Aluehallitus
Pöytäkirja 30.11.2022/Pykälä 224

Tiedonhallintamalli

Aluehallitus 30.11.2022 § 224

Lisätiedot va. Talousjohtaja Ismo Rouvinen, p. 013 330 4506, ismo.rouvinen@siunsote.fi

 Tiedonhallintapäällikkö Tiina Vatanen, p. 013 330 4509

 tiina.vatanen@siunsote.fi

Päätösehdotus Hyvinvointialuejohtaja Leivonen Kirsi:

 Aluehallitus päättää hyväksyä Tiedonhallintamalli -asiakirjan liitteen mukaisena.

Päätös Hyväksyttiin.

Selostus Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki, 906/2019) säädetään tiedonhallintayksikön velvollisuudesta ylläpitää sen toimintaympäristön määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallintamallin on tiedonhallintalain 5 §:n 2 momentin mukaan on sisällettävä vähintään tiedot:

1. toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin;
2. tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista;
3. tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta;
4. tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista;
5. tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Tiedonhallintalain täytäntöönpanoa ohjaavan ja valvovan tiedonhallintalautakunnan suosituksessa tiedonhallintamallista todetaan, että tiedonhallintamalli voi olla luonteeltaan yhteenveto tai kooste, johon muut tiedonhallintaa tarkemmin määrittelevät kuvaukset kootaan viitteinä tai liitteinä. Nyt hyväksyttävä tiedonhallintamalli pohjaa Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän tiedonhallintamalliin, joka on hyväksytty yhtymähallituksessa (20.12.2021 § 281).

Koska nyt hyväksyttävä tiedonhallintamalli on luonteeltaan periaateluonteinen kooste, on liitteeksi laadittu tiedonhallintalain 5.3 §:n mukainen muutosvaikutusten arviointi. Muutosvaikutusten arviointi kuvaa, mikä hyvinvointialueuudistuksessa muuttuu verrattuna kuntayhtymään erityisesti tiedonhallinnan näkökulmasta. Dokumentin loppuun on koostettu päivitystarpeet tiedonhallintamallin eläviin kuvauksiin, eli tiedonohjaussuunnitelmaan, erilaisiin toimintaohjeisiin sekä ARC-kokonaisarkkitehtuurityökalulla ylläpidettyihin tietojärjestelmä- ja tietovarantokuvauksiin.

Liitteenä tiedonhallintamalli ja siihen liittyvä muutosvaikutusten arviointi.