Kunnanhallitus
Pöytäkirja 11.04.2023/Pykälä 116

Kunnanhallitus 11.04.2023 § 116  

58/07.01.03.02/2020 [Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) 2020]  

Kunnanhallituksen tulee huolehtia arkistolain 7-9 §:n mukaisista velvoitteista, joihin kuuluu päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) (Tohmajärven kunnan hallintosääntö Hyväksytty KV 20.06.2022 52§; Arkistolaki 23.9.1994/831, 7-9 §).

Sisältö: Kunnan tiedonohjaussuunnitelman metatiedoissa on otettu huomioon Sähke2-määräykset ja JHI 191-suositus, joissa määritellään sähköiseen arkistoinnin edellyttävät metatiedot. Tiedonohjaussuunnitelmasta on tällä hetkellä käytössä sähköisessä toimintaympäristössä vain ne osiot, joita käsitellään asianhallintajärjestelmässä, mutta metatietoja on määritelty myös muissakin prosesseissa syntyville asiakirjoille arkistolain (1994/831) mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelman sisältöä laajennetaan koskemaan entistä useampia asiakirjoja ja TOSissa huomioidaan sähköinen arkisto. TOSin sisältöä päivitetään lisäksi tarpeen mukaan vastaamaan ajantasaista arkistolainsäädäntöä, kunnan toimintaa ja säilytysaikatarpeita. Tiedonohjaussuunnitelmasta löytyy myös pdf-muotoinen tiedosto, koska kaikilla tiedonhallintavastaavilla ei ole pääsyä asianhallintajärjestelmään ja tiedonohjausjärjestelmään.

Laadinnan vastuut: Kunnan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija tai joku muista tiedonohjausjärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjistä tekee ja hyväksyy päivitykset tiedonohjaussuunnitelmaan. Tiedonhallinnan toimintaohjetta noudattaen tiedonhallintavastaavat perehtyvät aikaisemmin hyväksyttyihin arkistonmuodostussuunnitelmiin oman toimintayksikön tehtävistä ja tekevät yhteistyötä asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan kanssa tiedonohjaussuunnitelman laatimisessa ja päivittämisessä. Kunnanhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta).

Valvonta ja seuranta: Tiedonohjaussuunnitelma tiedoksi kunnanhallitukselle kerran vuodessa.  

Vahvistaminen käyttöön: Kunnanhallitus on vahvistanut tiedonohjaussuunnitelman käyttöön kokouksessaan 17.2.2020. Jatkossa TOS tulisi tiedoksi kunnanhallitukselle säännöllisesti kerran vuodessa.

Oheisaineistona Tehtäväluokitusraportti 30.3.2023.

Asian valmistelija

 tiedonhallinnan asiantuntija Saara Leinonen, saara.leinonen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4012

Esittelijä

 kunnanjohtaja Mikko Löppönen, mikko.lopponen@tohmajarvi.fi, puh. 040 105 4001

Päätösehdotus

 Kunnanhallitus hyväksyy tiedonohjaussuunnitelman periaatteet ja merkitsee tiedoksi ajantasaisen hyväksytyn tiedonohjaussuunnitelman.

Päätös

 Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 ________