamaan aineistojen käytettävyyttä ja saatavuutta paikkariippumattomasti. Arkistoaineistojen digitointi vastaa hyvin nykyajan tarpeisiin ja sähköisyyteen. Digitointi myös tehostaa ja helpottaa tietopyyntöihin vastaamista. Kunnan arkistojen digitointi on perusteltua kilpailuttaa, sillä kunnan omat resurssit (aika, digitointiin sopivat laitteistot ja osaaminen) ovat puutteellisia. Arkistojen digitointi säästää uusien arkistotilojen rakentamis- ja käyttökustannukset. Digitaalinen arkisto mahdollistaa erilaisten hakupalveluiden automatisoidun käytön ja materiaalien markkinoinnin tekniikan kehittyessä.  

Talousarvion 2026 mukaisesti toimialajohtajalla on toimintavaltuudet investointihankkeissa 60 000 euroa / hanke, kunnanhallitus päättää kiinteän omaisuuden sekä osakkeiden ja rakennusten ostamisesta, myymisestä ja vaihtamisesta 200.000 euroon saakka.

Asian valmistelija

 tiedonhallinnan asiantuntija Leinonen Saara, saara.leinonen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4012

hallintopäällikkö Pitkänen Heidi, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4002

tekninen johtaja Berg Jorma, jorma.berg@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4201

Esittelijä

 kunnanjohtaja Löppönen Mikko, mikko.lopponen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4001

Päätösehdotus

Kunnanhallitus päättää kilpailuttaa puitesopimuksen arkiston digitoinnista Pohjois-Karjalan hankintatoimen kautta. Kunnanhallitus antaa valtuudet Pohjois-Karjalan hankintatoimelle tehdä hankintapäätöksen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________

Kunnanhallitus 28.09.2026 § 160  

128/02.08.00/2026  

Elokuussa käytyjen markkinavuoropuhelujen perusteella voidaan todeta, että fyysisen arkistotilan vuokraaminen on tällä hetkellä kokonaistaloudellisesti edullisempi vaihtoehto kuin aineiston hävittämiseen tähtäävä digitointi. Saatujen tietojen ja alustavien hinnoittelumallien perusteella hävittämiseen tähtäävän digitoinnin toteuttaminen ei tässä vaiheessa ole tarkoituksenmukaista, minkä vuoksi puitesopimuksen kilpailuttaminen arkiston digitoimiseksi esitetään keskeytettäväksi.

Lisäksi huomattiin, että tekoälypohjaiset asiakirjojen käsittely- ja tiedonhallintaratkaisut kehittyvät nopeasti. Teknologian kehittymisen myötä palveluiden kustannusten arvioidaan laskevan ja käytettävissä olevien ratkaisuvaihtoehtojen lisääntyvän tulevaisuudessa. Tämän vuoksi asian uudelleentarkastelu myöhemmässä vaiheessa nimenomaan käytön tehostamisen näkökulmasta voi olla perusteltua.

Asian valmistelija

 hallintopäällikkö Pitkänen Heidi, heidi.pitkanen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4002

Esittelijä

 kunnanjohtaja Löppönen Mikko, mikko.lopponen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4001

Päätösehdotus

Päätös

 ________