Aluehallitus
Pöytäkirja 26.01.2023/Pykälä 14

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje

Aluehallitus 26.01.2023 § 14

Lisätiedot Hallintojohtaja Ilkka Naukkarinen

 ilkka.naukkarinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4503

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus hyväksyy liitteen mukaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen. Ohjeen liitteenä oleva riskienarviointilomake on ohjeellinen. Hallitus valtuuttaa hallintojohtajan ohjeistamaan riskienhallinnan toimenpiteitä ja muokkaamaan työkaluja tarvittaessa erikseen.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Aluevaltuusto hyväksyi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet §56/27.9.2022. Hallintosäännön 5 §, 13. kohdan mukaan hallituksen tehtävänä on sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttaminen ja yhteensovittaminen, joka toteutetaan yleisimmin ohjeella.

 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjetta on valmisteltu hallintopalveluissa. Ohje on laadittu Siun sote kuntayhtymässä käytetyn ohjeistuksen pohjalta huomioiden ohjeen sisältöön vaikuttava yleinen kehitys ja hyvinvointialueen strategia mahdollisuuksien mukaan.

 Valmistelun yhteydessä on huomattu, että tiiviissä aikataulussa päivitetyissä eri säännöissä on päällekkäisyyksiä, eikä kaikkia sääntöjä ja ohjeita ole ennätetty synkronoida suunnitelmallisesti. Hyvinvointialueelle siirryttäessä käytännössä kaikki aikaisemmin kuntayhtymässä olleet ohjeet tulee päivittää tai hyväksyä noudatettavaksi hyvinvointialueella vanhan sisältöisenä. Lisäksi on tullut lakisääteisiä uusia velvoitteita, jotka edellyttävät dokumentoitua ohjeistusta (mm. omavalvontaohjelma). Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa on mm. useita asioita, joita sivuavaa ohjeistusta on muissa jo hyväksytyissä tai vielä hyväksyttäväksi tulevissa ohjeissa. Onkin hyvin todennäköistä, että ohjeita ja sääntöjä joudutaan lähiaikoina päivittämään, kun ohjausdokumenttien kokonaisuutta ennätetään arvioida ajan kanssa ja käytännön kokemusten kautta.

 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeeseen kuvataan riskien arvioinnin käytännöt, aikataulutukset ja työkalut. Tarvittaessa riskien arviointia ja raportointia ohjeistetaan tilanteen niin vaatiessa. Yleisperiaate sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa on niiden sisällön eläminen ajassa, ja että näitä edistäviä toimenpiteitä on rakennettu sisälle päivittäisen toiminnan rutiineihin. Päävastuu sisäisen valvonnan toteuttamisesta ja riskienhallinnan toimenpiteistä on toimialueilla oman toiminnan osalta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan koordinointi ja seuranta tapahtuu hallintopalveluissa.

 Hyvinvointialueella otetaan käyttöön neljännesvuosittain tehtävä osavuosikatsaus aikaisemman kuntayhtymässä noudatetun kolmannesvuosittain tehtävän katsauksen sijaan. Rytmityksen muutos johtuu toiminnan ja talouden seurannan sopeuttamisesta valtionhallinnon raportointisykliin. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointia sopeutetaan tähän rytmiin niin, että lähtökohtainen toimialueiden riskikatsausten raportointi tapahtuu kaksi kertaa vuodessa, toisen osavuosikatsauksen ja tilinpäätöksen yhteydessä.

 Riskien arviointia varten ohjeen liitteenä on taulukko, jota toimialueet voivat hyödyntää riskien arvioinnissa, ja jota on tarkoitus soveltaa ohjeellisena. Riskin merkityksen arviointi perustuu ns. riskilukuun, joka saadaan 5 x 5 matriisissa kertomalla riskin todennäköisyys sen vaikutuksen suuruudella. Riskien arvioinnin yhteydessä arvioidaan myös, mikä on riskin hallinnan taso. Kuntayhtymässä (hyvinvointialueella) otettiin käyttöön vuonna 2022 uusi laadunhallinnan tietojärjestelmä, jonka ominaisuuksia voidaan hyödyntää jatkossa myös riskienhallinnan työkalujen kehittämisessä. Näiden käyttöönotto ja kehittäminen on vielä kesken.