Aluehallitus
Pöytäkirja 19.06.2024/Pykälä 149

Henkilötietojen käsittelyn ehtojen päivitys

Aluehallitus 19.06.2024 § 149

Lisätiedot Hallintojohtaja Ilkka Naukkarinen

 ilkka.naukkarinen@siunsote.fi

 Puh. 013 330 4503

Päätösehdotus Vs. hyvinvointialuejohtaja Ilkka Naukkarinen:

 Aluehallitus päättää

1. Hyväksyä liitteenä olevan Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus -lomakkeen osaksi hyvinvointialueelle 21.12.2022 (§260) hyväksyttyjä Henkilötietojen käsittelyn ehtoja

2. Hyväksyä, että uusi Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus -lomake otetaan käyttöön henkilötietojen käsittelyssä sopimisessa vaiheittain hyvinvointialueella, huomioiden mm. henkilöstön koulutuksen, tiedottamisen sekä ohjeistukset ja sopimushallintajärjestelmän metatietojen ja raportointiin liittyvän kehitystyön sekä muut dokumenttien päivitystarpeet (mm. palvelusetelisääntökirjat), joihin uusitulla lomakkeella on vaikutusta. Henkilötietojen käsittelystä voidaan tästä syystä sopia vaiheittaisen käyttöönoton aikana § 260/21.12.2022  hyväksytyllä lomakkeella, aina vuoden 2024 loppuun saakka.

3. Valtuuttaa hallintojohtajan tekemään Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus -lomakkeelle tarvittavat tekniset muutokset ja korjaukset sekä saattamaan tehdyt muutokset aluehallituksen tietoon.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Selostus Pohjois-Karjalan hyvinvointialue toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä (TsA 4 (7) art.), määritellessään toiminnassaan ja palveluissaan suoritettavan henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, tai kun sille on laissa säädetty rekisterinpitoa koskeva tehtävä. Mikäli hyvinvointialue käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa henkilötietojen käsittelyssä, tulee henkilötietojen käsittelystä sopia rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijänä (TsA 4 (8) art.) toimivan palveluntuottajan välillä tietosuoja-asetuksen mukaisesti (TsA 28 art.).

 Henkilötietojen käsittelystä sopiminen tehdään hyvinvointialueella ensisijaisesti aluehallituksen § 260/21.12.2022 hyväksymillä Henkilötietojen käsittelyn ehdoilla. Ehtojen erottamattomana osana toimii Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus -lomake (ehtojen liite), jolla määritellään mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietojen tyypit. Nykyinen lomake on kuitenkin sen noin 1,5 vuoden käyttöajan saatossa osoittautunut joiltain osin toimimattomaksi ja toiminnassa on syntynyt epätietoisuutta siitä, miten ja millä tavalla lomake tulee täydentää. Nykyinen lomake ei ohjeista käyttäjäänsä ja siinä ei ole riittävissä määrin valmiita strukturoituja vaihtoehtoja henkilötietojen käsittelytoimen määrittelemiseen. Lisäksi on tunnistettu tarve ohjata ja kouluttaa hyvinvointialueen henkilöstöä henkilötietojen käsittelyssä sopimisesta, jotta tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet ja niiden noudattaminen voidaan varmistaa.

 Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus -lomake on päivitetty yhteistyössä hyvinvointialueen eri toimialueiden sekä hankinta- ja sopimuspalvelujen kanssa. Päivitystyössä on otettu huomioon nykyisin käytössä olevasta lomakkeesta saatu palaute. Päivitystyössä ei ole muokattu Henkilötietojen käsittelyn ehtoja, sillä siihen ei ole ollut tarvetta ja ehdot säilyvät ennallaan ja ehtojen osalta noudatetaan sitä, mitä aluehallitus on § 260/21.12.2022 käsittelyssään päättänyt.