Aluehallitus
Pöytäkirja 27.10.2022/Pykälä 178

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen rekisterinpitäjän ja arkistonmuodostajan nimeäminen

Aluehallitus 27.10.2022 § 178

Lisätiedot Va. talousjohtaja Ismo Rouvinen, puh. 013 330 4506

Tiedonhallintapäällikkö Tiina Vatanen, puh. 013 330 4509

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus esittää, että Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen arkistonmuodostaja ja rekisterinpitäjä on Pohjois-Karjalan hyvinvointialue.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hallintosäännön 5 §:n kohta 25 määrää aluehallituksen tehtäväksi nimetä hyvinvointialueen arkistonmuodostaja ja rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjä on henkilö tai organisaatio, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjyys voi syntyä myös lain nojalla. EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016) 4 artiklassa sekä tietosuojalain (1050/2018) 3 § ja 4 § käytetään termiä rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen.

Arkistonmuodostaja on yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta on syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkisto. Arkistonmuodostajan on arkistolain (831/1994) 8 §:n mukaan määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolain 1 § ja 8 § käytetään käsitettä arkistonmuodostajana toimiva viranomainen.

Kunnissa asiakirjahallinto on perinteisesti järjestetty siten, että hallintokunnat ovat olleet itsenäisiä arkistonmuodostajia. Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä on ollut vain yksi arkistonmuodostaja ja rekisterinpitäjä.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) määrittelee tiedonhallintayksiköksi koko organisaation, joka on vastuussa tiedonhallinnan järjestämisestä, vaikka organisaatiossa toimisikin useampi viranomainen. Osa tiedonhallintaan liittyvistä velvollisuuksista kohdistuu organisaatioon eli tiedonhallintayksikköön, jossa eri viranomaiset toimivat.

Asiakirjahallinto on siirtynyt lisäksi koko ajan enenevässä määrin sähköiseksi, mikä mahdollistaa suurenkin organisaation asiakirjatietomäärän hallinnan ilman organisaation jakamista erillisiin arkistonmuodostajiin. Yhden arkistonmuodostajan mallissa saavutetaan paremmin toimintatapojen yhtenäisyys. Tarkoituksenmukaista on siis, että Pohjois-Karjalan hyvinvointialue on yksi arkistonmuodostaja.

Tukipalvelu- ja tytäryhteisöt, joissa Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella on määräysvalta, ovat oma arkistonmuodostajansa. Tytäryhteisö on arkistonmuodostaja ja rekisterinpitäjä omassa toiminnassaan muodostuvien asiakirjojen osalta. Mikäli tytäryhteisö käsittelee ja laatii asiakirjoja Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle tai muulle asiakkaalleen, on asiakas näiden asiakirjojan osalta säilytysvelvollinen arkistonmuodostajana ja rekisterinpitäjänä.

Mikäli tytäryhteisön, jossa Pohjois-Karjalan hyvinvointialueellaon määräysvalta, toiminta lakkaa on yhtiön omien asiakirjojen arkistointi- sekä säilytysvelvoite Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella.

Tiedonhallintalain sekä arkistolain mukaiset vastuut aluehallitus määrittelee ja nimeää erikseen.