Kunnanhallitus
Pöytäkirja 28.06.2021/Pykälä 254

Kunnanhallitus 28.06.2021 § 254  

273/02.09.01/2021 [Arkistotilan vuokraamisen ehdot yksityisille ja yhteisöille]  

Tiedonhallinnan asiantuntijalle on tullut muutamia kyselyitä yhdistyksiltä liittyen siihen, voiko kunta ottaa niiden asiakirjoja säilytettäväkseen ilman, että niitä liitetään kotiseutuarkistoon. Toisin sanoen, säilytettävien aineistojen omistus säilyisi yhdistyksellä ja se voisi milloin tahansa hakea asiakirjansa pois. Kunnalla ei kuitenkaan ole asiasta virallista käytäntöä tai toimintamalleja. Tämän vuoksi kunnanhallituksen on syytä linjata, millä ehdoilla kunta ottaa säilytettäväkseen yksityisten tai yhteisöjen omistukseen kuuluvia asiakirjoja.

Pääperiaatteena on pidettävä, että rajallisen arkistotilan vuoksi säilytyksen on oltava maksullista. Lisäksi kunnan vastuu asiakirjoista on rajattava minimiin, jotta niiden säilytykseen liittyvät toimet eivät vaadi kohtuuttomasti työaikaa tai muodosta tarpeettomia taloudellisia tai laillisia riskejä. Toisaalta, arkistotilan vuokrauspalvelua on hyvä tarjota osana kunnan pyrkimystä edistää muun muassa yhdistysten toimintaa.

Koska kyseessä on taloudellisesti pieni sitoumus, ei ole käytännöllistä että kunnanhallitus päättää jokaisesta yksittäisestä arkistotilan vuokrauksesta. Paras taho sopimusten hyväksyjäksi onkin tiedonhallinnan asiantuntija, jolla on paras tieto käytettävissä olevasta arkistojen hyllytilasta ja muista asiaan liittyvistä seikoista.

Esityslistan liitteenä arkistotilan vuokraamisen ehdot.

Asian valmistelija

 tiedonhallinnan asiantuntija

Esittelijä

 vs. kunnanjohtaja

Päätösehdotus

 Kunnanhallitus hyväksyy liitteenä olevat arkistotilan vuokraamisen ehdot sekä valtuuttaa tiedonhallinnan asiantuntijan laatimaan ja hyväksymään ehtojen mukaiset vuokraussopimukset, tai kieltäytymään sopimuksen teosta hyllytilan puutteen tai muun vastaavan syyn vuoksi.

Päätös

 Hyväksyttiin kunnanhallituksen päätösehdotus.

 ________