Kaupunginhallitus
Esityslista 04.05.2026/Asianro 15

Kaupunginhallitus 04.05.2026    

321/07.01.03.06/2026  

Valmistelija Hallintojohtaja

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on sähköisten asiakirjojen luomista ja käsittelyä varten luotu suunnitelma. Tiedonohjaussuunnitelma on välttämätön edellytys sähköiseen asianhallintaan sekä sähköisen arkistoinnin käyttöönottoon. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa teknisesti organisaation digitaalisia asiankäsittelyprosesseja ja mahdollistaa asiakirjatietojen automatisoidun ohjauksen. Myös lainsäädäntö (arkistolaki, EU:n tietosuoja-asetus, tietosuojalaki ja tiedonhallintalaki) edellyttää tiedonohjaussuunnitelman laadintaa.

Tiedonohjaussuunnitelmaa edeltänyt arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on ohjannut tietojen käsittelemistä ja säilyttämistä analogisessa toimintaympäristössä. Lieksan kaupunki on päivittänyt arkistonmuodostussuunnitelman tiedonohjaussuunnitelmaksi Dynasty 10:n käyttöönottoprojektin yhteydessä vuonna 2020. Tuolloin organisaatio oli erilainen ja suunnitelma tehtiin Lahden mallin mukaan. Suunnitelma on koettu käytössä kovin monitasoiseksi ja raskaaksi ylläpitää. Tämän vuoksi tiedonohjaussuunnitelma on päivitetty kevään 2026 aikana.

Suunnitelmaa tehtäessä on pyritty ottamaan huomioon nykyinen organisaatio ja sen viranhaltijat, asianhallintajärjestelmässä käsiteltävät kunnan tehtävät sekä kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettäville asiakirjoille ja tiedonhallintalautakunnan laatimat suositukset määräajan säilytettäville asiakirjoille. Lieksan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa on käytetty JHS 191 -suosituksen mukaista tiedonohjaussuunnitelman rakennetta. Suunnitelman hierarkia sisältää 14 päätehtäväluokkaa, jotka jakautuvat välitason tehtäväluokkiin ja nämä edelleen joko kolmannelle tai neljännelle tasolle. Tehtävät jakautuvat käsittelyvaiheisiin, jotka sisältävät asiakirjakuvaukset sekä asiakirjojen metatiedot. Metatiedot sisältävät metatietomallisuosituksen mukaisesti seuraavat pakolliset tiedot: asiakirjan tyyppi ja tarkenne, julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, henkilötietojen käsittelyn peruste, säilytysaika ja säilytysajan peruste. Myös arkistointiin liittyvät metatiedot on huomioitu niiden asiakirjojen kohdalta, jotka kansallisarkisto on määrännyt pysyvästi säilytettäväksi.

Tiedonohjaussuunnitelma ei ole koskaan lopullisesti valmis, vaan tiedonohjaussuunnitelman sisältöä päivitetään tarpeen mukaan vastaamaan ajantasaista lainsäädäntöä, kaupungin toimintaa sekä asioiden ja asiakirjojen säilytysaikatarpeita.

Kaupunginhallituksen tulee huolehtia arkistolain 7–9 §:n mukaisista velvoitteista. Lieksan kaupungin hallintosäännön 62 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta).

Toimistopalvelujen tulosyksikön vuoden 2026 toiminnallisiin tavoitteisiin on kirjattu tiedonhallinnan kehittäminen, johon kuuluu päivitetty tiedonohjaussuunnitelma ja sähköisen arkiston käyttöönotto. Päivitetty tiedonohjaussuunnitelma on tarkoitus ottaa käyttöön 5.5.2026 alkaen.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus

Päätös

Lisätietoja Hallintojohtaja Sari Leinonen, p. 040 1044 005,

 sähköposti sari.leinonen(at)lieksa.fi